Новый сотрудник в 1С:Документооборот: учётная запись, вход и права
Содержание
Пользователя в 1С:Документооборот создают в режиме 1С:Предприятие, а не в Конфигураторе: раздел Настройка → Пользователи и права → список Пользователи → кнопка Создать. В карточке заполняют ФИО, подразделение и должность, задают способ входа и включают сотрудника в группы доступа. Пока последний шаг не сделан, человек войдёт в программу, но не увидит ни документов, ни задач.
Частая ошибка администраторов, пришедших из Бухгалтерии или ЗУП, — искать отдельный справочник «Сотрудники» и связывать с ним учётную запись. В Документообороте пользователь и есть сотрудник: на карточку пользователя завязаны задачи, маршруты согласования, подписи и права. Поэтому от аккуратности этой карточки зависит, дойдёт ли до человека первое же поручение.
Подготовка: права администратора, лицензия и данные сотрудника
Создавать пользователей может только тот, у кого есть административные права. В типовой поставке это участник группы доступа с профилем «Администратор». Если в вашем разделе Настройка нет пункта Пользователи и права, значит, прав у вас недостаточно — обратитесь к тому, кто внедрял систему.
Перед созданием проверьте три вещи:
- 🔑 Лицензии. Каждый одновременный сеанс занимает клиентскую лицензию. Если все лицензии заняты, новый сотрудник при входе получит сообщение о том, что лицензия не обнаружена, хотя учётная запись создана правильно.
- 🏢 Оргструктура. Подразделение, куда приходит человек, уже должно быть в справочнике подразделений. Создавать подразделение «на лету» из карточки пользователя можно, но так легко получить дубль.
- 👤 Руководитель подразделения. Маршруты согласования часто адресуют задачи «руководителю подразделения автора». Если у подразделения руководитель не указан, такие задачи повиснут без исполнителя.
Соберите данные заранее, чтобы не возвращаться к карточке несколько раз:
Пошаговое создание пользователя в 1С:Документооборот
Откройте список: Настройка → Пользователи и права → Пользователи. Если в вашем интерфейсе раздел называется иначе или скрыт, используйте меню Все функции → Справочники → Пользователи (команда «Все функции» включается в параметрах программы в главном меню).
Шаг 1. Новая карточка
- Нажмите Создать.
- В поле Полное имя введите ФИО целиком: «Петрова Анна Сергеевна». Это имя увидят в задачах, листах согласования и печатных формах.
- Укажите Подразделение — выберите из справочника, не вводите текстом.
- Укажите Должность. Если нужной должности нет в списке, её можно добавить прямо из поля выбора.
Если в организации есть полные однофамильцы, добавьте к полному имени уточнение в скобках — например, подразделение. Иначе при адресации задачи в поле выбора будут две одинаковые строки.
Шаг 2. Контакты
Заполните рабочий e-mail и телефон на вкладке с контактной информацией. E-mail нужен не для красоты: на него программа отправляет уведомления о новых задачах, если включена рассылка уведомлений. Без адреса сотрудник узнает о поручении, только когда откроет Документооборот.
Шаг 3. Разрешить вход
Установите флажок Вход в программу разрешён. Сразу под ним откроются настройки способа входа — о них в следующем разделе. Пока флажок снят, карточка существует только как элемент справочника: её можно выбрать исполнителем, но войти под ней нельзя.
Шаг 4. Записать
Нажмите Записать. В этот момент программа создаёт пользователя информационной базы — служебную учётную запись платформы, к которой привязана карточка. После записи можно переходить к правам.
Создавайте пользователей только из списка «Пользователи» в режиме 1С:Предприятие. Учётная запись, заведённая в Конфигураторе через Администрирование → Пользователи, не получит заполненной карточки и не попадёт в группы доступа. Такой человек либо не сможет войти, либо войдёт без каких-либо прав.
Пароль, вход через Windows и ограничения
В карточке после флажка «Вход в программу разрешён» доступны варианты аутентификации. Их можно комбинировать.
| Способ входа | Когда подходит | На что обратить внимание |
|---|---|---|
| Аутентификация 1С:Предприятия (логин и пароль) | Небольшая организация без домена, внешние совместители | Пароль хранится в базе, политику сложности настраивают отдельно |
| Аутентификация операционной системы | Компьютеры в домене Active Directory | Учётную запись пишут в виде \\DOMAIN\ivanov, вход без пароля |
| OpenID | Вход через веб-публикацию с единой учётной записью | Требует настроенной публикации и провайдера |
Логин и пароль
- Поле Имя для входа заполняется автоматически из ФИО. Сократите его до удобного:
PetrovaASилиПетрова А.С.. - Нажмите Установить пароль и задайте временный пароль.
- Включите флажок, требующий сменить пароль при первом входе. Тогда временный пароль, который вы сообщили по телефону или в письме, перестанет работать после первого входа.
Требования к сложности и сроку действия паролей задают не в карточке, а для всей базы — в настройках входа рядом со списком пользователей. Там же ограничивают число неудачных попыток.
Вход через домен
Если компьютеры в домене, включите Аутентификацию операционной системы и выберите доменного пользователя кнопкой выбора. Сотрудник войдёт в Документооборот без пароля, под той учётной записью Windows, под которой работает.
Если оставить включёнными оба способа и не задать пароль 1С, войти по логину сможет любой, кто знает имя пользователя. При входе через домен либо задайте пароль, либо отключите аутентификацию 1С:Предприятия.
