Путевой лист в 1С: от справочника машин до закрытия месяца

Путевой лист как отдельный документ есть в отраслевых решениях, прежде всего в 1С:Управление автотранспортом (УАТ). Там его создают из журнала путевых листов кнопкой Создать: выбирают машину и водителя, ставят даты выезда и возврата, показания одометра и остатки топлива. После рейса документ закрывают, и программа считает расход ГСМ по нормам.

В типовой 1С:Бухгалтерии 3.0 документа «Путевой лист» нет. Бумажный или электронный путевой лист оформляют вне программы, а в 1С по его данным списывают топливо документом Склад → Требования-накладные. Ниже оба варианта: полный цикл в УАТ и учёт ГСМ по путевым листам в Бухгалтерии.

Что подготовить в 1С до первого путевого листа

Путевой лист собирается из справочников. Если они пустые, документ не заполнится, а расчёт топлива выдаст ноль. Начните с них.

Справочники, без которых не обойтись

• 🚚 Транспортные средства. Гос. номер, модель, гаражный номер, вид топлива, ёмкость бака. Для каждой машины задаётся базовая норма расхода.
• 👤 Водители. Сотрудник с данными водительского удостоверения: номер, категории, срок действия. Программа подставит их в печатную форму.
• ⛽ Виды топлива (ГСМ). АИ-92, АИ-95, ДТ, газ. Вид топлива связан с номенклатурой, чтобы списание шло по складу.
• 📏 Нормы расхода. Базовая линейная норма на 100 км и надбавки: зимняя, городская, на работу кондиционера, на перевозку груза.
• 🗺️ Маршруты и заказчики. Нужны, если путевой лист заполняют по заявкам и потом выставляют счета за перевозки.
• 🏢 Организация и подразделения. Владелец машин, гараж (место стоянки), ответственные за выпуск на линию.

Настройки учёта

Перед стартом проверьте три вещи:

1. Как вести остатки топлива: в баке машины или на складе. От этого зависит, что будет основанием для списания.
2. Какие сезонные периоды действуют для зимней надбавки и в каком размере. Их устанавливают приказом руководителя.
3. Нумерацию путевых листов. Номер должен быть уникальным в пределах организации, иначе при проверке возникнут вопросы.

Как создать путевой лист в 1С: новый документ в журнале

В УАТ путевые листы живут в отдельном журнале одноимённого раздела. Документ проходит два этапа: выписку перед выездом и закрытие после возвращения машины.

Выписка перед рейсом

1. Откройте журнал путевых листов и нажмите Создать.
2. Выберите организацию, если в базе их несколько.
3. Укажите машину. Модель, гос. номер и прицепы, закреплённые за ней, подтянутся из карточки.
4. Укажите водителя. Если за машиной закреплён основной водитель, он подставится сам.
5. Поставьте плановые дату и время выезда и возврата.
6. Внесите показание одометра при выезде и остаток топлива в баке.
7. Сохраните документ и распечатайте бланк для водителя.

Если машина выходит на линию каждый день, удобнее копировать вчерашний путевой лист. Даты, одометр и остаток при этом нужно поменять: программа предложит значения из последнего закрытого документа.

Закрытие после возвращения

1. Откройте выписанный путевой лист.
2. Внесите фактическое время возврата и показание одометра.
3. Заполните заправки в рейсе: литры, вид топлива, способ оплаты (талоны, топливная карта, наличные).
4. Добавьте выполненные задания: адреса, груз, тонны, часы работы.
5. Проверьте рассчитанный расход по норме и фактический остаток в баке.
6. Закройте документ и проведите его.

Машина, водитель и срок действия путевого листа

Шапка документа отвечает на вопросы: чья машина, кто за рулём и на какой период выдан лист.

Обязательные сведения

По приказу Минтранса № 390 в путевом листе должны быть:

• 📄 наименование и номер путевого листа;
• 📅 срок действия: один день, рейс или несколько дней, если поездка длится дольше смены;
• 🏢 сведения о собственнике или владельце машины;
• 🚚 сведения о транспортном средстве: тип, модель, гос. номер;
• 👤 сведения о водителе;
• 🩺 отметки о предрейсовом и послерейсовом медосмотре водителя;
• 🔧 отметка о предрейсовом контроле технического состояния;
• 📏 показания одометра с датой и временем при выезде и возвращении.

Если поле есть в форме 1С, но не заполнено, печатная форма выйдет с пустой строкой. Проверяйте медосмотр и техконтроль: эти отметки ставят медработник и механик, а не бухгалтер задним числом.

Срок действия: день или несколько

Лист можно выписать на смену или на рейс. На несколько дней его оформляют, когда водитель уезжает в командировку и не возвращается в гараж каждый вечер. В 1С это отражается датами выезда и возврата. Расход и пробег считаются за весь период сразу.

