Оформляем поступление товаров и услуг (ПТУ) в 1С:Бухгалтерии

ПТУ в 1С — это документ «Поступление (акт, накладная, УПД)», которым приходуют товары, материалы и услуги от поставщика. Чтобы создать ПТУ, зайдите в раздел Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и нажмите Поступление. Старое название документа — «Поступление товаров и услуг», отсюда и привычная аббревиатура.

Документ закрывает сразу две задачи: ставит ценности на учёт и фиксирует входной НДС к вычету. Ниже — как правильно выбрать вид операции, заполнить табличную часть и счета учёта, какие проводки получатся и как зарегистрировать счёт-фактуру.

Где лежит документ и какой вид операции выбрать

В 1С:Бухгалтерии 3.0 путь один: Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). В 1С:Управление торговлей 11 аналог называется «Приобретение товаров и услуг» и создаётся из раздела Закупки.

При нажатии кнопки Поступление программа предложит выбрать вид операции. От него зависит набор колонок в табличной части и счета учёта по умолчанию:

• 📦 Товары (накладная, УПД) — покупка товаров для перепродажи или в розницу.
• 🔧 Услуги (акт, УПД) — аренда, транспорт, связь, подрядные работы.
• 🧾 Товары, услуги, комиссия — универсальный вид: в одном документе и товары, и услуги, и несколько вкладок.
• 🏭 Материалы на переработку, Оборудование, Объекты строительства — специальные случаи.

Если в одной накладной и товар, и доставка отдельной строкой — берите вид Товары, услуги, комиссия: у него есть отдельные вкладки Товары и Услуги.

Документ можно создать не только с нуля. Если закупка шла по заказу поставщику, откройте заказ и нажмите Создать на основании → Поступление (акт, накладная, УПД) — табличная часть заполнится из заказа, останется сверить количество и цены с фактической накладной. Так меньше ручного ввода и ниже риск опечатки.

Что проверить в справочниках до создания ПТУ

Половина ошибок в поступлении возникает из-за незаполненных справочников. Перед вводом документа убедитесь, что готово всё необходимое.

Особое внимание — карточке номенклатуры. У позиции должен быть правильно указан вид: Товар требует склад и количество, Услуга — нет. Если завести услугу как товар, 1С будет ждать от неё складской учёт, и документ не проведётся так, как нужно. Ставку НДС в карточке тоже проверяйте заранее — она подставляется в табличную часть автоматически.

Отдельно про договор: у него должен стоять тип С поставщиком. Если по ошибке указан С покупателем, документ поступления этот договор просто не покажет в списке выбора.

Проверьте ставку НДС в карточке номенклатуры до проведения — если там стоит «Без НДС», а в накладной НДС выделен, суммы и проводки разойдутся.

Заполнение шапки и табличной части

Создав документ, заполняйте его сверху вниз.

1. Дата и номер. Дата — это дата перехода ценностей. Номер документа оставьте пустым, 1С присвоит свой; поля Накладная № и от заполните из бумаги поставщика.
2. Контрагент и договор. Выберите поставщика; договор часто подставится сам.
3. Склад. Для товаров укажите склад оприходования.
4. Табличная часть. По кнопке Добавить или Подбор внесите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически.

Кнопка Подбор удобнее ручного добавления, когда позиций много: открывается окно справочника номенклатуры, где можно отбирать товары, сразу задавать количество и видеть остатки. Выбранное переносится в документ одним нажатием Перенести в документ. Для повторяющихся закупок у одного поставщика это ускоряет ввод в разы.

Цену 1С подставит из последнего поступления по этому поставщику или из соглашения, если оно ведётся. Всё равно сверяйте цену с накладной: если поставщик поднял цену, старое значение подтянется автоматически и уйдёт в учёт неверным.

Важный момент — флажок «НДС сверху / НДС в сумме» над таблицей. Он задаёт, выделять налог поверх цены или извлекать его из указанной суммы. Сверьте с тем, как цены приведены в накладной поставщика.

Для импортных товаров заполните колонки Страна происхождения и Номер ГТД (декларация на товары). Если колонок не видно, включите их через кнопку Ещё → Изменить форму либо в настройках учёта — они появляются, когда в базе ведётся партионный учёт импортных товаров.

Поле Счета учёта в каждой строке программа подставляет из настроек, но его стоит контролировать. Нажмите на ссылку со счетами в строке и проверьте значения.

Счёт учёта затрат по услуге (26, 20.01, 44.01) зависит от того, куда относится расход, — это определяете вы, а не программа.

Проведение документа и какие проводки формируются

После заполнения нажмите Провести. 1С сформирует движения по счетам. Посмотреть их можно по кнопке Дт/Кт (показать проводки).

Разберём, что означает каждая проводка. Запись Дт 41.01 Кт 60.01 ставит товар на баланс и одновременно формирует долг перед поставщиком на счёте расчётов 60.01. Входной НДС по накладной не включается в стоимость товара, а собирается отдельно на счёте 19.03 (для услуг — 19.04) — это будущий вычет.

