Формируем прайс-лист в 1С: от настройки цен до выгрузки
Содержание
Готовый прайс-лист в 1С собирает отчёт, а не ручная таблица. В «1С:Управление торговлей 11» это отчёт Прайс-лист в разделе CRM и маркетинг, в «1С:Бухгалтерии 3.0» — печатная форма прайс-листа из документа установки цен. Но до того, как нажать «Сформировать», в базе должны быть заданы виды (типы) цен и внесены сами цены — иначе отчёт выведет пустые колонки.
Дальше — как настроить цены, собрать прайс с нужными колонками, вывести его в Excel или PDF, сделать разные цены для розницы и опта и не потерять предыдущие версии. Пути в разных конфигурациях отличаются, поэтому по каждому шагу даю отдельно для УТ 11 и для БП 3.0.
Что настроить перед формированием прайс-листа
Прайс-лист — это, по сути, срез цен номенклатуры в разрезе одного или нескольких видов цен. Поэтому сначала заводим виды цен, потом вносим в них цены, и только затем печатаем.
Виды цен (в БП они называются типами цен) — это «ценовые колонки»: розница, опт, закупка, РРЦ. Их можно задать вручную, а можно настроить автоматический расчёт одного вида от другого.
Пути к справочнику отличаются по конфигурациям:
| Конфигурация | Где включить | Где справочник цен |
|---|---|---|
| УТ 11 | НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → CRM и маркетинг → флаг «Несколько видов цен» | CRM и маркетинг → Настройки и справочники → Виды цен |
| БП 3.0 | Главное → Функциональность → Торговля → флаг «Несколько типов цен» | Справочники → Товары и услуги → Типы цен номенклатуры |
Если в УТ флаг «Несколько видов цен» выключен, программа работает с одной ценой и колонку под опт/розницу вы не добавите. В БП без включённой функциональности «Торговля» раздел с типами цен будет скрыт.
Не смешивайте термины: в Бухгалтерии — «типы цен», в Управлении торговлей — «виды цен». Это одна и та же сущность, но называется по-разному, и в переписке с коллегами это часто путают.
Цены в заведённые виды вносит документ Установка цен номенклатуры: в УТ — CRM и маркетинг → Цены → Установка цен номенклатуры, в БП — Склад → Установка цен номенклатуры. В документе выбираете вид (тип) цены, подбираете номенклатуру и указываете цену по каждой позиции. Дата документа = дата, с которой цена действует.
Ещё один элемент подготовки, про который часто забывают, — ценовые группы. Это укрупнённые категории номенклатуры (например, «Электроинструмент», «Расходники»), по которым удобно задавать единую наценку и отбирать позиции в прайс. В УТ 11 ценовая группа указывается в карточке номенклатуры, а затем используется как отбор при формировании прайс-листа: так вы быстро соберёте прайс только по одной товарной категории, не перечисляя позиции вручную.
Прайс-лист в «Управлении торговлей 11»
В УТ 11 есть готовый отчёт, собранный именно под эту задачу. Открывается он из CRM и маркетинг → Отчёты по маркетингу → Прайс-лист (пункт «Прайс-лист» в группе отчётов раздела — название может незначительно отличаться по релизу).
Порядок такой:
- Откройте отчёт Прайс-лист.
- В шапке укажите дату, на которую берутся цены.
- В настройках выберите один или несколько видов цен — каждый станет отдельной колонкой (например, «Розница» и «Опт» рядом).
- Задайте отбор по номенклатуре: вся база, конкретная группа, ценовая группа или сегмент.
- Нажмите Сформировать.
Отчёт выведет таблицу: наименование, артикул, единица измерения и цены по выбранным видам. Колонки, состав реквизитов и группировки настраиваются через кнопку изменения настроек (значок с шестерёнкой или «Настройки» в командной панели отчёта) — там же включается вывод артикула, остатков, картинок.
Перед массовой рассылкой прайса всегда проверяйте дату цен в шапке отчёта: если документ установки цен проведён задним числом или позже, отчёт покажет не те цифры.
Отдельная удобная вещь УТ 11 — вывод в прайс не только цены, но и остатков и штрихкодов, если включить соответствующие поля в настройках. Это превращает прайс в рабочий документ для менеджера, а не просто в ценник.
Прайс-лист в «Бухгалтерии 3.0»
В БП 3.0 отдельного богатого отчёта «Прайс-лист», как в УТ, нет — прайс формируется как печатная форма.
- Откройте
Склад → Установка цен номенклатуры. - Создайте (или откройте) документ установки цен нужного типа и проведите его.
- В документе нажмите Печать → Прайс-лист.
Форма выведет список номенклатуры с ценами выбранного типа на дату документа. Её можно сразу распечатать или сохранить в файл.
Если в БП заведено несколько типов цен и нужно показать их рядом (розница и опт в одной таблице), штатная печатная форма это делает ограниченно. Для сложного прайса с несколькими колонками, картинками и фирменным оформлением в бухгалтерской базе чаще выгружают данные в Excel и оформляют там, либо ведут продажи в связке с УТ, где отчёт гибче.
В базовых и «коробочных» поставках набор печатных форм может отличаться. Если пункта «Прайс-лист» в меню «Печать» нет, значит в вашей конфигурации он не предусмотрен — цены выгружают через отчёт по ценам или вручную в табличный документ.