Временный доступ и скрытие из списка
- 📅 Для практиканта или подрядчика задайте срок действия входа. После даты окончания вход будет запрещён автоматически, а история работы пользователя сохранится.
- 👁 Флажок показа в списке выбора при входе снимите, если база открыта не только сотрудникам. Тогда логин придётся вводить вручную, и посторонний не увидит полный список фамилий.
Подразделение, руководитель и роли исполнителей
В Документообороте оргструктура — не справочная информация, а часть маршрутов. Процессы согласования, рассмотрения и исполнения рассылают задачи по ней.
Подразделение и руководитель
Указанное в карточке подразделение определяет, кому из руководителей уйдут задачи «на согласование руководителю». Проверьте карточку самого подразделения: в ней должен стоять руководитель. Если новый сотрудник сам становится руководителем, укажите его именно там, а не только в должности «Начальник отдела».
Роли исполнителей
Роли исполнителей — справочник бизнес-ролей: «Делопроизводитель», «Юрист», «Главный бухгалтер» и любые, которые завели при внедрении. Шаблоны процессов адресуют задачи не конкретному человеку, а роли. Это позволяет не переписывать маршрут, когда меняется сотрудник.
Порядок работы такой:
- Найдите роль исполнителя, которую выполнял предшественник или которая нужна новому сотруднику (раздел с нормативно-справочной информацией, справочник «Роли исполнителей»).
- Откройте роль и добавьте в её состав нового пользователя. Если роль работает в разрезе организаций или подразделений, укажите их в той же строке.
- Уволенного или ушедшего в отпуск сотрудника из состава роли уберите — иначе задачи продолжат приходить ему.
Если новый человек полностью заменяет уволенного, проще всего посмотреть, в каких ролях исполнителей и рабочих группах состоял предшественник, и повторить тот же состав. Так вы не пропустите роль, о которой никто не помнит, пока не застрянет первый договор.
Права доступа: профили и группы доступа
Права в 1С:Документооборот выдают не галочками в карточке, а через группы доступа. Каждая группа построена на профиле — наборе разрешённых действий. Пользователь получает сумму прав всех групп, в которых состоит.
Как выдать права
- В карточке пользователя нажмите Права доступа (команда на панели навигации карточки).
- Отметьте группы доступа, которые нужны сотруднику. Обычно это одна базовая группа для всех работников и одна-две функциональные: регистрация документов, работа с договорами, администрирование архива.
- Нажмите Записать.
Состав профилей в каждой базе свой: при внедрении их обычно переименовывают и дополняют. Ориентируйтесь на группы, в которые включены коллеги с той же работой.
Что ещё ограничивает доступ к документам
Профиль отвечает на вопрос «что сотрудник умеет делать». Какие конкретно документы он увидит, решают другие механизмы:
- 📁 виды документов и папки — на них могут быть настроены свои права;
- 🔒 грифы доступа — документ с грифом «Конфиденциально» видят только допущенные к грифу;
- 👥 рабочие группы — если документ открыт только участникам рабочей группы, новичок увидит его после включения в группу;
- 🏢 подразделение — часть документов доступна только сотрудникам подразделения автора.
Не включайте нового сотрудника в группу «Администраторы», чтобы «быстро всё заработало». Администратор видит всю переписку организации, включая кадровые и конфиденциальные документы, и может менять права других. Права расширяют по конкретной жалобе: «не вижу входящие от такого-то контрагента» — значит, проверяют вид документа и гриф.
В большой базе права на документы пересчитываются не мгновенно. Если сотрудник только что получил доступ и сразу пишет, что документа не видит, подождите несколько минут и попросите его перезапустить программу.
Первый вход и проверка, что всё работает
Учётная запись готова, когда сотрудник прошёл весь путь от запуска до выполненной задачи. Проверьте сами, не дожидаясь первого настоящего поручения.
Как проверить под чужими правами
Самый честный способ — войти под новым пользователем на тестовом компьютере, пока временный пароль ещё не сменён. Если вход через домен, попросите сотрудника открыть программу у себя и вместе пройти проверку.
Что проверить при первом входе:
- Программа запускается без сообщения о нехватке лицензии.
- Открываются разделы, нужные по работе: документы, задачи, совместная работа.
- В списке входящих видны документы, к которым у сотрудника должен быть доступ.
- Создаётся тестовый внутренний документ и отправляется на ознакомление коллеге.
- Задача, отправленная новичку от вашего имени, приходит ему в список задач и на почту.
Настройки интерфейса
Новый пользователь видит интерфейс «по умолчанию». Если в организации принят свой набор разделов и рабочий стол, скопируйте настройки с коллеги: в разделе Настройка → Пользователи и права есть обработка для копирования настроек пользователей. Выберите, у кого брать, кому передать и какие настройки — внешний вид, отчёты, рабочий стол.
Электронная подпись
Если сотрудник подписывает документы электронной подписью, сертификат добавляют отдельно — в его персональных настройках или в справочнике сертификатов. Без этого шаг «подписать» в маршруте согласования у него не выполнится, хотя права на документ есть.
Частые ошибки при создании пользователей
Отдельно про увольнение: карточку уволенного сотрудника не удаляют. Снимите флажок входа или установите срок действия, переназначьте его невыполненные задачи и уберите из ролей исполнителей. Подписи, визы и история согласований должны остаться привязанными к реальному человеку.