Добавление новой организации в базу 1С 8.3

Новую организацию в 1С:Бухгалтерии 8.3 заводят в справочнике организаций: Главное → Организации → Создать. Программа откроет помощник, который предложит выбрать вид — юридическое лицо или ИП — и заполнить реквизиты автоматически по ИНН или вручную. На всю процедуру с настройкой налогов и банковского счёта уходит 10–15 минут.

Создать предприятие нужно до ввода первых документов: без выбранной организации не получится провести ни поступление, ни реализацию, ни начисление зарплаты. Карточка организации — это не просто название фирмы: от неё зависят проводки, печатные формы и состав отчётности, поэтому заполнить её лучше аккуратно и сразу, а не возвращаться к пустым полям во время работы.

Ниже — полный порядок: от включения многофирменного учёта до проверки заполненной карточки. Пути указаны для конфигурации «Бухгалтерия предприятия 3.0», интерфейс «Такси»; в «1С:Управление нашей фирмой» и других конфигурациях логика похожа, но названия некоторых разделов отличаются.

Что проверить и подготовить до создания

Прежде чем жать «Создать», соберите реквизиты и убедитесь, что у вас хватает прав.

Права. Создавать и редактировать организации может пользователь с профилем Администратор или Бухгалтер. Если кнопка Создать в списке неактивна, значит у вашей учётной записи нет нужного профиля — его назначает администратор в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав.

Многофирменный учёт. По умолчанию в новой базе ведётся учёт по одной организации, и справочник может быть скрыт. Чтобы вести несколько юрлиц в одной базе, включите флажок в разделе Главное → Функциональность → Организации → Учёт по нескольким организациям. После этого в документах появится поле выбора организации.

Какие данные держать под рукой — удобно свериться по списку:

💡 Если подключён сервис 1С:Контрагент, большую часть этих данных программа подтянет из ЕГРЮЛ по одному ИНН. Проверьте результат автозаполнения — реестр иногда отстаёт от фактических изменений.

Пошаговое добавление организации

Порядок одинаков для юрлица и ИП, отличается только набор полей.

1. Откройте Главное → Организации. Если ведёте одну фирму и справочник скрыт, первый раз карточка откроется сразу при переходе в раздел.
2. Нажмите Создать. Помощник спросит, кого заводим: Юридическое лицо или Индивидуальный предприниматель. Выбор определяет состав реквизитов и доступные налоговые режимы (патент — только у ИП).
3. Укажите способ заполнения. Если доступен автоввод по ИНН — введите ИНН и нажмите Заполнить. Иначе выберите ручное заполнение.
4. Заполните наименования. Сокращённое наименование попадёт в печатные формы, Полное наименование — в договоры и регламентированные отчёты, Наименование в программе видят только пользователи базы (по нему удобно различать фирмы в списках).
5. Проверьте ИНН, КПП, ОГРН и дату регистрации. У ИП вместо КПП и ОГРН — ОГРНИП, а в качестве наименования используется ФИО.
6. Заполните коды статистики. В карточке есть группа для ОКПО, ОКВЭД (основной вид деятельности), ОКТМО, а также ОКОПФ и ОКФС. Эти коды берут из листа статистики Росстата или выписки ЕГРЮЛ; они нужны в ряде регламентированных отчётов.
7. Запишите карточку кнопкой Записать. Только после записи станут активны ссылки на банковские счета, ответственных лиц и подразделения.

До записи карточки реквизиты не сохраняются — не закрывайте окно, пока не нажали «Записать».

Валюта учёта по умолчанию — рубль, менять её при создании обычной российской организации не нужно. Если ведёте расчёты в иностранной валюте, валютные операции включаются отдельно в функциональности программы, а не в карточке организации.

После записи вверху карточки появляется панель со ссылками: Банковские счета, Подразделения, Ответственные лица, Регистрации в налоговых органах, а также доступ к учётной политике и настройкам налогов. По ним и заполняют организацию дальше.

Юридическое лицо или ИП — в чём разница при заполнении

Выбор налогового режима

Систему налогообложения задают в разделе Главное → Налоги и отчёты (ссылка на него есть и в карточке организации). Этот шаг пропускать нельзя: от режима зависит, какие счета, документы и отчёты программа покажет и какие проводки сформирует.

Доступные варианты:

• 🏢 ОСН — общая система. Организация платит НДС и налог на прибыль, ведёт полный учёт. В настройках налогов включают применение НДС и указывают его ставки; если фирма освобождена от НДС по статье 145 НК РФ, это тоже отмечают здесь.
• 📉 УСН — упрощёнка. При выборе указывают объект: Доходы (налог с выручки) либо Доходы минус расходы. Программа начнёт вести книгу учёта доходов и расходов (КУДиР).
• 🌾 ЕСХН — для сельхозпроизводителей.
• 🧾 Патент (ПСН) — только для ИП, по отдельным видам деятельности; совмещается с УСН или ОСН.

Правила применения режимов установлены Налоговым кодексом: УСН — глава 26.2, патент — глава 26.5. Если фирма только зарегистрирована и подавала уведомление о переходе на УСН, выберите УСН с той даты, с которой она применяется.

Настройка учётной политики

Учётную политику открывают из карточки организации или через Главное → Учётная политика. Здесь задают правила, по которым программа будет считать себестоимость и амортизацию.