Прицепы и сменные водители

Прицеп или полуприцеп указывают отдельной строкой: на него могут действовать свои надбавки к норме. Если машина работает в две смены, на каждую смену выписывают свой путевой лист со своим водителем.

Пробег, задания и расход топлива

Основная работа бухгалтера и диспетчера — нижняя часть документа: что сделала машина и сколько топлива на это ушло.

Как программа считает норму

Базовая формула для легкового автомобиля по АМ-23-р:

Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D)
Qн — нормативный расход, л
Hs — базовая норма, л/100 км
S  — пробег, км
D  — суммарная надбавка, %

Пример. Базовая норма 10 л/100 км, пробег 250 км, зимняя надбавка 10%. Расход: 0,01 × 10 × 250 × 1,1 = 27,5 л.

Для грузовых машин к расходу на пробег добавляют норму на транспортную работу (на каждые 100 тонно-километров). Поэтому в заданиях грузового путевого листа обязательно указывают массу груза и расстояние.

Остатки топлива в баке

Остаток при возврате считают так: остаток при выезде + заправки − расход.

Если водитель называет фактический остаток, а он расходится с расчётным, появляется экономия или перерасход. Перерасход сверх нормы в налоговом учёте придётся обосновать, иначе его не примут в расходы.

Заправки по топливным картам

Заправки по картам можно загружать из отчёта эмитента, а не вводить вручную. В УАТ для этого есть загрузка данных по топливным картам. После загрузки каждая заправка привязывается к машине и попадает в путевой лист по дате и номеру карты.

Формы путевых листов: какую выбрать

Унифицированные формы обязательными не являются: организация вправе утвердить свою форму, если в ней есть все сведения из приказа № 390. На практике в 1С чаще печатают привычные унифицированные формы Госкомстата: они уже содержат нужные строки.

Форму выбирают в настройках печати или прямо при печати документа. Если нужна своя форма, её добавляют как внешнюю печатную форму или через расширение конфигурации . Тогда при обновлении программы доработка не слетит.

Путевые листы и ГСМ в 1С:Бухгалтерии 3.0

Если отраслевого решения нет, путевой лист остаётся бумажным, а учёт топлива ведут обычными складскими документами.

Поступление топлива

Топливо по накладной АЗС или по отчёту эмитента карты приходуют документом Покупки → Поступление (акты, накладные). Номенклатура — бензин или дизель, счёт учёта 10.03 «Топливо».

Дт 10.03  Кт 60.01 — топливо без НДС
Дт 19.03  Кт 60.01 — НДС
Дт 68.02  Кт 19.03 — НДС к вычету (по счёту-фактуре)

Если по топливной карте платят авансом, предоплата сидит на 60.02 и зачитывается при поступлении.

Списание по путевым листам

1. Соберите путевые листы за период: за день, неделю или месяц.
2. Посчитайте расход по нормам для каждой машины.
3. Создайте Склад → Требования-накладные, кнопка Создать.
4. Укажите склад, с которого списываете топливо. Часто под каждую машину заводят свой склад, чтобы видеть остаток в баке.
5. В табличной части — вид топлива и литры по нормам.
6. На закладке счетов затрат — 26 (управленческие машины), 44 (торговля, доставка), 20 (производство).
7. Проведите документ.

Дт 26 (44, 20)  Кт 10.03 — списан бензин по путевым листам

В комментарии к требованию-накладной укажите номера и даты путевых листов. При проверке это главный аргумент обоснованности расходов.

Проведение документа и закрытие месяца

Проведённый путевой лист в УАТ делает движения по пробегу машины, остаткам топлива в баке и выработке водителя. В бухгалтерию результат уходит итоговым списанием ГСМ.

Что сделать в конце месяца

• ✅ Закрыть все выписанные за месяц путевые листы. Открытый лист — несписанное топливо.
• ✅ Сверить заправки по картам с отчётом эмитента. Лишняя или пропущенная заправка сразу видна по разнице литров.
• ✅ Проверить остатки в баках на последний день. Они переходят на следующий месяц и должны совпасть с одометром и выездом 1-го числа.
• ✅ Передать списание ГСМ в Бухгалтерию: синхронизацией или требованием-накладной вручную.
• ✅ Сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счёту 10.03 с разбивкой по складам или машинам. Отрицательных остатков быть не должно.

После этого выполняют обычное закрытие месяца в Бухгалтерии: Операции → Закрытие месяца. Списанное топливо попадёт в себестоимость или расходы на продажу по счету затрат.

Если нужно исправить закрытый период

Путевой лист, проведённый в закрытом периоде, лучше не перепроводить. Исправьте ошибку документом текущего месяца: доначислите или сторнируйте списание. Если без правки старого листа не обойтись, после неё перезапустите закрытие месяца за тот период.

Частые вопросы