Новый сотрудник в базе 1С 8.3: учётная запись, пароль и права доступа

В типовых конфигурациях 1С 8.3 (Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11, Комплексная автоматизация) пользователя создают в пользовательском режиме: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, кнопка Создать. В карточке задают имя, включают флажок «Вход в программу разрешен», назначают пароль, а затем отмечают группы доступа на вкладке или по кнопке Права доступа .

Создать пользователя в программе может только тот, у кого есть права администратора. Конфигуратор для этой задачи в типовых базах не нужен: заведённый там пользователь не попадёт в справочник и не получит групп доступа, а значит, будет работать с ошибками или вообще без прав.

Что проверить до создания учётной записи

Пять минут подготовки избавят от переделок. Перед тем как заводить человека в базу, выясните:

• 👤 Кто он и что будет делать. Бухгалтер, кладовщик, кадровик, руководитель на «только посмотреть». От этого зависят группы доступа.
• 🏢 С какими организациями работает. Если в базе несколько юрлиц, а сотрудник ведёт одно, понадобятся ограничения на уровне записей.
• 🔑 Как будет входить. По логину и паролю 1С или автоматически под своей учётной записью Windows в домене.
• 💻 Хватает ли лицензий. Каждый одновременно работающий сеанс занимает клиентскую лицензию. Новый пользователь без свободной лицензии просто не войдёт, когда остальные уже в программе.
• 🛡️ Есть ли в базе администратор. Если список пользователей пуст, база открывается без пароля у всех. Первым делом заведите себе учётную запись с полными правами.

Создание пользователя в 1С 8.3 по шагам

Порядок одинаковый для Бухгалтерии, ЗУП и УТ. Отличаются только наборы готовых профилей прав.

Шаг 1. Откройте список пользователей

Перейдите в Администрирование → Настройки пользователей и прав. Вверху раздела ссылка Пользователи. Откроется справочник, где видны все учётные записи, в том числе отключённые, если включить их показ.

Шаг 2. Заполните карточку

Нажмите Создать. В карточке заполните:

1. Полное имя — как человек будет отображаться в документах и журналах, например «Смирнова Анна Викторовна».
2. Имя для входа — короткий логин без пробелов: SmirnovaAV или Смирнова. Программа подставит его из полного имени, но лучше задать короткий вариант.
3. Флажок Вход в программу разрешен — без него учётная запись есть в справочнике, но войти под ней нельзя.

Шаг 3. Задайте способ входа

В карточке есть блок настроек аутентификации. Варианты такие:

Для входа через Windows укажите пользователя в формате \\DOMAIN\ivanov. Ошибка в имени домена — самая частая причина, почему автоматический вход не срабатывает и программа всё равно спрашивает пароль.

Шаг 4. Назначьте пароль

Нажмите Установить пароль (кнопка видна, когда включена аутентификация 1С:Предприятия). Введите пароль дважды. Флажок «Потребовать смену пароля при входе» удобен: вы выдаёте временный пароль, а сотрудник при первом входе задаёт свой, которого вы не знаете.

Шаг 5. Запишите и выдайте права

Нажмите Записать. Пока у пользователя нет ни одной группы доступа, войти он сможет, но почти ничего не увидит. Права назначают отдельно, об этом следующий раздел.

Права доступа: группы и профили вместо ролей

В типовых конфигурациях на базе БСП роли напрямую пользователю не назначают. Работает связка из двух уровней:

• 📦 Профиль группы доступа — набор ролей под должность: «Бухгалтер», «Главный бухгалтер», «Администратор» и т. п. Профили поставляются с конфигурацией.
• 👥 Группа доступа — конкретная команда людей с одним профилем. В группу добавляют пользователей, а при включённых ограничениях указывают, какие организации им видны.

Как добавить пользователя в группу доступа

1. В карточке пользователя нажмите Права доступа.
2. Отметьте флажками нужные группы. Список показывает все группы доступа, которые есть в базе.
3. Нажмите Записать. Изменения применятся при следующем входе сотрудника.

Другой путь — открыть Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа, выбрать группу и добавить людей в её состав. Удобно, когда нужно разом подключить несколько новичков.

Свой набор прав

Поставляемые профили менять нельзя, но их можно скопировать. Откройте Профили групп доступа, выделите близкий по смыслу профиль, скопируйте его и отметьте или снимите роли. Затем создайте группу доступа с этим профилем.

