Как завести продавца в 1С и настроить ему доступ

Отдельного справочника «Продавцы» в 1С нет. Продавец — это пользователь программы, связанный с физлицом и получивший права через профиль группы доступа. Завести его можно за несколько минут в разделе Администрирование → Пользователи и права, а в розничных базах продавец затем входит в РМК под своим логином.

В 1С:Розница продавец работает за кассой под своей учётной записью, а в 1С:УТ и ERP он попадает в документы продаж как менеджер. Поэтому «создать продавца» на практике — это две-три связанные настройки: карточка физлица, учётная запись пользователя и профиль прав. Касса и торговое оборудование привязываются к рабочему месту, а не к человеку — это главная причина путаницы при первой настройке.

Что в 1С называют продавцом

Прямого объекта «Продавец» в типовых конфигурациях нет. Под продавцом понимают сотрудника, который оформляет продажи, и в базе он представлен сочетанием трёх сущностей:

• 👤 Физическое лицо — карточка человека с ФИО (справочник Физические лица).
• 🔑 Пользователь — учётная запись для входа в программу с логином и паролем.
• 🛡️ Профиль группы доступа — набор прав, который определяет, что продавец видит и может делать.

В розничных чеках такой сотрудник фигурирует как кассир, в документах реализации и заказах УТ/ERP — как менеджер. Термин «продавец» в интерфейсе встречается редко, поэтому ищите не кнопку «Создать продавца», а создание пользователя и физлица.

Почему именно три сущности, а не одна карточка. Физлицо — это человек, оно может существовать без права входить в базу (например, уволенный сотрудник, которого оставили в истории). Пользователь — это вход в программу. Профиль — права. Разделение позволяет завести одного человека, дать ему вход и при увольнении забрать только доступ, не трогая историю его продаж.

Что подготовить до создания продавца

Прежде чем открывать программу, соберите данные — тогда карточку заполните без возвратов назад:

• ФИО сотрудника полностью (как в документах).
• Логин для входа — короткий, латиницей или кириллицей, без пробелов.
• Способ входа: по паролю, по учётной записи Windows или по служебной карте (для РМК).
• Роль: только касса, старший в смене, менеджер продаж или администратор магазина.
• Магазин, склад или организация, если доступ нужно ограничить.

Решите заранее, нужен ли человеку доступ ко всей базе или только к своему магазину. Переделывать профиль после того, как продавец уже работает, сложнее, чем задать ограничение сразу.

Если в базе включена политика паролей (минимальная длина, срок действия), короткий или простой пароль программа не примет. Для кассы, где вход частый, проще сразу продумать вход по карте — тогда продавцу не придётся набирать пароль на каждой смене.

Создаём продавца: физлицо и учётная запись

Порядок одинаков для 1С:Розница, УТ 11 и ERP с интерфейсом «Такси». Разница только в названии раздела, куда вести пользователей.

1. Откройте Администрирование → Пользователи и права → Пользователи. В 1С:Розница этот подраздел может называться НСИ и администрирование — ориентируйтесь на пункт Пользователи и права.
2. Нажмите Создать. Откроется карточка новой учётной записи.
3. Заполните Полное имя и Имя (для входа) — это логин, который продавец будет набирать при запуске.
4. Выберите способ аутентификации: Аутентификация 1С:Предприятия (вход по паролю программы) либо Аутентификация ОС (вход по учётной записи Windows). Для кассы обычно удобнее пароль 1С.
5. Задайте пароль или включите флаг, требующий сменить пароль при первом входе.
6. В поле Физическое лицо выберите существующую карточку или создайте новую прямо из поля — укажите ФИО и сохраните. Так продавец свяжется со своим физлицом.
7. Запишите карточку.

Пользователь появился в списке. Но войти и начать продавать он пока не может: без группы доступа у новой учётной записи нет прав — программа либо не пустит, либо покажет пустые формы. Права даём на следующем шаге.

Путь к списку пользователей и роль, в которой продавец появляется в продажах, зависят от конфигурации:

В 1С:Бухгалтерии пользователи заводятся там же, в Администрирование → Настройки пользователей и прав, но рабочего места кассира и розничного продавца в ней нет — для торговли в зале нужна Розница, УНФ или УТ с подключённым РМК.

Какие права дать продавцу: выбор профиля

Права в 1С выдаются не галочками в карточке пользователя, а через группы доступа. Группа ссылается на профиль — заранее собранный набор ролей. Откройте вкладку прав в карточке пользователя (или Пользователи и права → Группы доступа) и включите продавца в подходящую группу.

