Заводим поставщика в 1С: от карточки контрагента до договора

Поставщик в 1С — это элемент справочника Контрагенты с договором вида «С поставщиком». Открыть справочник в 1С:Бухгалтерии 3.0 можно через Справочники → Контрагенты, в 1С:Управлении торговлей 11 — через НСИ и администрирование → Контрагенты. Нажимаете Создать, заполняете ИНН, реквизиты и договор — и контрагент готов к оприходованию товаров и услуг.

Перед тем как жать Создать, стоит проверить, нет ли этого поставщика в базе — иначе появятся дубли с разбитой историей расчётов. Ниже — как найти существующего контрагента, заполнить карточку по ИНН за пару секунд, настроить договор и указать счета учёта, чтобы документы поступления проводились без ручной правки.

Сначала проверьте, нет ли поставщика в базе

Дубль контрагента — самая частая и самая дорогая ошибка. По двум карточкам одного и того же ООО остатки расчётов (счёт 60) разъезжаются, сверка не сходится, а в отчётах поставщик двоится.

Как искать перед созданием:

• 🔎 Встаньте в строку поиска над списком контрагентов и введите ИНН — это самый надёжный ключ, он уникален.
• 🔎 Не нашли по ИНН — попробуйте часть названия без организационно-правовой формы: не «ООО Ромашка», а просто Ромашка.
• 🔎 Проверьте группы справочника: контрагент мог быть заведён в «Покупатели» или в общую группу, а не в «Поставщики».

Если карточка нашлась, но в ней нет договора с поставщиком — не плодите второго контрагента. Откройте существующий и добавьте нужный договор (об этом ниже). Один контрагент может быть одновременно и поставщиком, и покупателем — это нормально.

Автозаполнение карточки по ИНН

Вводить название, адрес и КПП руками не нужно. Сервис 1С:Контрагент подтягивает реквизиты из ЕГРЮЛ/ЕГРИП по одному ИНН.

Как это работает: в новой карточке введите ИНН в соответствующее поле и уберите курсор. Если сервис подключён, 1С сама заполнит наименование, КПП, юридический адрес и ОГРН актуальными данными из реестра. Вам останется проверить и сохранить.

Чтобы автозаполнение работало, нужна действующая подписка (входит в договор ИТС ПРОФ либо подключается отдельно). Проверить и включить сервисы можно в разделе Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы.

Нет подключённого 1С:Контрагента — заполняйте вручную, ориентируясь на реквизиты из договора, счёта или карточки предприятия, которую присылает поставщик. ИНН и КПП перепроверьте по цифрам: ошибка в ИНН = неверные данные в счетах-фактурах и расхождения при сверке с ФНС. У юрлица ИНН состоит из 10 цифр, у ИП и физлица — из 12; если длина не та, значение введено с опечаткой.

Автозаполнение экономит не только время на набор, но и защищает от опечаток в наименовании и адресе — а эти поля потом попадают в печатные формы и в книгу покупок. Поэтому даже при наличии бумажного договора ИНН лучше «пробить» через сервис, а не копировать реквизиты вручную.

Пошаговый алгоритм создания карточки

Порядок действий при ручном заполнении.

1. В списке контрагентов нажмите Создать.
2. Укажите вид контрагента: Юридическое лицо, Физическое лицо, Государственный орган, Обособленное подразделение или Самозанятый. От вида зависит состав полей карточки.
3. Введите ИНН (и КПП для юрлица). Для юрлица это обязательные для корректного учёта реквизиты.
4. Заполните полное и сокращённое наименование. Сокращённое попадёт в печатные формы и списки — пишите его так, как удобно искать.
5. Проверьте юридический адрес. При автозаполнении он подтянется сам.
6. При необходимости выберите группу справочника (например, «Поставщики услуг» / «Поставщики товаров») — это удобно для отбора и отчётов.
7. Нажмите Записать. Только после записи станут доступны вложенные разделы — договоры и банковские счета.

Поле «Основной банковский счёт» и договор заполняются после первой записи — поэтому сначала Записать, затем переходите к вложенным данным.

Договор с поставщиком и условия взаиморасчётов

Договор — ключевой объект: именно на него ложатся расчёты, и его выбирают в документах поступления. Без договора с правильным видом поступление не проведётся так, как нужно.

В карточке записанного контрагента перейдите по ссылке Договоры (или одноимённой вкладке) и нажмите Создать. Главное поле — Вид договора: для закупок выберите С поставщиком.

Основные поля договора:

Про вид взаиморасчётов. По договору в целом — 1С сальдирует все документы по договору и сама относит оплаты к поставкам. Подходит для большинства рамочных договоров. По расчётным документам — зачёт аванса и оплаты вы задаёте вручную, привязывая оплату к конкретной поставке; нужен, когда учёт ведётся по каждой отгрузке отдельно.

