Оформление продажи в 1С: от чека на кассе до закрытия смены

Продажа в розничной торговле оформляется чеком ККМ в рабочем месте кассира — это основной путь для 1С:Розницы и 1С:Управление торговлей. Кассир открывает смену, добавляет товары, выбирает оплату и пробивает чек, который автоматически уходит оператору фискальных данных по 54-ФЗ. В опте или при продаже по договору вместо чека создают документ реализации.

Ниже — порядок действий для 1С 8.3 с интерфейсом «Такси»: как пробить чек на кассе, как оформить продажу документом в полном интерфейсе, как дать скидку, принять смешанную оплату, сделать возврат и корректно закрыть кассовую смену. Точные пункты меню даны для конфигураций 1С:Розница 2.3 и 1С:Управление торговлей 11.

Что подготовить до первой продажи

Пробить чек не получится, пока в базе не настроена связка «организация — касса — ККТ». Это разовая настройка, её делает администратор или главный кассир один раз на рабочее место.

Проверьте, что готово:

• 🏢 Организация заведена в НСИ → Организации (или Главное → Организации), указан режим налогообложения — он печатается в чеке.
• 💵 Касса ККМ создана и привязана к рабочему месту. В ней задан тип подключаемого оборудования и реквизиты фискального накопителя.
• 🖨 Кассовый аппарат (онлайн-ККТ) подключён и прошёл тест связи. Оборудование настраивается в Администрирование → Подключаемое оборудование.
• 📦 Номенклатура со штрихкодами и назначенными ценами — иначе товар придётся искать и вводить цену руками.
• 👤 Кассир заведён как пользователь с правом на РМК, по нему ведётся учёт выручки.

Выбор интерфейса зависит от роли. Кассиру нужен упрощённый экран — рабочее место кассира (РМК), где всё подчинено скорости пробития. Бухгалтеру или оператору, который оформляет продажи документами и смотрит отчёты, нужен полный интерфейс конфигурации.

Как пробить чек в рабочем месте кассира

Рабочее место кассира открывается из раздела Продажи → РМК (рабочее место кассира). Экран РМК почти не содержит меню — только поле товаров, итог и кнопки оплаты, рассчитанные на работу со сканером и горячими клавишами.

Порядок пробития чека:

1. Откройте смену. Если смена ещё не открыта, РМК предложит кнопку Открыть смену. Пока смена закрыта, пробить чек нельзя.
2. Добавьте товары. Отсканируйте штрихкод — строка добавится сама. Без сканера нажмите Подбор и найдите позицию по наименованию или артикулу.
3. Укажите количество. По умолчанию подставляется 1. Для весового или штучного товара количество правится прямо в строке.
4. Проверьте итог. Сумма чека и число позиций видны внизу экрана. Здесь же — скидки, если они сработали.
5. Выберите оплату — кнопка Наличные или Банковская карта. Для наличных введите полученную сумму, 1С посчитает сдачу.
6. Пробейте чек. Нажмите Пробить чек (обычно клавиша Enter). ККТ напечатает фискальный чек и передаст его ОФД.

После печати чек закрывается, экран очищается — можно обслуживать следующего покупателя. Данные о продаже сохраняются в базе как документ Чек ККМ.

Если у покупателя нужен электронный чек, до оплаты впишите его телефон или e-mail в соответствующее поле РМК — чек уйдёт в СМС или на почту вместо бумажного (или вместе с ним).

Оформление продажи документом в полном интерфейсе

Когда продажа идёт не через кассу «в розницу», а по договору, с отсрочкой или юрлицу, её оформляют документом. Способ зависит от типа продажи.

Розничная выручка за смену. Все чеки, пробитые за день, сворачиваются в один документ Отчёт о розничных продажах. Он формируется автоматически при закрытии смены и лежит в Продажи → Отчёты о розничных продажах. Руками его обычно не создают.

Продажа конкретному покупателю. Здесь нужен документ реализации:

• В 1С:Управление торговлей — Продажи → Документы продажи (все) → кнопка Создать → Реализация товаров и услуг.
• В 1С:Бухгалтерии — Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).

В шапке документа укажите:

Дальше в табличной части добавьте номенклатуру, количество и цену, затем нажмите Провести. Проведённый документ спишет товар со склада и сформирует задолженность покупателя. Печатные формы — накладная ТОРГ-12, УПД, счёт-фактура — доступны по кнопке Печать.

Цены, скидки и способы оплаты в чеке

Цена в чеке подставляется автоматически из цены, назначенной номенклатуре. В 1С:Рознице и УТ действующие цены задаются в разделе Маркетинг (установка и изменение цен). Если цена не подставилась — значит, по этому товару её не назначили или не провели документ установки цен.

