Новый сотрудник в базе ЗУП 3.1: учётная запись, профиль и границы доступа
Содержание
Пользователя в 1С ЗУП 3.1
создают в режиме 1С:Предприятие: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, кнопка Создать. В карточке заполняют полное имя, связывают учётную запись с физическим лицом, задают имя для входа и пароль, записывают карточку и по ссылке Права доступа
включают человека в группы доступа: «Кадровик», «Расчетчик» или другую подходящую.
Без последнего шага пользователь войдёт в программу, но не увидит ни одного раздела. Создать учётную запись может только тот, у кого есть права администратора. Число пользователей в справочнике не ограничено: лицензии расходуются на одновременные сеансы, а не на учётные записи.
Что проверить до создания учётной записи
Пять минут подготовки избавляют от переделок. До того как открывать справочник, выясните:
- 👤 Есть ли у вас права администратора. Пункт «Пользователи» виден только с профилем «Администратор».
- 🧾 Заведено ли физическое лицо. В ЗУП почти каждый пользователь — сотрудник организации. Его карточка в справочнике «Физические лица» обычно уже есть, если человек принят на работу.
- 🏢 С какими данными он будет работать. Все организации или одна? Вся зарплата или только кадровые документы? Ответ определит профиль и ограничения.
- 🔐 Как он будет входить. Логин и пароль 1С или доменная учётная запись Windows.
- 💻 Хватит ли лицензий. Если все клиентские лицензии заняты, новый пользователь получит отказ при входе, хотя учётная запись создана правильно.
Если список пользователей в базе пуст, программа пускает любого без пароля и с полными правами. Первым всегда создают администратора, иначе после появления первого обычного пользователя управлять правами будет некому.
Почему не через Конфигуратор
В Конфигураторе тоже есть список пользователей: Администрирование → Пользователи. Но ЗУП построена на Библиотеке стандартных подсистем, и права в ней раздаются через профили и группы доступа в режиме Предприятия.
Пользователь, созданный в Конфигураторе с ручным набором ролей, не попадёт в справочник «Пользователи» как полноценная запись. Роли разойдутся с группами доступа, и при следующей настройке прав программа может их перезаписать. Конфигуратор оставьте для одного случая: когда нужно создать самого первого администратора в пустой базе.
Как создать пользователя в ЗУП: шаги по карточке
Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи и нажмите Создать. Карточку заполняйте сверху вниз.
Шаг 1. Имя и связь с физлицом
- В поле Полное имя укажите фамилию и инициалы: «Петрова А. С.». Это имя видно в документах в поле «Ответственный» и в списке выбора при входе.
- В поле Физическое лицо выберите сотрудника из справочника.
Связь с физлицом нужна не для красоты. По ней программа понимает, чьи данные принадлежат самому пользователю. Это важно при ограничении доступа к персональным данным и в сервисах самообслуживания сотрудников, если они подключены.
Шаг 2. Вход в программу
- Установите флажок Вход в программу разрешен. Без него учётная запись существует, но войти под ней нельзя. Флажок удобно снимать у уволенных вместо удаления.
- Включите Аутентификация 1С:Предприятия, если человек будет вводить логин и пароль.
- В поле Имя (для входа) задайте короткий логин латиницей или кириллицей, без пробелов:
petrova. - Нажмите Установить пароль и введите временный пароль.
- Оставьте включённым флажок Пользователь может изменять пароль, чтобы сотрудник сменил временный пароль сам.
Флажок Показывать в списке выбора выводит пользователя в выпадающий список окна входа. В базе на 5 человек это удобно. Когда пользователей 50, список лучше скрыть: имя вводят вручную, и посторонний не видит логины коллег.
Шаг 3. Вход через Windows
Если в компании есть домен, включите Аутентификация операционной системы и укажите пользователя Windows в формате \\DOMAIN\petrova. Тогда сотрудник входит в 1С без пароля, под той учётной записью, под которой вошёл в компьютер.
Обе аутентификации можно включить одновременно. Это выручает, когда сотрудник работает то с рабочего компьютера в домене, то через удалённый доступ с личного ноутбука.
Шаг 4. Запись карточки
Нажмите Записать. Только после записи становятся доступны ссылки на права доступа и группы. Пока карточка не записана, назначить права нельзя.
Настройка прав пользователя ЗУП через группы доступа
Права в ЗУП 3.1 не назначают по одной роли. Система трёхуровневая:
| Уровень | Что это | Пример |
|---|---|---|
| Роль | Атомарное право на объект конфигурации | чтение документа «Начисление зарплаты» |
| Профиль группы доступа | Готовый набор ролей под должность | «Кадровик», «Расчетчик» |
| Группа доступа | Профиль + участники + ограничения | «Кадровики ООО Альфа» |
Пользователь получает права, только когда входит в группу доступа. Профиль сам по себе никому ничего не даёт.
Как включить пользователя в группу
- В записанной карточке пользователя перейдите по ссылке Права доступа.
- Отметьте флажками группы, в которые нужно включить сотрудника.
- Если подходящей группы нет, создайте её:
Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа, кнопка Создать, выберите профиль и добавьте участников. - Запишите изменения. Права начнут действовать при следующем входе пользователя в программу.