Автоматический расчёт цен вместо ручного ввода
Вбивать цены руками по каждой позиции имеет смысл только для небольшого ассортимента. Для широкой номенклатуры в УТ 11 вид цены настраивают на автоматический расчёт — тогда при установке цен программа сама посчитает значение.
Способ расчёта выбирается в карточке вида цены:
| Способ | Как считается | Когда применять |
|---|---|---|
| Назначается вручную | Оператор вводит цену сам | Малый ассортимент, уникальные позиции |
| Рассчитывается по другому виду цен | Берётся базовый вид + наценка (% или сумма) | Опт от закупки, розница от опта |
| По ценам поставщика | От цены из документа поступления | Когда закупка — основа прайса |
Пример: вид цены «Опт» настроен как «закупочная + 20%». После проведения поступления товара достаточно открыть документ установки цен, подобрать позиции и нажать заполнение по правилу — цены пересчитаются автоматически по формуле наценки.
В БП 3.0 автоматический расчёт тоже есть: в карточке типа цены задаётся способ «по другому типу цен» с процентом. Механика та же, отличаются только названия пунктов.
Отдельные цены для розницы, опта и конкретных клиентов
Разные цены для разных покупателей — это разные виды цен, а не разные прайсы. Вы один раз заводите «Розница», «Опт», «VIP», заполняете их и дальше либо печатаете под каждого свой прайс, либо выводите несколько колонок в одном.
В УТ 11 вид цены привязывается к покупателю на нескольких уровнях:
- в карточке партнёра/контрагента (поле вида цены в соглашении об условиях продаж);
- через сегменты номенклатуры и партнёров;
- через типовые соглашения — в соглашении указывается вид цены, и при оформлении продажи этому клиенту подставится именно он.
Так один и тот же товар автоматически уходит рознице по одной цене, а оптовику — по другой, без ручного выбора.
Если нужен персональный прайс под одного крупного клиента, не плодите виды цен под каждого. Заведите один «договорной» вид и фиксируйте цены в соглашении с этим покупателем — так проще поддерживать.
Скидки — это отдельный механизм (CRM и маркетинг → Настройки и справочники → Скидки (наценки)), он накладывается поверх цены при продаже. В прайс-лист скидки обычно не выводят: прайс показывает базовую цену вида, а скидка считается в документе продажи.
Выгрузка прайс-листа в Excel и PDF
Любой сформированный отчёт или печатную форму в 1С можно сохранить в файл — кнопка сохранения в командной панели (значок дискеты) или Файл → Сохранить как.
Доступные форматы:
- Excel (
.xlsx) — для дальнейшего редактирования, рассылки менеджерам, загрузки на маркетплейсы. - PDF (
.pdf) — для отправки клиенту «как есть», чтобы верстка не поехала. - Табличный документ (
.mxl) — родной формат 1С, открывается только в 1С.
Для Excel в диалоге сохранения выберите тип файла «Лист Excel 2007 (.xlsx)». После выгрузки проверьте, что числовые колонки с ценами распознались как числа, а не как текст, — иначе маркетплейс или сайт не примут файл.
Если прайс нужен регулярно и в одном и том же виде, в УТ 11 сохраните настройки отчёта как вариант отчёта (кнопка сохранения вариантов в настройках). В следующий раз не придётся заново выбирать виды цен и отборы — откроете готовый вариант и нажмёте «Сформировать».
Для передачи прайса на сайт, маркетплейс или в стороннюю CRM удобнее не печатная форма, а именно выгрузка данных. Варианты по возрастанию сложности:
- Ручной Excel — выгрузили
.xlsx, загрузили в карточку магазина на маркетплейсе. Подходит для разовых обновлений. - Обмен с сайтом по стандарту CommerceML — УТ 11 умеет выгружать номенклатуру и цены в формате обмена с сайтом (раздел администрирования обмена с сайтом). Цены уходят на сайт автоматически по расписанию.
- Интеграция через API/коннектор — когда сайт или CRM забирают цены напрямую. Это уже задача разработчика, но в её основе всё те же виды цен из базы.
Какой бы способ вы ни выбрали, источник один — проведённые документы установки цен. Поэтому порядок неизменный: сначала корректные цены в базе, потом выгрузка.
Хранение версий и обновление прайса
Каждый документ Установки цен номенклатуры проведён на свою дату — это и есть история цен. Чтобы посмотреть, какая цена действовала месяц назад, сформируйте прайс-лист на ту дату: отчёт возьмёт цены из последнего документа, проведённого не позже неё.
Отдельно хранить файлы прайсов руками не нужно — цены уже лежат в базе по датам. Но для внешних файлов (те, что ушли клиентам) полезно держать правило именования, например price_2026-10-07.xlsx, чтобы по дате было видно, какой прайс у кого на руках.
При обновлении цен не правьте старый документ установки цен — создавайте новый документ на новую дату. Если переписать старый, вы потеряете историю и не сможете доказать, по какой цене шли продажи в прошлом периоде.
Порядок планового обновления прайса:
- Создайте новый документ
Установка цен номенклатурына дату вступления новых цен. - Заполните его (вручную или автоматически по правилу расчёта).
- Проведите.
- Сформируйте прайс-лист на новую дату и выгрузите в Excel/PDF.
- Разошлите клиентам и обновите файл на сайте.