Если условия оплаты важны для планирования, в договоре можно задать срок оплаты в днях и процент аванса — тогда в платёжном календаре и в отчётах по расчётам 1С будет подсказывать сроки. Для валютного договора укажите валюту: сумма расчётов будет вестись в ней, а проводки — в рублях по курсу на дату операции, с переоценкой и курсовыми разницами.

Отдельно обратите внимание на НДС. Вид договора на начисление НДС не влияет — ставку и сумму налога программа берёт из документа поступления и из счёта-фактуры поставщика. Но если поставщик работает без НДС (УСН, патент), входящего налога по его поставкам быть не должно, и счёт-фактуру от него вы не регистрируете.

Банковские реквизиты и счета учёта расчётов

Чтобы оплачивать поставщику с помощью платёжных поручений, внесите его банковский счёт.

В записанной карточке откройте раздел Банковские счета и нажмите Создать. Введите БИК банка — наименование, корсчёт и город подтянутся из классификатора банков автоматически. Останется вписать номер расчётного счёта поставщика. Этот счёт можно пометить как основной — тогда он будет подставляться в платёжки по умолчанию.

Банковских счетов у поставщика может быть несколько — например, рублёвый и валютный. Заведите каждый отдельной строкой; в платёжном документе нужный счёт выбирается вручную, а основной подставляется по умолчанию. Если расчёты с этим поставщиком идут только наличными или взаимозачётом, банковский счёт можно вообще не заполнять — на проведение поступления это не влияет.

Счета бухгалтерского учёта расчётов с поставщиком задаются отдельно — это регистр, который определяет, на какой счёт лягут долги и авансы. По умолчанию в 1С:Бухгалтерии это:

• 60.01 — расчёты с поставщиками (основной долг за поставку);
• 60.02 — расчёты по выданным авансам (предоплата поставщику).

Эти счета подставляются автоматически, поэтому в большинстве случаев трогать регистр Счета учёта расчётов с контрагентами не нужно. Настройка нужна, только если для конкретного поставщика или договора учёт ведётся на нестандартных счетах (например, расчёты в валюте, субсчета 60.21/60.22, или расчёты по аренде). Добраться до регистра можно из карточки контрагента по ссылке счётов расчётов либо из Справочники в разделе покупок.

Прежде чем менять счета учёта по умолчанию, убедитесь, что это действительно нужно: неверно заданный счёт исказит оборотно-сальдовую ведомость по счёту 60.

Проверка благонадёжности нового поставщика

Прежде чем проводить первую закупку, разумно проверить контрагента — это снижает налоговые риски по вычету НДС и расходам. Если подключён 1С:Контрагент, проверка встроена прямо в карточку.

Рядом с ИНН в карточке появляется индикатор-«светофор», который показывает статус контрагента в ЕГРЮЛ:

• 🟢 зелёный — действующая организация, данные совпадают с реестром;
• 🟡 жёлтый — есть предупреждения: несовпадение реквизитов, адрес массовой регистрации, недавняя смена руководителя;
• 🔴 красный — организация ликвидирована, в процессе банкротства или исключена из ЕГРЮЛ.

По ссылке Досье контрагента (если сервис подключён) открывается подробный отчёт: дата регистрации, учредители, руководитель, виды деятельности по ОКВЭД, сведения о дисквалификации. Это удобный способ проявить должную осмотрительность, не выходя из 1С.

Нет 1С:Контрагента — проверьте ИНН вручную на сайте ФНС через сервис проверки сведений о госрегистрации и в картотеке арбитражных дел. На проведение документов это не влияет, но защищает от работы с «техническими» фирмами.

Дополнительные сведения: контакты, сегменты, статьи ДДС

Остальные поля карточки заполняются по потребности и напрямую на проведение документов не влияют.

• 📇 Контактная информация — телефон, email, фактический адрес, контактные лица. Пригодится для ЭДО и обмена документами.
• 🏷️ Группы и сегменты — отбор поставщиков в списках и отчётах. В 1С:Управлении торговлей сегменты контрагентов используются шире, чем в Бухгалтерии.
• 📊 Основная статья движения денежных средств — если заполнить, она будет подставляться в платежи этому поставщику; удобно для отчёта о ДДС.
• 🧾 Признак плательщика НДС и система налогообложения поставщика — влияют на то, как программа ожидает увидеть входящий НДС. Если поставщик на УСН и НДС не выделяет, счёт-фактуру от него вы не регистрируете.

В 1С:Управлении торговлей состав карточки шире: там есть партнёр и контрагент как разные сущности. Партнёр — это бизнес-единица (группа компаний, сеть), а контрагент — конкретное юрлицо, с которым заключён договор; у одного партнёра может быть несколько контрагентов. Там же задают соглашения с поставщиком и правила закупочного ценообразования. Для простой закупки достаточно создать контрагента и договор, остальное настраивается при необходимости.

Частые вопросы