Новый сотрудник в 1С Фреш: добавляем учётную запись и выдаём доступ

Пользователя в 1С Фреш создаёт администратор абонента. Это делается в самой базе (список пользователей в разделе «Администрирование») и сопровождается приглашением на электронную почту сотрудника. Новая учётная запись без профиля доступа бесполезна: человек войдёт, но ничего не увидит. Поэтому создание всегда идёт в два шага: учётная запись плюс права.

Ниже порядок действий: от подготовки данных до проверки доступа. Отдельно разобраны вход в систему, доступ к нескольким базам и ошибки, на которых администраторы теряют время.

Что подготовить до создания пользователя

Пять минут подготовки экономят час переделок. Соберите заранее:

• 👤 ФИО сотрудника так, как оно должно отображаться в документах («Иванова Мария Петровна»);
• 📧 личную рабочую почту: на неё придёт приглашение и ссылка для установки пароля. Чужую или общую почту (buh@…) не используйте, иначе доступ получит каждый, кто читает ящик;
• 🧩 роль человека в учёте: главный бухгалтер, кассир, менеджер по продажам, кадровик, просто просмотр отчётов;
• 🗂 список баз, в которые ему нужно входить: у абонента их может быть несколько (бухгалтерия, зарплата, торговля);
• ✅ согласие руководителя, если сотрудник получает доступ к зарплате или банку.

Права на создание пользователей есть только у администратора абонента. Если пункт «Пользователи» в вашем меню не виден или кнопка «Создать» неактивна, ваша учётная запись не входит в группу администраторов. Попросите того, кто регистрировал абонента, выдать вам нужный профиль.

Пошаговое создание учётной записи

Действия одинаковы для типовых конфигураций (Бухгалтерия предприятия, ЗУП, Управление нашей фирмой) на платформе 8.3. Названия кнопок на форме могут слегка отличаться в зависимости от релиза.

Шаг 1. Откройте список пользователей

1. Войдите в нужное приложение в сервисе под учётной записью администратора.
2. Откройте раздел Администрирование.
3. Перейдите в Настройки пользователей и прав и выберите пункт Пользователи.

Откроется список всех, кто уже имеет доступ. Здесь же видно, у кого вход разрешён, а у кого запрещён.

Шаг 2. Создайте карточку

1. Нажмите Создать.
2. Впишите полное имя сотрудника. Именно оно попадёт в журнал изменений и в реквизиты «Автор» у документов.
3. Укажите адрес электронной почты.
4. Оставьте включённым разрешение входа в программу.
5. Нажмите Записать.

Если в вашем сервисе включено приглашение, на указанный адрес уйдёт письмо со ссылкой. Сотрудник переходит по ссылке и сам задаёт пароль. Вам пароль знать не нужно, и это правильно: так никто не может войти под его именем.

Шаг 3. Свяжите пользователя с физическим лицом

Если нужны подписи, расчёт зарплаты или отражение автора в кадровых документах, в карточке выберите физическое лицо из справочника. Для обычного бухгалтера связь не обязательна, для кадровика и расчётчика зарплаты почти всегда нужна.

Шаг 4. Проверьте, что запись сохранилась

Вернитесь в список: новый пользователь должен появиться с пометкой, что доступ разрешён. Если строки нет, форма не была записана. Откройте карточку заново и проверьте поле почты: оно не должно быть пустым или содержать опечатку.

Профили доступа: какие права выдать

Права в 1С не раздают по одному. Их собирают в профили групп доступа, а профиль назначают пользователю. В карточке пользователя это поле для выбора групп доступа, а сами профили настраиваются в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа.

Типовые профили конфигурации уже содержат разумные наборы. Выбирайте самый узкий, подходящий должности:

Как сделать себе удобнее

Если типовые профили не подходят, не правьте их напрямую. Создайте копию профиля и меняйте её: при обновлении конфигурации типовые профили могут обновиться, а ваша копия останется.

Доступ можно ограничить ещё сильнее: по организациям, контрагентам, складам. Например, филиал видит только свою организацию. Это настраивается в группе доступа через значения доступа. Для малого бизнеса обычно хватает профилей, а к ограничениям по значениям переходят, когда в базе две-три организации с разными людьми.

