Как завести пользователя и раздать права в 1С УТ 11
Содержание
Пользователей в 1С:Управление торговлей 11 заводят в разделе НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. Там кнопкой «Создать» открывается карточка, где задают имя для входа, пароль и способ аутентификации. Права даются не галочками по ролям, а через профили и группы доступа — отдельный механизм.
Создание учётной записи и назначение прав — это два разных шага. Сначала сотрудник появляется в списке и может войти, потом ему настраивают, что он видит и что меняет. Третий слой — ограничение данных на уровне записей (RLS): по организациям, складам, партнёрам. Разберём всё по порядку, с точными путями меню.
Что подготовить перед добавлением сотрудника
До того как нажать «Создать», стоит определиться с тремя вещами — иначе придётся переделывать карточку.
- 👤 Способ входа. Либо пользователь вводит логин и пароль 1С, либо вход идёт по учётной записи Windows (доменная аутентификация). Второй вариант удобнее в офисе с Active Directory: отдельный пароль не нужен.
- 🧩 Набор прав. Какой типовой профиль подойдёт (менеджер по продажам, по закупкам, кладовщик) или нужен свой. Профиль определяет роли, то есть доступные документы, справочники и отчёты.
- 🔐 Нужно ли ограничивать данные. Будет ли сотрудник видеть все организации и склады или только свои. Это решается заранее, потому что включение ограничений меняет всю модель доступа в базе.
Если в базе несколько организаций или складов и разным менеджерам нельзя видеть чужие продажи — ограничение на уровне записей включают один раз на старте. Позже его тоже можно включить, но пересматривать придётся все группы доступа.
Создание учётной записи: пошагово
Весь процесс добавления нового пользователя занимает несколько минут.
- Откройте
НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. - Нажмите «Создать». Откроется карточка нового пользователя.
- Заполните поле «Полное имя» — это фамилия и имя, они видны в документах и журнале.
- Задайте «Имя (для входа)» — логин, который сотрудник наберёт в окне запуска. Обычно латиницей, например
Ivanov. - Выберите аутентификацию:
- для входа по паролю 1С поставьте флаг «Аутентификация 1С:Предприятия» и задайте пароль;
- для входа по учётной записи Windows поставьте флаг «Аутентификация операционной системы» и укажите доменного пользователя в формате
ДОМЕН\учётная_запись.
- Проверьте флаг «Вход в программу разрешён» — без него учётная запись создастся, но войти под ней не получится.
- Нажмите «Записать». Пользователь появится в списке.
После записи карточка откроет дополнительные команды — именно здесь назначают права. Пока профиль не задан, сотрудник войдёт в базу, но без доступа к документам.
Два поля в карточке часто пропускают, а они важны. «Показывать в списке выбора» управляет тем, видно ли логин в окне запуска: для служебных или обменных учёток флаг снимают, чтобы не мешали. «Физическое лицо» связывает учётную запись с сотрудником из справочника — без этой связи часть отчётов и подстановок по умолчанию работать не будет, но для обычного входа связь не обязательна.
Если включена политика сложности паролей, 1С не даст сохранить слишком простой пароль. Настройки длины и сложности пароля задаются там же, в Настройки пользователей и прав, в группе параметров входа.
Пароль задаёт сам пользователь
Удобный приём: оставьте флаг «Потребовать установку пароля при входе». Тогда временный пароль администратора действует один раз, а при первом входе сотрудник задаёт свой. Администратор чужой пароль не видит и не хранит.
Права доступа: профили и группы
В УТ 11 права даёт не прямое назначение ролей, а связка профиль групп доступа → группа доступа → пользователь.
- Профиль групп доступа — набор ролей (что в принципе можно делать). Хранится в
Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа. - Группа доступа — объединяет пользователей с одинаковым профилем и, при включённых ограничениях, задаёт значения доступа (какие организации, склады). Хранится в
Настройки пользователей и прав → Группы доступа.
Чтобы дать права сотруднику, его включают в одну или несколько групп доступа. Проще всего — из карточки пользователя командой «Права доступа » (в панели навигации карточки). Откроется список групп доступа, в которых состоит пользователь; нужные отмечают флагами.
В типовой поставке уже есть готовые профили и одноимённые группы доступа под основные роли — для менеджера по продажам, по закупкам, кладовщика, администратора. В большинстве случаев достаточно поставить флаг у подходящей группы.
Пользователь может состоять сразу в нескольких группах доступа — права при этом складываются. Например, сотруднику дают группу менеджера по продажам и дополнительно группу с правом на дополнительные отчёты. Это удобнее, чем плодить узкие профили «менеджер плюс отчёты», «менеджер без отчётов»: роли комбинируются из готовых кирпичиков.
| Задача | Что делать |
|---|---|
| Дать стандартный набор прав | Включить пользователя в типовую группу доступа |
| Нужен особый набор прав | Скопировать близкий профиль, изменить роли, создать по нему группу |
| Полный доступ | Группа с профилем «Администратор» (давать осторожно) |
| Временно закрыть доступ | Снять флаги всех групп доступа или флаг «Вход в программу разрешён» |
Не выдавайте профиль «Администратор» рядовым сотрудникам. Он открывает Конфигуратор, выгрузку базы и настройку прав — этого хватает, чтобы случайно или намеренно изменить учёт у всех.
Свой профиль под роль
Если типовой набор прав не подходит, не правьте стандартный профиль — его перезапишет обновление. Скопируйте близкий профиль (команда «Создать копированием» в списке профилей), переименуйте, уберите или добавьте нужные роли и создайте по нему новую группу доступа. Так ваши настройки переживут обновление конфигурации .
Ограничение видимости данных на уровне записей
Профиль решает, какие документы доступны в принципе. А вот чьи именно документы и справочники увидит сотрудник — решает ограничение доступа на уровне записей (RLS).