Скидки бывают двух видов:

• 🔖 Автоматические — срабатывают по условиям маркетинговой акции (сумма чека, количество, дисконтная карта). Настраиваются заранее в разделе Маркетинг, кассир на них не влияет.
• ✋ Ручные — кассир назначает скидку на позицию или весь чек, если у него есть такое право. Право на ручную скидку и её предел задаёт администратор.

Способы оплаты в чеке можно комбинировать — это смешанная оплата:

• Наличные.
• Банковская карта (эквайринг).
• Подарочный сертификат.
• Списание бонусов, если подключена программа лояльности.

Чтобы разбить оплату, нажмите нужные кнопки по очереди: например, сначала Банковская карта на часть суммы, затем Наличные на остаток. 1С контролирует, чтобы сумма всех видов оплаты сошлась с итогом чека, и только тогда даёт пробить чек.

Продажа маркированных и алкогольных товаров

Для части товаров обычного сканирования штрихкода мало — кассу обязывают проверить и передать специальный код. Это не настройка «для галочки»: без неё продажа блокируется прямо в чеке.

Маркированные товары (обувь, табак, упакованная вода, молочная продукция, парфюмерия и другие категории из системы «Честный знак»):

1. Отсканируйте код маркировки DataMatrix — длинный квадратный код на упаковке, а не обычный штрихкод.
2. 1С проверит код и подставит товар в чек. Если код повреждён или уже выведен из оборота, касса предупредит и не даст пробить позицию.
3. При пробитии чека код маркировки уходит ОФД, а оттуда — в государственную систему Честный знак (ГИС МТ), где товар выводится из оборота.

Алкогольная продукция продаётся через подтверждение в ЕГАИС:

• 🍷 Касса сканирует акцизную (федеральную специальную) марку на бутылке.
• 📡 Чек с данными ЕГАИС уходит в систему учёта оборота алкоголя, на бумажном чеке печатается QR-код для проверки покупателем.
• ⏰ Касса контролирует время и дату: в часы запрета розничной продажи алкоголя пробить такую позицию она не даст.

Если точка торгует и обычными, и маркированными, и подакцизными товарами, РМК обрабатывает это в одном чеке — кассиру достаточно сканировать нужный код, а подстановку и контроль 1С берёт на себя.

Как оформить возврат и исправить ошибку в продаже

Возврат зависит от того, когда покупатель вернул товар — в день покупки или позже.

Несколько правил, которые экономят время кассира:

• 🔁 Возврат всегда «цепляется» к исходному чеку. Подбирайте чек-основание, а не создавайте возврат «с нуля» — так в учёте правильно отразятся и товар, и НДС.
• 💳 Способ возврата повторяет способ оплаты. Платили картой — возвращаем на карту через эквайринг; платили наличными — выдаём из денежного ящика.
• 📄 По 54-ФЗ чек возврата тоже фискальный. Он так же уходит ОФД с признаком расчёта «возврат прихода».

Ошибка в уже пробитом чеке (не тот товар, лишняя позиция) исправляется не правкой, а чеком возврата на ошибочную продажу и, при необходимости, новым корректным чеком. Редактировать проведённый фискальный чек в базе нельзя.

Если ошибка в документе реализации полного интерфейса и он ещё не оплачен и не отгружен фактически — его можно распровести кнопкой Ещё → Отмена проведения, поправить и провести заново.

Закрытие кассовой смены и кассовая дисциплина

В конце рабочего дня смену нужно закрыть — иначе на следующий день новые чеки пробить не получится, а выручка не попадёт в учёт корректно.

Закрытие смены делается из РМК или из раздела Продажи:

1. Выйдите из режима продаж в РМК и нажмите Закрытие смены.
2. 1С сформирует отчёт о закрытии смены (Z-отчёт) на ККТ — он обнулит сменные счётчики и передаст итог ОФД.
3. Параллельно создастся документ Отчёт о розничных продажах — свёртка всех чеков смены для учёта.
4. Оформите выемку (инкассацию) наличных, если забираете деньги из ящика в кассу предприятия.

Смена не закроется, если есть расхождение между фактическими наличными в ящике и суммой по чекам — сначала найдите причину (неучтённая выемка, ошибочный размен, невыданная сдача).

Кассовая дисциплина держится на двух документах: приходный кассовый ордер на поступление выручки в кассу предприятия и расходный на выдачу размена или возврат. В 1С:Бухгалтерии они формируются по отчёту о розничных продажах. Лимит остатка кассы субъекты малого предпринимательства и ИП вправе не устанавливать — но если лимит задан, превышение сверх него нужно сдавать в банк.

Частые вопросы по оформлению продажи