Вход в систему: как сотрудник попадает в базу

В облачном сервисе аутентификация идёт через учётную запись сервиса, а не через пользователя внутри программы вроде локальной базы. Сотрудник открывает ссылку на сервис, вводит логин (чаще всего это адрес почты) и пароль, после чего выбирает приложение из списка.

Что стоит знать:

• 🔑 Пароль сотрудник устанавливает сам по ссылке из письма. Если письмо потерялось, повторите приглашение или запустите восстановление пароля на странице входа.
• 🌐 Работать можно через браузер или через тонкий клиент 1С. Оба способа используют одну учётную запись.
• 🔁 Если сотрудник забыл пароль, администратору не нужно придумывать новый. Достаточно инициировать сброс, а человек задаст пароль сам.
• 📱 Для мобильного доступа обычно хватает браузера. Отдельная учётная запись под телефон не нужна.

Как дать доступ к нескольким базам

Одна учётная запись может работать в нескольких приложениях абонента. Но доступ в каждое выдаётся отдельно: открыв бухгалтерию, человек не получает зарплату автоматически.

Порядок такой:

1. В сервисе откройте список приложений вашего абонента.
2. Выберите приложение, куда нужен доступ.
3. Добавьте пользователя в список тех, кому разрешён вход.
4. Зайдите в это приложение под администратором и назначьте сотруднику профиль. Право входа и права внутри базы — разные настройки.

Вторая часть шага забывается чаще всего. Сотрудник получает доступ к базе, заходит, видит пустой интерфейс и звонит вам.

Для разных баз подходят разные профили: в бухгалтерии он ведёт учёт, а в торговле только просматривает остатки. Это нормально, и профили независимы.

Проверка прав до передачи доступа

Не отдавайте логин сотруднику, пока не убедились, что права работают как задумано. Проверка занимает десять минут.

1. Откройте карточку пользователя и посмотрите, какие группы доступа назначены. Лишних быть не должно.
2. Попросите сотрудника зайти первым и назвать, какие разделы он видит на панели. Список должен совпадать с его задачами: у кассира нет зарплаты, у кадровика нет банка.
3. Пусть он создаст тестовый документ по своей работе, например приходный кассовый ордер , и проведёт его. Если проведение закрыто, значит, профиль выдан только на чтение.
4. Откройте отчёт по журналу регистрации и найдите вход нового пользователя. Так вы убедитесь, что действия фиксируются под его именем.
5. Удалите тестовый документ или пометьте его на удаление, чтобы он не попал в учёт.

Если сотрудник видит лишнее, не лечите это скрытием разделов в интерфейсе. Скрытый раздел остаётся доступным по прямой ссылке, правильное решение — убрать право в профиле.

Типичные ошибки при добавлении пользователя

Разберём ситуации, которые встречаются на практике.

Безопасность и порядок в учётных записях

Создать пользователя легко, труднее потом поддерживать порядок. Несколько правил, которые избавляют от проблем при проверках и увольнениях:

• ✅ Одна запись на человека. Личный логин, личные права, личный след в журнале.
• ✅ Минимум прав. Если сотруднику нужен только отчёт, не давайте ему ввод документов.
• ✅ Увольнение: отключить, а не удалять. Удалённого пользователя нельзя будет увидеть в авторах старых документов. Достаточно снять разрешение входа, и история останется целой.
• ✅ Раз в квартал сверяйте список со штатным расписанием. Уволенные, подрядчики, бывшие стажёры не должны иметь доступ.
• ✅ Администраторов должно быть двое. Один основной и один резервный, чтобы не остаться без доступа, если основной уволился.
• ✅ Ничего не пересылайте в мессенджерах. Пароль набирает сам сотрудник по ссылке.

Перед изменением прав в рабочей базе согласуйте их с руководителем и зафиксируйте, кому и что выдано. Спорный вопрос «кто разрешил главному менеджеру смотреть зарплату» через год решается за секунды, если есть запись.

Частые вопросы