Новый сотрудник в 1С:УНФ: учётная запись, права и первый вход

Чтобы создать пользователя в 1С УНФ, откройте раздел Настройки → Пользователи и права → Пользователи, нажмите Создать, заполните полное имя и имя для входа, задайте пароль и отметьте флажок «Вход в программу разрешён». Затем на вкладке или по ссылке прав доступа включите сотрудника в нужную группу доступа и нажмите Записать и закрыть. Без группы доступа человек войдёт в программу, но почти ничего в ней не увидит.

Всё это делается в режиме 1С:Предприятие, Конфигуратор не нужен. Работает так в 1С:Управление нашей фирмой редакций 1.6 и 3.0, локальных и серверных. Для облачной УНФ в сервисе 1С:Фреш порядок другой — о нём отдельный абзац ниже.

Что проверить до того, как добавлять пользователя в УНФ

Пять минут подготовки избавляют от ситуации, когда новый сотрудник видит зарплату коллег или не может провести ни одного документа.

• 👤 Ваши права. Создавать пользователей может только тот, кто входит в группу «Администраторы». Если пункта Пользователи в разделе настроек нет — у вас нет этих прав.
• 🗂️ Должность и задачи. Решите заранее, что человек будет делать: продажи, склад, производство, касса, отчёты руководителю. От этого зависит группа доступа.
• 🧾 Сотрудник в справочнике. Если в УНФ ведётся кадровый учёт, удобно сначала завести сотрудника, а потом связать с ним пользователя. Тогда документы и задачи будут подписаны правильным человеком.
• 🔑 Способ входа. По логину и паролю 1С или по учётной записи Windows. Для офиса с доменом второй вариант удобнее.
• 💻 Лицензии. Число пользователей в списке не ограничено. Ограничено число одновременных сеансов: каждый открытый клиент занимает одну клиентскую лицензию. Пять пользователей при трёх лицензиях — нормально, если одновременно работают не больше трёх.

Пошагово: создание пользователя в 1С УНФ

Ниже порядок для типичного случая: сотрудник входит по логину и паролю 1С.

Шаг 1. Откройте список пользователей

1. Перейдите в раздел Настройки на панели разделов.
2. Откройте Пользователи и права.
3. Выберите Пользователи. Откроется список всех учётных записей базы.

Если раздел выглядит иначе (в некоторых релизах пункты сгруппированы по-другому), введите слово «Пользователи» в поле поиска в верхней части окна — программа покажет нужную форму.

Шаг 2. Заполните карточку

Нажмите Создать. В карточке заполните:

Имя для входа лучше делать коротким и без пробелов. Латиница удобна, если позже понадобится запуск из командной строки или обмен с другими системами.

Шаг 3. Разрешите вход и задайте пароль

1. Отметьте флажок «Вход в программу разрешён». Без него запись будет просто строкой справочника.
2. Оставьте отмеченной аутентификацию 1С:Предприятия.
3. Нажмите Установить пароль и введите временный пароль дважды.
4. Отметьте «Потребовать смену пароля при входе», если такой флажок есть в вашем релизе. Тогда сотрудник сразу заменит временный пароль своим.
5. Флажок «Показывать в списке выбора» решает, будет ли имя видно в выпадающем списке на окне входа. В небольшой фирме это удобно, в компании побольше лучше снять: посторонним незачем видеть список логинов.

Шаг 4. Запишите карточку

Нажмите Записать. Пока запись не сохранена, права назначить нельзя — ссылка на группы доступа становится активной после первой записи.

Роли и права доступа в УНФ: как не дать лишнего

В УНФ права не раздают по одной галочке. Используется связка из двух понятий:

• Профиль группы доступа — набор ролей: что вообще можно делать (видеть продажи, проводить документы склада, смотреть деньги).
• Группа доступа — профиль плюс список участников. Пользователя включают именно в группу.

Как назначить права:

1. В карточке пользователя нажмите ссылку прав доступа (она называется «Права доступа »).
2. Отметьте группы, в которые нужно включить сотрудника. Можно несколько: например, продажи и склад.
3. Запишите изменения.

Другой путь — открыть Настройки → Пользователи и права → Группы доступа, выбрать группу и добавить человека на вкладке участников. Он удобен, когда нужно разом добавить троих новых продавцов.

Как подобрать группу, если готовой нет:

1. Откройте Профили групп доступа.
2. Найдите поставляемый профиль, ближайший к задаче, и скопируйте его. Поставляемые профили не редактируются — так и задумано, чтобы обновление не затирало ваши правки.
3. В копии добавьте или уберите роли.
4. Создайте на основе нового профиля группу доступа и включите в неё сотрудника.

Если профиль позволяет ограничения на уровне записей, в группе доступа можно сузить видимость, например, до одной организации или одного склада. Такие ограничения включаются в настройках пользователей и прав и заметно замедляют большие базы, поэтому без реальной нужды их не включают.