Механизм включается флагом «Ограничивать доступ на уровне записей» в НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав. После включения в группах доступа появляется закладка со значениями доступа: там указывают разрешённые организации, склады, группы партнёров, виды цен.
Типичный сценарий: у компании три организации, и менеджер должен видеть продажи только своей.
- Включите ограничение на уровне записей.
- Откройте группу доступа менеджера.
- На закладке значений доступа по организациям оставьте только нужную организацию.
- Запишите. Теперь документы и отчёты по другим организациям для него закрыты.
Так же ограничивают по складам (кладовщик видит свой склад), по группам партнёров (менеджер — своих клиентов).
Проверить, что ограничение сработало, проще всего входом под самим пользователем или через команду запуска сеанса от его имени: откройте список документов, которые он не должен видеть, — чужие строки должны исчезнуть. Если данные всё равно видны, значения доступа в группе либо не заданы, либо профиль не предполагает ограничение по этому виду объекта.
Ограничение на уровне записей заметно нагружает сервер на больших базах: каждый запрос проверяет права на каждую строку. На медленной базе сначала оцените, нужно ли закрывать данные полностью или достаточно разделить по профилям.
Включение RLS меняет видимость сразу у всех пользователей: тот, кому значения доступа не заданы, может потерять данные. Проверяйте настройку в нерабочее время или на копии базы.
Настройка интерфейса и начальной страницы
Видимость — это не только данные, но и состав разделов на экране. Лишние разделы убирают, чтобы сотрудник не искал нужное среди ненужного.
Каждый пользователь может сам настроить панель разделов и начальную страницу через меню «Вид» (команды настройки панелей) или через Главное меню → Сервис → Настройки. Администратору не обязательно ходить к каждому: настроенный у одного пользователя интерфейс копируют остальным.
Для этого в списке пользователей есть команда «Копирование настроек»: выбираете пользователя-образец, отмечаете, что копировать (настройки разделов, отчётов, начальной страницы), и указываете, кому перенести. Это удобно, когда в отдел приходит сразу несколько человек на одинаковые роли.
Профиль групп доступа и так скрывает недоступные документы: если роль не даёт работать с закупками, раздел закупок у менеджера по продажам не появится. Настройка интерфейса — это тонкая доводка поверх прав, а не замена им.
Важно не путать два способа «спрятать» лишнее. Убрать раздел с панели — это косметика: сотрудник не видит кнопку, но при наличии прав всё равно откроет документ через поиск или ссылку. Закрыть доступ профилем — это защита: без роли документ не откроется никаким способом. Если задача в безопасности (менеджер не должен видеть закупочные цены), решайте её правами, а интерфейс настраивайте только для удобства.
Контроль действий: журнал регистрации и отчёты по правам
Когда пользователи заведены, полезно проверять, кто что сделал и у кого какие права.
Журнал регистрации фиксирует входы, изменения документов, ошибки. Открывается в НСИ и администрирование → Поддержка и обслуживание → Журнал регистрации. Его фильтруют по пользователю, дате, виду события. Если нужно понять, кто изменил или удалил документ, — фильтр по данным и по событию «Изменение» покажет автора и время.
Для разбора самих прав есть отчёты по правам доступа — они вызываются из Настройки пользователей и прав (команды отчётов в панели). Два самых полезных:
- отчёт о правах конкретного пользователя — показывает все его группы доступа и итоговые роли;
- отчёт о составе групп доступа — показывает, кто в какую группу входит.
Перед передачей базы на аудит или при смене ответственного выгрузите отчёт по правам всех пользователей. Он сразу покажет, у кого остался лишний доступ после увольнения или перевода.
Отдельно стоит периодически просматривать список пользователей с профилем «Администратор»: их должно быть минимум. Чем меньше администраторов, тем проще отследить изменения в базе.
Глубина хранения журнала регистрации настраивается и влияет на размер служебных файлов базы. На активной базе за год журнал разрастается до гигабайтов, поэтому его периодически сокращают, оставляя разумный период — например, последние три-шесть месяцев. Делать это лучше в нерабочее время: во время сокращения журнал недоступен для записи.
Частые ошибки при настройке доступа
Ошибки с пользователями чаще всего видны не сразу, а когда сотрудник жалуется, что «ничего не открывается» или, наоборот, видит лишнее.
- ❌ Создали, но не дали прав. Пользователь входит, но документы недоступны — не назначена ни одна группа доступа. Решение: карточка → «Права доступа» → отметить группу.
- ❌ Не стоит флаг «Вход в программу разрешён». Учётка есть, а в окне выбора пользователя её нет. Поставьте флаг и запишите.
- ❌ Всем раздали «Администратора». Быстро, но опасно: любой может выгрузить базу и изменить учёт. Назначайте профили по ролям.
- ❌ Включили RLS и не задали значения доступа. У кого значения пусты — видит либо всё, либо ничего (зависит от настройки профиля). После включения ограничений пройдите по всем группам.
- ❌ Правили типовой профиль. Изменения слетели после обновления. Создавайте копию профиля под свои нужды.
- ❌ Удалили уволенного вместо запрета входа. Если пользователь был автором документов, удалять его нельзя — ссылки станут битыми. Снимите флаг «Вход в программу разрешён», пометку на удаление не ставьте, пока в базе есть его документы.
Частые вопросы
Можно ли завести пользователя без пароля?
Чем группа доступа отличается от профиля?
Как временно отключить сотрудника, не удаляя учётку?
Почему менеджер видит чужие организации?
Где посмотреть, кто изменил документ?
НСИ и администрирование → Поддержка и обслуживание → Журнал регистрации). Отфильтруйте по нужному документу и событию изменения — журнал покажет пользователя и время.