Договор, письмо или акт сверки контрагенту по ЭДО прямо из 1С

Произвольный документ ЭДО в 1С создают в рабочем месте Текущие дела ЭДО: в БП 3.0 и УТ 11 оно открывается из раздела Продажи → Сервис. Там выбирают организацию и контрагента, прикладывают файл (договор, письмо, скан, PDF), пишут сопроводительный текст, подписывают квалифицированной подписью и отправляют. Если контрагент должен поставить ответную подпись, это отмечают флажком при создании.

Частое заблуждение — что так можно отправить что угодно, включая счёт-фактуру в PDF. Нельзя: для счетов-фактур и УПД есть форматы ФНС, и только формализованный файл примет налоговая. Произвольный документ нужен для всего, у чего утверждённого формата нет: договоров, дополнительных соглашений, писем, претензий, актов сверки в виде файла.

Что подготовить до создания произвольного документа ЭДО

Механизм обмена в 1С — встроенная библиотека электронных документов. Она одинаково устроена в БП 3.0, УТ 11, КА и ERP, отличаются только разделы, откуда открываются формы. Отдельной обработки или расширения ставить не нужно.

Перед первой отправкой проверьте четыре вещи:

• 🔑 Сертификат КЭП сотрудника, который подписывает, установлен на компьютере, программа криптографии (КриптоПро CSP или ViPNet CSP) работает.
• 🏢 Учётная запись ЭДО организации подключена к оператору. Без неё кнопка отправки неактивна.
• 🤝 Контрагент подключён: приглашение к обмену принято, связь активна.
• 📄 Файл готов и проверен: подписанный документ исправить нельзя, можно только отправить новый.

Какие документы отправлять произвольными, а какие нет

Если контрагент не умеет принимать формализованный акт, его можно отправить произвольным PDF. Но в учёт получателя он не загрузится — бухгалтеру придётся вводить документ вручную.

Про подпись. Счета-фактуры подписывают только квалифицированной подписью. Для первички и договоров стороны вправе договориться и о неквалифицированной подписи, но в 1С на практике используют ту же КЭП, что и для остальных документов. Если документ подписывает не руководитель, а сотрудник по доверенности, понадобится машиночитаемая доверенность (МЧД) по формату ФНС.

Подключение 1С к оператору ЭДО

Если организация уже обменивается УПД, этот шаг пропустите: произвольные документы идут по тому же каналу.

Настройка подписи

1. Откройте Администрирование → Обмен электронными документами.
2. Перейдите в настройки электронной подписи и шифрования.
3. На вкладке сертификатов добавьте сертификат из установленных на компьютере.
4. Нажмите проверку сертификата: программа подпишет тестовые данные и покажет результат по каждому пункту.

Если проверка падает на шаге подписи, причина почти всегда вне 1С: не установлен корневой сертификат удостоверяющего центра, истекла лицензия КриптоПро или токен не вставлен.

Учётная запись ЭДО

1. В том же разделе Администрирование → Обмен электронными документами включите флажок обмена с контрагентами, если он снят.
2. Откройте список учётных записей ЭДО и запустите подключение.
3. Выберите оператора: сервис 1С-ЭДО или оператора, с которым у вас уже есть договор (Такском, Тензор, СКБ Контур и другие).
4. Укажите сертификат и дождитесь, пока программа зарегистрирует учётную запись и присвоит идентификатор участника.

Входящие документы у большинства операторов бесплатны, исходящие оплачиваются по тарифу. У пользователей ИТС часть исходящих пакетов часто уже включена в договор поддержки — уточните у обслуживающей фирмы, прежде чем покупать тариф.

Приглашение контрагента

Отправить документ можно только тому, с кем установлена связь. Откройте карточку контрагента или список приглашений в Текущих делах ЭДО и отправьте приглашение по ИНН и КПП. Если контрагент работает у другого оператора, нужен роуминг: обычно его настраивают сами операторы по заявке.

Пока контрагент не принял приглашение, произвольный документ ему не уйдёт.

Шаблон произвольного документа: как не начинать каждый раз с нуля

Отдельного конструктора шаблонов для произвольных документов в типовой 1С нет. Документ состоит из трёх частей, и шаблонизировать имеет смысл каждую:

Самый быстрый приём — копирование. Найдите в архиве ЭДО ранее отправленный произвольный документ нужного вида, скопируйте его и замените вложение. Контрагент, тип и текст сохранятся, останется поправить реквизиты.

Второй приём — печатная форма самой 1С. Акт сверки, счёт или любой отчёт можно сохранить из формы печати в PDF и приложить к произвольному документу. Это удобно, когда контрагент просит «скан» документа, у которого нет формата ФНС.

Тип документа и связь с договором: регистрация в программе

Произвольный документ в 1С — это не просто письмо с файлом. Это объект информационной базы со своими реквизитами, по которым его потом находят и связывают с учётом.