💡 Самый быстрый способ дать новичку права «как у Петрова» — скопировать карточку Петрова. При копировании пользователя группы доступа переносятся вместе с карточкой. Останется поменять имя, логин и пароль.

Первый вход сотрудника и его личные настройки

Когда учётная запись готова:

1. Сотрудник запускает 1С и выбирает базу в списке.
2. В окне входа выбирает своё имя (или вводит его) и временный пароль.
3. Если вы отметили обязательную смену пароля, программа сразу попросит придумать новый.

Дальше человек настраивает рабочее место под себя. Эти настройки хранятся отдельно для каждой учётной записи и не мешают коллегам:

• ⭐ Избранное — частые документы и отчёты.
• 🧭 Начальная страница — что открывается после входа.
• 🏢 Основные значения — организация, склад, касса, подразделение по умолчанию. В УНФ они подставляются в новые документы, поэтому их стоит заполнить сразу: меньше ошибок в документах первой недели.
• 🎨 Внешний вид — панели, размер шрифта, отображение разделов.

Пароль пользователь потом меняет сам через меню настроек пользователя (значок с его именем в правом верхнем углу окна или пункт «Изменить пароль » в главном меню, зависит от интерфейса).

Если нужно, чтобы новичок сразу работал «как все», администратор может скопировать настройки опытного коллеги: в разделе Пользователи и права есть обработка копирования и очистки настроек пользователей.

Блокировка, архив и удаление учётной записи

Сотрудник уволился, ушёл в декрет или перешёл на другую должность — у каждой ситуации своё решение.

Флажок «Недействителен» — это и есть «архив». Пользователь пропадает из списков выбора, не может войти, но все его документы по-прежнему подписаны его именем. Это правильный способ для уволенных.

Ещё одно: снятие права входа не выбрасывает человека из уже открытого сеанса. Если нужно прекратить работу немедленно, завершите его сеанс через список активных пользователей (Настройки → Пользователи и права или раздел администрирования, команда «Активные пользователи»). Несохранённые изменения в этом сеансе пропадут — предупредите сотрудника, если это не экстренный случай.

Вход по учётной записи Windows и Active Directory

В компании с доменом удобно, чтобы сотрудник не вводил отдельный пароль: 1С узнаёт его по входу в Windows.

Как настроить:

1. В карточке пользователя отметьте «Аутентификация операционной системы».
2. В поле пользователя ОС укажите учётную запись в формате \\ДОМЕН\логин, например \\OFFICE\ivanova. Можно выбрать её кнопкой выбора, если компьютер в домене.
3. Аутентификацию 1С можно оставить как запасной вариант или снять, чтобы вход был только через Windows.
4. Запишите карточку.

При запуске платформа сравнит текущего пользователя Windows с этим полем и пустит без окна пароля.

Что учесть:

• 🖧 Для серверной базы служба сервера 1С должна работать в домене, иначе проверка не пройдёт. Этим занимается администратор сервера.
• 🔁 Если человеку нужно войти под другим логином с того же компьютера, используют параметр запуска /WA- — он запрещает аутентификацию ОС для этого запуска, и 1С покажет обычное окно входа.
• 🏷️ Переименование учётной записи в домене не обновляет поле в 1С. После смены логина в AD поправьте карточку вручную.

Отдельной автоматической синхронизации всех сотрудников из Active Directory в типовой УНФ нет: пользователей создают в 1С, а доменную учётную запись прописывают в каждой карточке.

Облачная УНФ (1С:Фреш и похожие сервисы)

В облаке пользователей добавляют не в самой базе, а в личном кабинете сервиса: владелец абонента приглашает сотрудника по почте и выдаёт доступ к нужному приложению. Права внутри УНФ потом настраивают так же, через группы доступа. Число пользователей ограничено тарифом.

Пароли, сроки и правила входа для всей базы

Отдельной строкой — настройки, которые администраторы часто пропускают. Они задаются один раз для всех: Настройки → Пользователи и права → Настройки входа.

• 🔐 минимальная длина пароля и требование сложности (буквы разного регистра, цифры);
• ⏳ срок действия пароля, после которого программа попросит его сменить;
• 🚫 запрет входа, если пользователь долго не заходил в программу;
• 📅 срок, до которого вход разрешён, — удобно для временных сотрудников и подрядчиков.

Последний пункт есть и в карточке конкретного пользователя: можно сразу задать дату, после которой вход закроется сам. Для стажёра на три месяца это надёжнее, чем помнить о блокировке.

Почему пользователь не может войти или не видит данных

Проблемы после создания учётной записи почти всегда сводятся к нескольким причинам.

Главное правило, которое снимает половину вопросов: создавайте и редактируйте пользователей УНФ только в режиме 1С:Предприятие. Список в Конфигураторе (Администрирование → Пользователи) лучше не трогать — там не видно групп доступа, и правки легко расходятся с тем, что показывает программа.

Частые вопросы