Создание начислений и расчёт зарплаты в 1С:ЗУП

«Создать расчёт» в 1С — это не одна кнопка. Сумма в расчётном листке собирается из видов начислений: оклад, премия, отпускные, доплаты. Сначала настраивают эти виды расчёта, затем документ Начисление зарплаты и взносов подхватывает их и считает к выплате.

Если вы хотите создать разовый расчёт (премию, доплату), документ ищут в разделе Зарплата. Если нужен новый вид начисления под свою задачу — в разделе Настройка → Начисления. Ниже — где что лежит, какими документами создавать расчёт в 1С:ЗУП 3.1 и как проверить итог.

Пути даны для 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (интерфейс «Такси»). В 1С:Бухгалтерии 3.0 блок зарплаты упрощён: виды начислений там тоже есть, но средний заработок и сложные надбавки полноценно считает именно ЗУП.

С чего начать: справочники и настройки учёта

Перед первым расчётом в базе должны быть заполнены три вещи, иначе документ начисления выдаст пустые или неверные суммы.

• 🏢 Организация. Настройка → Организации — реквизиты, учётная политика по зарплате, районный коэффициент, если он есть.
• 👤 Сотрудники с приёмом на работу. Без кадрового документа Приём на работу у человека нет планового оклада, и считать будет нечего.
• ⚙️ Состав начислений и удержаний. Настройка → Расчёт зарплаты — здесь включают, что вообще используется: премии, разовые начисления, доплаты, сверхурочные.

Именно последний пункт чаще всего тормозит новичков. Если в настройках расчёта зарплаты не отмечено использование премий или разовых начислений, соответствующих документов в меню Зарплата просто не будет — и кажется, что их «нет в программе».

Отдельно про остатки. Если вы переходите на 1С с середины года, без данных за предыдущие месяцы программа не сможет корректно рассчитать средний заработок для отпуска или больничного. Данные вводят документом переноса или вручную по каждому сотруднику.

Виды расчёта: как настроить начисления под свои задачи

Вид расчёта в ЗУП 3.1 — это элемент справочника Настройка → Начисления. Он описывает, что начисляется, по какой формуле и как облагается налогами.

Чтобы создать новое начисление, откройте справочник и нажмите Создать. Ключевые поля карточки:

1. Назначение начисления — выбираете из списка (повременная оплата, премия, доплата, прочие начисления). От назначения зависит поведение по умолчанию.
2. Как начисляется — одной суммой, по формуле из показателей или ежемесячно как плановое.
3. Формула — собирается из готовых показателей (Оклад, НормаДней, ОтработаноДней и т. п.). Свои показатели добавляют на соседней вкладке.
4. Налогообложение — здесь указывают, облагается ли сумма НДФЛ (и по какому коду дохода) и страховыми взносами.
5. Вид дохода и бухучёт — счёт и способ отражения в проводках.

Настройка новых видов расчётов нужна под нестандартные выплаты: доплата за наставничество, персональная надбавка, премия по KPI с собственной формулой. Типовые начисления (оклад, отпуск, больничный) уже есть в базе — их создавать не надо, только проверить формулу и обложение.

Разберём на примере. Нужна доплата за наставничество — фиксированные 5000 ₽ в месяц, пока сотрудник ведёт стажёра. Создаёте начисление с назначением «Повременная оплата и надбавки», способ выполнения — ежемесячно, формула — показатель РазмерДоплаты. Сам показатель заводите на вкладке показателей как единое значение, вводимое при назначении. Тогда доплату назначают через кадровый документ на нужный период, и она попадает в расчёт автоматически, пока период действует.

Если выплата зависит от выработки, формулу усложняют: например, Оклад * ПроцентПремии / 100. Показатель ПроцентПремии делают периодическим — значение вводят каждый месяц документом Данные для расчёта зарплаты. Так один вид расчёта обслуживает разные суммы без правки формулы.

Разовые начисления и премии: быстрый расчёт

Когда нужно начислить сумму один раз — премию к празднику, разовую доплату, материальную помощь — отдельный вид расчёта обычно не создают. Для этого есть готовые документы.