На что смотреть при заполнении:

• 📌 Тип документа. Список зависит от релиза библиотеки ЭДО. Выбирайте самый близкий по смыслу: договор, письмо, прочее. От типа зависит, как документ увидит получатель в своей программе.
• 📌 Договор с контрагентом. Если поле есть, заполните его. Тогда документ найдётся из карточки договора, а не только из общего архива.
• 📌 Ответная подпись. Флажок, который просит контрагента подписать документ со своей стороны. Без него получатель только примет файл.

Отдельно регистрировать вид документа в настройках обмена с контрагентом не нужно. Настройки отправки по видам касаются формализованных документов (УПД, акты, накладные). Произвольный документ отправляется любому подключённому контрагенту.

Как создать произвольный документ ЭДО в 1С и заполнить его

Пошагово на примере БП 3.0. В УТ 11 и КА путь тот же, через раздел Продажи.

1. Откройте Продажи → Сервис → Текущие дела ЭДО.
2. В командной панели нажмите кнопку создания и выберите Произвольный документ. Если кнопки нет, откройте список произвольных документов через поиск по разделам (иконка лупы в шапке программы) по слову «произвольный».
3. Укажите Организацию, если их в базе несколько.
4. Выберите Контрагента. В списке окажутся только те, с кем есть действующая связь по ЭДО.
5. Заполните Тип документа и, если есть поле, договор.
6. Впишите текст — тему и сопроводительные строки. Получатель увидит их рядом с файлом.
7. Приложите файлы через команду добавления вложения. Можно несколько: договор и приложения к нему.
8. Если нужна подпись контрагента — поставьте флажок ответной подписи.
9. Запишите документ.

Пример. Нужно отправить ООО «Север» дополнительное соглашение о смене цен с 1 числа следующего месяца. Тип — договор, договор — «Поставка № 15», текст — «Дополнительное соглашение № 3 к договору поставки № 15, просим подписать». Вложение — ДС-3_Север.pdf. Флажок ответной подписи включён: без подписи покупателя соглашение не вступит в силу.

Проверьте вложение до подписи: подписанный файл заменить нельзя. Если приложили не тот документ и уже подписали, придётся отправлять новый, а старый аннулировать или отозвать.

Подписание и отправка произвольного документа

Когда документ записан, подпишите и отправьте его.

1. В форме документа или в Текущих делах ЭДО нажмите команду подписания и отправки.
2. Выберите сертификат, если их несколько, и введите PIN-код токена или пароль контейнера.
3. Программа подпишет вложения и передаст пакет оператору.

Если в базе настроено разделение ролей (бухгалтер готовит, руководитель подписывает), документ после записи попадает в очередь на подпись. Руководитель открывает Текущие дела ЭДО, видит документы в разделе на подписание и подписывает их пакетом.

Что происходит после отправки

Состояние документа видно в форме и в списке архива ЭДО. Двигается оно по мере ответа оператора и контрагента:

• 📤 пакет передан оператору;
• 📬 оператор доставил документ получателю;
• ✍️ получатель подписал документ (если запрашивалась ответная подпись) или отказал в подписи с комментарием.

Ответы от оператора приходят при обмене. Он запускается кнопкой отправки и получения в Текущих делах ЭДО или автоматически по расписанию, если оно включено. Если состояние «застряло», сначала нажмите обмен вручную: часто ответ уже пришёл, но база его не загрузила.

Подписанный обеими сторонами документ хранится в базе вместе с файлами подписей. Его можно выгрузить на диск пакетом с подписями — так он понадобится при проверке или в суде.

Автоматизация отправки произвольных документов

Типовая 1С не формирует произвольные документы сама по событию. Но рутину можно сократить.

Обмен по расписанию. В настройках ЭДО включите регламентное задание обмена. Тогда статусы и входящие будут обновляться без ручного нажатия. В файловой базе задания выполняются, только пока кто-то из пользователей работает в программе.

Пакетное подписание. В Текущих делах ЭДО можно выделить несколько документов и подписать их за один ввод PIN-кода. Это удобно, когда готовите рассылку писем или актов сверки нескольким контрагентам.

Доработка программистом. Если произвольных документов десятки в день (например, рассылка уведомлений всем покупателям), разработчик может написать обработку, которая создаёт их программно через библиотеку ЭДО. Делайте это в расширении конфигурации, а не правкой типовой: иначе обновления станут болезненными.

Связка с документооборотом. Если договоры согласуются в 1С:Документообороте, отправлять их удобнее оттуда: согласованная версия уходит контрагенту без повторной загрузки файла.

Частые сбои при отправке и что с ними делать

Отдельно про размер. Сканы в высоком разрешении на десятки страниц иногда отклоняются оператором или долго передаются. Сжимайте PDF и сканируйте договор в оттенках серого — для юридической силы цвет не важен.

Частые вопросы