Если базу заводили без БСП

В нетиповых или старых самописных конфигурациях справочника пользователей может не быть. Тогда учётные записи создают в Конфигураторе: Администрирование → Пользователи, кнопка добавления, и на вкладке Прочие отмечают роли напрямую. Там же задают основной интерфейс и язык. В типовых базах так делать не стоит, причину мы назвали в начале.

Если в типовой базе кто-то уже завёл пользователя через Конфигуратор, не удаляйте его. В списке пользователей программы через меню Ещё откройте форму Пользователи информационной базы: там видны учётные записи без карточки в справочнике. Сопоставьте такую запись с новой или существующей карточкой, после чего права выдаются обычным способом через группы доступа.

Физическое лицо, почта и персональные настройки

Учётная запись — это ещё не сотрудник. Чтобы программа понимала, кто конкретно за ней стоит, в карточке пользователя заполните поле Физическое лицо. Выберите человека из справочника или создайте нового.

Зачем это нужно:

• 🧾 в ЗУП сотрудник с привязкой видит свои данные, а руководитель — подчинённых;
• ✍️ подписи и ответственные лица в печатных формах подставляются корректнее;
• 🔐 сертификаты электронной подписи и задачи БСП связаны с конкретным человеком.

В контактной информации карточки есть адрес электронной почты. Укажите рабочий ящик: на него могут уходить уведомления, сообщения о задачах и восстановление пароля, если такая возможность настроена в базе. Можно указать и телефон.

Копирование настроек с другого пользователя

Новичку удобно сразу выдать рабочее место как у коллеги: те же отчёты в избранном, настройки списков, панели. В разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав откройте Персональные настройки пользователей и выберите копирование настроек. Отметьте источник (опытного сотрудника), получателя (новичка) и какие настройки перенести.

Ограничения доступа на уровне записей

Группа доступа отвечает на вопрос «какие документы и отчёты человеку можно открыть». Ограничения на уровне записей сужают это до конкретных данных: например, бухгалтер одной организации не видит документы другой.

Как включить

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав.
2. Включите флажок Ограничивать доступ на уровне записей.
3. Программа предупредит, что перестроение займёт время. В большой базе это может длиться заметно дольше обычного, лучше запускать в нерабочее время.

Как настроить для группы

1. Откройте нужную группу доступа.
2. На вкладке с ограничениями доступа появятся виды доступа, например Организации.
3. Выберите режим: разрешены все, кроме указанных, или запрещены все, кроме указанных.
4. Добавьте конкретные организации и запишите группу.

Если сотрудник работает с двумя юрлицами из пяти, создайте отдельную группу доступа «Бухгалтер ООО Альфа и ООО Бета» с профилем «Бухгалтер» и двумя разрешёнными организациями.

Блокировка, увольнение и удаление пользователя

Удалять учётную запись уволенного сотрудника сразу не стоит. Его имя стоит автором в документах, в истории изменений, в задачах. Правильнее закрыть вход.

Временная блокировка

Снимите в карточке флажок Вход в программу разрешен и запишите. Человек не сможет войти, но все данные останутся. Вернуть доступ — поставить флажок обратно.

Для сотрудника на испытательном сроке или подрядчика удобно сразу ограничить срок: в карточке нажмите Установить ограничения и укажите дату, до которой вход разрешён. После неё программа сама перестанет пускать пользователя.

Увольнение

Отметьте пользователя флажком Недействителен. Он пропадёт из списков выбора, а вход в программу будет закрыт. Учётная запись исчезнет из основного списка, но останется в базе, её можно найти, включив показ недействительных.

Полное удаление

Если запись создали по ошибке и ей ещё нигде не пользовались, установите пометку удаления, а затем удалите её через Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов. Программа не даст удалить пользователя , на которого есть ссылки в документах, и покажет эти ссылки.

Пароли и правила входа для всех пользователей

Кроме настроек отдельной карточки, в базе есть общие правила входа. Их задают в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Настройки входа. Здесь можно:

• 🔢 требовать сложный пароль и задать минимальную длину;
• 📅 ограничить срок действия пароля и заставлять менять его, например, раз в 90 дней;
• 🚫 закрывать вход тем, кто долго не заходил в программу;
• 👁️ выключить показ списка пользователей в окне входа, чтобы логин нужно было вводить вручную.

Для внешних пользователей (например, клиентов в личном кабинете) правила задаются отдельно.

Если сотрудник забыл пароль, администратор открывает его карточку, нажимает Установить пароль, вводит временный и ставит требование сменить его при входе. Узнать старый пароль нельзя: в базе хранится не он, а его хеш.

Частые проблемы после создания пользователя