В типовой 1С:Розница есть готовые профили — например, «Кассир», «Старший кассир», «Администратор». В УТ и ERP продавцу-менеджеру дают профиль с правами на оформление заказов и реализаций, без прав кассира. Точный состав профилей зависит от редакции, поэтому сверьтесь со списком в своей базе.

Чтобы понять, что именно разрешает профиль, откройте его карточку в Пользователи и права → Профили групп доступа: внутри перечислены роли, которые в него входят. Менять типовой профиль без необходимости не стоит — безопаснее скопировать его и настроить копию, тогда обновление конфигурации не затрёт правки. Одному пользователю можно дать несколько групп доступа: права при этом складываются, а не заменяют друг друга.

Если в базе включено ограничение доступа на уровне записей (RLS), в группе доступа можно указать конкретный магазин, организацию или склад. Тогда продавец увидит только свою точку, а чужие продажи и остатки будут скрыты.

Связываем продавца с кассой и оборудованием

Здесь кроется частое заблуждение: в карточке продавца нет поля «Касса». Связка устроена иначе.

Касса ККМ и торговое оборудование закрепляются за рабочим местом — конкретным компьютером, за которым стоит касса. Продавец, зайдя в РМК на этом компьютере под своим логином, автоматически работает с той кассой, которая настроена на рабочем месте.

Порядок настройки оборудования:

1. В разделе Администрирование откройте Подключаемое оборудование.
2. Добавьте фискальный регистратор, сканер штрихкода и эквайринговый терминал, укажите их для нужного рабочего места.
3. Выполните Тест подключения по каждому устройству — программа должна отчитаться об успехе.
4. Убедитесь, что для рабочего места выбрана касса ККМ из справочника касс.

После этого любой продавец, который войдёт в РМК на этой кассе, будет пробивать чеки через её фискальный регистратор. Отдельно «привязывать» человека к кассе не нужно.

Если в магазине несколько касс, каждому компьютеру задают своё рабочее место со своей кассой ККМ. Один и тот же продавец в разные смены может работать за разными кассами — его учётная запись к конкретному аппарату не прикреплена, он просто входит на том рабочем месте, где открыта смена.

Проверяем, что продавец заведён правильно

Прежде чем ставить нового сотрудника за кассу, пройдитесь по короткому списку. Он ловит все типовые промахи до того, как они сорвут продажу.

Если хотя бы один пункт не выполнен — продавец либо не войдёт, либо увидит пустой экран, либо не сможет пробить чек . Самая частая осечка — забытая группа доступа: учётная запись создана, пароль работает, а прав нет.

Как быстро завести много продавцов

Когда открывается магазин и нужно десяток учётных записей, не заводите каждую с нуля.

• 📋 Копирование. Создайте одного продавца-эталон с нужным профилем, выделите его в списке и нажмите Создать копированием (или F9). Новая запись унаследует группу доступа и настройки — останется поменять ФИО, логин и физлицо.
• 👥 Группы доступа. Заводите всех продавцов в одну группу доступа. Тогда права меняются один раз на группу, а не по каждому человеку.
• 🗂️ Физлица заранее. Если кадровик уже внёс сотрудников в справочник физлиц, при создании пользователя просто выбирайте готовую карточку, а не создавайте заново.

Такой подход экономит время и, что важнее, исключает разнобой в правах: все кассиры получают одинаковый набор возможностей.

Частые ошибки при создании продавца

• Создали физлицо, но не создали пользователя. Человек есть в справочнике, но войти в программу не может — учётной записи нет.
• Пользователь есть, но не добавлен в группу доступа. Вход проходит, а формы продажи пустые или программа пишет про нехватку прав.
• Остался флаг «Недействителен» или запрет входа. Частый след от копирования заблокированного сотрудника.
• Логин с пробелами при входе по учётной записи ОС. Имя для входа должно совпадать с учётной записью Windows символ в символ.
• Всем продавцам выдали профиль «Администратор». Удобно сегодня, рискованно завтра: любой сможет менять цены, скидки и настройки касс.
• Ждут поле «Касса» в карточке продавца. Касса закреплена за рабочим местом, а не за человеком — ищите настройку в оборудовании рабочего места.
• Завели продавца, но не настроили оборудование. Логин работает, РМК открывается, а чек не печатается, потому что фискальный регистратор не подключён к рабочему месту.

Частые вопросы