Кроме основного профиля по должности в ЗУП есть небольшие дополнительные профили: на открытие внешних отчётов и обработок, на синхронизацию с другими программами и подобные. Их добавляют по необходимости, отдельными группами.
Свой профиль на основе типового
Типовые профили менять не стоит: при обновлении конфигурации они вернутся к поставочному состоянию. Если нужен «Кадровик, но без доступа к отчётам по зарплате», скопируйте типовой профиль и уже в копии снимите или добавьте роли. Новый профиль подключите к отдельной группе доступа.
Не включайте в профиль «Администратор» никого, кроме тех, кто реально администрирует базу. Этот профиль обходит все ограничения, включая доступ к зарплате руководства.
Ограничение доступа к данным на уровне записей
Профиль определяет, с какими документами и справочниками человек работает. А ограничение на уровне записей (RLS) определяет, чьи данные он видит внутри этих документов.
Типичные задачи для ЗУП:
- 🏢 кадровик филиала видит сотрудников только своей организации;
- 🔒 расчётчик не видит зарплату руководителей;
- 👥 бухгалтер дочерней компании работает только со своим участком.
Как включить ограничения
- Откройте
Администрирование → Настройки пользователей и прав. - Установите флажок Ограничивать доступ на уровне записей.
- Подтвердите включение. Программа запустит обновление служебных данных доступа. В большой базе это занимает время, поэтому включайте режим вне рабочих часов.
Как настроить ограничение в группе доступа
После включения в карточке группы доступа появляется вкладка с ограничениями. Для каждого вида доступа выбирают один из вариантов: все разрешены, кроме указанных, или все запрещены, кроме указанных.
Основные виды доступа в ЗУП:
| Вид доступа | Что ограничивает |
|---|---|
| Организации | Документы и данные по выбранным организациям |
| Группы физических лиц | Кадровые и зарплатные данные сотрудников, включённых в группу |
Чтобы скрыть зарплату руководства, создайте группу физических лиц, например «Руководители», включите туда директора и замов. Затем в группе доступа расчётчиков запретите этот вид доступа для группы «Руководители».
Ограничения работают внутри группы доступа, а не в карточке пользователя. Нужны разные границы для двух кадровиков — делайте две группы доступа с одним профилем и разными ограничениями.
Ограничения на уровне записей заметно нагружают базу при проведении документов и построении отчётов. Если в компании одна организация и все расчётчики видят всё, режим не нужен вовсе.
Интерфейс «Такси» под конкретного пользователя
Права определяют, что доступно. Интерфейс определяет, что видно на экране. В «Такси» лишние разделы скрываются автоматически: если у кадровика нет прав на зарплатные документы, раздел с ними у него не появится или будет почти пустым.
Остальное пользователь настраивает сам, через меню с тремя полосками в левом верхнем углу:
- 🧭
Вид → Настройка панелей— расположение панели разделов, панели открытых окон, панели функций; - 📂
Вид → Настройка панели разделов— какие разделы показывать и в каком порядке; - ⭐ избранное — звёздочка у документа или отчёта закрепляет его для быстрого доступа.
Копирование настроек от опытного коллеги
Когда новый расчётчик приходит в отдел, проще взять настройки у того, кто давно работает. В разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав есть команды для копирования и очистки настроек пользователей (в некоторых релизах они собраны под ссылкой «Персональные настройки»). Выберите источник, получателя и состав: внешний вид, настройки отчётов, избранное.
Копируются только внешний вид и параметры форм. Права при этом не передаются, их по-прежнему дают группы доступа.
Если у пользователя «поехал» интерфейс после неудачной настройки, той же командой очистите его настройки внешнего вида. Данные базы это не затрагивает.
Как проверить, что новый пользователь видит нужное
Не отправляйте логин сотруднику, пока сами не проверили доступ. Проверка занимает 10 минут.
- Войдите под новым пользователем. Запустите второй сеанс 1С и введите его логин и временный пароль. Можно сделать ярлык с параметрами командной строки:
"C:\Program Files\1cv8\common\1cestart.exe" ENTERPRISE /F"D:\Bases\ZUP" /N"petrova" /P"Start-pass1"
Для серверной базы вместо /F укажите /S"server\zup".
- Пройдите по разделам. Откройте кадровые документы, список сотрудников, отчёты. Убедитесь, что видны нужные организации и не видны чужие.
- Проверьте ограничения на конкретике. Если скрывали зарплату руководства, откройте расчётный листок или начисление за прошлый месяц и найдите там директора.
- Попробуйте провести документ в тестовом режиме или на черновике, если это допустимо в вашей базе. Ошибка «Нарушение прав доступа» сразу покажет, чего не хватает.
- Посмотрите отчёт о правах. В карточке пользователя есть команда, которая формирует отчёт по правам доступа: какие группы и роли действуют и откуда они взялись. Ищите её в командной панели карточки или в меню Ещё.
Второй сеанс занимает вторую лицензию. Если свободных нет, проверяйте после того, как кто-то из коллег выйдет из программы.
После проверки передайте сотруднику логин и временный пароль и попросите сменить пароль при первом входе.
Требования к паролям
Политику паролей задают в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Настройки входа. Там можно включить проверку сложности, минимальную длину и срок действия пароля. Для базы с персональными данными сотрудников это не формальность: в ЗУП хранятся паспорта, СНИЛС и суммы зарплат.