Если поставщику раньше платили аванс, к этим проводкам добавится зачёт Дт 60.01 Кт 60.02. Он появляется автоматически — способ зачёта берётся из договора (Автоматически, По документу или Не зачитывать). По умолчанию стоит автоматический зачёт, и отдельного документа для него не нужно: программа сама найдёт незачтённый аванс по тому же договору.

Налог на счёте 19 висит до тех пор, пока вы не примете его к вычету. Вычет возникает после регистрации счёта-фактуры и формирует проводку Дт 68.02 Кт 19.03, после чего сумма попадает в книгу покупок (НК РФ, ст. 171–172). Пока счёт-фактуры нет, остаток на счёте 19 — нормальная ситуация, но к концу квартала его стоит закрыть.

Регистрация счёта-фактуры и печатные формы

Внизу документа есть строка Счёт-фактура. Впишите номер и дату из счёта-фактуры поставщика и нажмите Зарегистрировать. Программа создаст документ «Счёт-фактура полученный» и сформирует проводку принятия НДС к вычету — Дт 68.02 Кт 19.03 (19.04).

Печатные формы вызываются кнопкой Печать в верхней командной панели. Набор зависит от вида операции:

• для товаров — ТОРГ-12, М-15, приходный ордер М-4;
• для услуг — Акт;
• универсально — Универсальный передаточный документ (УПД).

Печать нужна, когда поставщик прислал неоформленный документ или бумагу потеряли, — 1С напечатает корректную форму по своим данным. УПД — это объединённая форма: один бланк заменяет и накладную, и счёт-фактуру. Статус УПД «1» означает, что документ выполняет обе функции (отгрузка + счёт-фактура), статус «2» — только первичный документ без НДС-части. От статуса зависит, нужен ли отдельный счёт-фактура.

Поступление через ЭДО: документ создаётся сам

Если вы подключены к электронному документообороту, входящие накладные и УПД приходят в раздел Покупки → Текущие дела ЭДО. Открыв входящий документ, нажмите Создать документы учёта — 1С сама сформирует ПТУ с заполненной табличной частью и реквизитами счёта-фактуры.

После автозаполнения всё равно проверьте счета учёта и сопоставление номенклатуры: в первый раз 1С спросит, какой позиции вашего справочника соответствует номенклатура поставщика, и запомнит сопоставление на будущее.

Счёт-фактуру в документах, пришедших по ЭДО, регистрировать вручную не нужно — он уже подписан квалифицированной электронной подписью и подтягивается автоматически. Напомним: для счетов-фактур квалифицированная подпись обязательна, тогда как обычную первичку (накладную, акт) стороны по соглашению могут подписывать и неквалифицированной подписью.

Электронное поступление удобно ещё и тем, что исключает расхождения сумм: данные переносятся из файла поставщика, а не вбиваются руками. Если позиция поставщика не сопоставлена с вашей номенклатурой, 1С подсветит её и предложит создать новую карточку или привязать к существующей — сопоставление сохранится и в следующий раз сработает само.

Как проверить поступление и внести исправления

После проведения стоит убедиться, что документ отразился правильно. Для этого хватает двух-трёх стандартных отчётов из раздела Отчёты.

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 — показывает задолженность перед поставщиком. Если видите остаток не там, где ждёте, проверьте договор и зачёт аванса.
• ОСВ по счёту 41 (или 10) — остатки оприходованных товаров и материалов по складам.
• ОСВ по счёту 19 — «зависший» входной НДС. Ненулевой остаток говорит, что счёт-фактура не зарегистрирован.
• Книга покупок (Отчёты → НДС) — сюда вычет попадает после регистрации счёта-фактуры.

Если в проведённом ПТУ нашли ошибку в цене или количестве, не правьте его задним числом, когда период уже закрыт или данные попали в сданную декларацию. В таких случаях вводят документ «Корректировка поступления» на основании исходного ПТУ:

1. Откройте исходный документ и нажмите Создать на основании → Корректировка поступления.
2. Выберите вид операции: Исправление в первичных документах (техническая ошибка) или Корректировка по согласованию сторон (стороны договорились изменить цену).
3. Укажите новые значения — программа сформирует корректирующие проводки и запись в дополнительном листе книги покупок.

Частые ошибки при вводе ПТУ и как их поправить

Ещё одна типичная ситуация — дата поступления раньше даты последнего закрытия периода. Если период закрыт, 1С выдаст предупреждение и не даст провести документ задним числом без снятия запрета редактирования в настройках. Снимать запрет ради одной накладной рискованно: пересчёт заденет уже закрытый месяц. Правильнее провести документ текущей датой или оформить корректировку.

Отдельно стоит следить за дублями. Если накладную завели и вручную, и повторно приняли по ЭДО, в учёте окажутся два одинаковых поступления и задвоенный долг перед поставщиком. Перед созданием документа загляните в список поступлений по этому контрагенту за период — бывает, что нужный документ уже создан автоматически.

Частые вопросы