Ключевые настройки:

• Способ оценки МПЗ — по средней себестоимости или ФИФО.
• Способ оценки товаров в рознице — по стоимости приобретения или по продажной стоимости.
• Основной счёт учёта затрат и перечень прямых расходов для налога на прибыль (при ОСН).
• Начисление амортизации и порядок признания общехозяйственных расходов.

Учётная политика привязана к периоду. Если создаёте организацию в середине года, укажите год, с которого политика действует, чтобы прошлые периоды не пересчитались. На старте достаточно принять предложенные программой значения и уточнить их под свою специфику.

Для организаций на ОСН в этом же разделе настраивают учёт налога на прибыль: состав прямых расходов, порядок признания общехозяйственных затрат (директ-костинг или включение в себестоимость) и применение ПБУ 18 по учёту расчётов по налогу на прибыль. Менять эти настройки в течение года не рекомендуется — закрытие месяца пересчитает затраты по новым правилам, и данные за уже закрытые периоды разойдутся с отчётностью.

Банковские счета и реквизиты для платежей

Основной расчётный счёт заводят по ссылке Банковские счета в карточке организации.

1. Нажмите Создать в списке счетов.
2. Введите БИК банка — остальные реквизиты (наименование, корсчёт, город) подтянутся из встроенного классификатора банков. Если банк не нашёлся, обновите классификатор или заполните реквизиты вручную.
3. Укажите Номер счёта (20 знаков) и при необходимости валюту.
4. Первый созданный счёт автоматически становится основным — он подставляется в счета на оплату и платёжные поручения. Признак основного счёта можно переназначить.

Классификатор банков хранит актуальные БИК и корсчета, но данные обновляются не мгновенно. Если банк недавно сменил реквизиты или прошёл реорганизацию, сверьтесь с уведомлением из банка.

Ответственные лица и подписанты

Кто подписывает документы и отчёты, задают по ссылке Ответственные лица. Эти данные подставляются в печатные формы, поэтому заполнить их нужно сразу.

Обычно указывают три роли:

• Руководитель — подпись в договорах, актах, счетах-фактурах, декларациях.
• Главный бухгалтер — вторая подпись в первичке и отчётности.
• Кассир — подпись в кассовых документах (ПКО, РКО).

Каждая запись действует с определённой даты. Если сменился директор или бухгалтер, не удаляйте старую строку, а добавьте новую с датой — тогда документы прошлых периодов сохранят прежнего подписанта.

💡 Данные подписантов берутся из справочника физических лиц. Если человека там ещё нет, программа предложит создать его прямо из этой формы.

Отдельно стоит заполнить логотип и факсимиле. По ссылке Логотип и печать в карточке организации загружают картинку логотипа, факсимильные подписи руководителя и главного бухгалтера, а также оттиск печати. После этого счета на оплату и другие печатные формы можно будет выводить сразу с подписями и печатью — удобно при отправке документов по электронной почте. Для факсимиле программа подскажет требования к размеру и фону изображения.

Регистрации в налоговых и подразделения

Для сдачи отчётности организации нужна хотя бы одна запись о постановке на учёт. Её вносят по ссылке Регистрации в налоговых органах: код ИФНС, ОКТМО и ОКПО. По месту нахождения организации программа обычно создаёт регистрацию автоматически при вводе ИНН/КПП — проверьте её и добавьте регистрации по обособленным подразделениям и объектам имущества, если они есть.

Для отчётности по сотрудникам понадобятся регистрационные данные в Социальном фонде России (СФР — объединил бывшие ПФР и ФСС с 2023 года): регистрационный номер страхователя и код территориального отделения. Их вносят в той же группе реквизитов организации; без них не сформируются расчёты по взносам и персонифицированная отчётность.

Если у фирмы есть выделенные на отдельный баланс отделы, магазины или склады, заведите их по ссылке Подразделения. Для простой структуры хватает одного подразделения, которое программа создаёт сама. Учёт по подразделениям, если он нужен, тоже включается во Функциональности: он позволяет распределять затраты и формировать отчёты в разрезе отделов.

Проверка заполненной карточки перед вводом документов

Прежде чем начинать работу, пробегитесь по ключевым точкам:

• ✅ ИНН и КПП совпадают с данными в ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
• ✅ Выбран и сохранён налоговый режим с верной датой начала применения.
• ✅ Создан основной расчётный счёт, БИК и номер счёта верны.
• ✅ Заполнены руководитель, главный бухгалтер и кассир.
• ✅ Есть хотя бы одна регистрация в налоговом органе.
• ✅ Для многофирменной базы — в документах организация выбирается из списка.

Проверить, как реквизиты лягут в документы, проще всего так: создайте черновик счёта на оплату или платёжного поручения и посмотрите печатную форму. Если наименование, счёт и подписи встали на место — организация настроена корректно. Проводить этот документ не нужно, достаточно открыть печать и закрыть без сохранения.

Если вы переносите учёт из другой программы или начинаете вести базу не с момента регистрации фирмы, после настройки организации вводят начальные остатки по счетам на дату перехода — через помощник ввода начальных остатков. Для только что зарегистрированной организации без предыстории остатки вводить не нужно: учёт начинается с первого реального документа.