Премия. Документ Зарплата → Премии. В шапке выбираете вид премии и месяц, в табличной части — сотрудников и суммы (или процент от базы). Документ сам рассчитает НДФЛ и взносы по настройкам вида премии.

Разовое начисление. Документ Зарплата → Разовые начисления — для выплат, которые не укладываются в премию: разовая надбавка, доплата за совмещение за конкретный период. Если пункта меню нет, включите разовые начисления в Настройка → Расчёт зарплаты.

Материальная помощь. Оформляется тоже разовым начислением с нужным кодом дохода — часть матпомощи не облагается НДФЛ и взносами, и правильный вид начисления это учитывает автоматически. Например, обычная матпомощь не облагается НДФЛ в пределах 4000 ₽ за год, а при рождении ребёнка — в пределах 50 000 ₽. Если выбрать типовой вид начисления для матпомощи, программа применит необлагаемый лимит сама, без ручных расчётов НДФЛ.

Главное отличие от планового начисления: разовое действует только в том месяце, где вы его ввели. Плановое (оклад, ежемесячная надбавка) тянется из кадровых документов каждый месяц само.

Средний заработок: отпускные и командировочные

Отпуск и командировку в 1С не считают вручную — их создают специальными документами, а средний заработок программа исчисляет сама по правилам ст. 139 ТК РФ и Постановления № 922.

Отпуск. Документ Зарплата → Отпуска (в части релизов доступен ещё и из раздела Кадры). Указываете сотрудника и даты — программа подтянет расчётную базу за 12 месяцев, посчитает средний дневной заработок и сумму отпускных.

Командировка. Документ Зарплата → Командировки. За дни командировки сохраняется средний заработок, а не оклад, — это и есть причина, по которой командировку оформляют отдельным документом, а не табелем.

Как программа считает средний:

Проверить, из чего сложился средний, можно прямо в документе — по кнопке с расшифровкой расчёта среднего заработка открывается таблица помесячных сумм и дней.

Короткий пример для понимания логики. Сотрудник уходит в отпуск на 14 дней. За расчётный период (12 месяцев) ему начислили 720 000 ₽, полностью отработаны все месяцы. Среднемесячное число дней — 29,3. Средний дневной заработок: 720 000 ÷ 12 ÷ 29,3 = 2047,78 ₽. Отпускные: 2047,78 × 14 = 28 668,92 ₽. Программа сделает этот расчёт сама, но знать арифметику полезно — чтобы заметить, если цифра в документе выглядит странно.

Если месяц отработан не полностью (были больничный, прошлый отпуск, командировка), число календарных дней в таком месяце программа пересчитает пропорционально отработанному — и средний получится выше, чем при механическом делении. Это нормальное поведение, а не ошибка.

Начисление зарплаты по всей организации сразу

Разовые документы закрывают частные случаи. Основной расчёт за месяц — это массовое создание начислений одним документом.

Откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов, укажите месяц и нажмите Заполнить. Программа подберёт всех сотрудников организации и рассчитает:

• оклад и плановые надбавки по отработанному времени;
• НДФЛ с учётом вычетов;
• страховые взносы по каждому тарифу.

Результат раскладывается по вкладкам: Начисления, НДФЛ, Взносы, Удержания. Это и есть массовый расчёт — не нужно открывать каждого сотрудника по отдельности.

Если на части сотрудников зависят переменные данные (процент премии, количество произведённой продукции, сдельные показатели), их заранее загружают документом Зарплата → Данные для расчёта зарплаты. Тогда при заполнении начисления формулы подставят эти показатели автоматически.

Пересчитать одного человека внутри уже заполненного документа можно кнопкой пересчёта по выделенной строке — удобно, когда правка коснулась одного сотрудника, а не всей организации.

Порядок месячного расчёта на практике выглядит так: сначала проводят все кадровые документы и отсутствия (отпуска, больничные, командировки), затем вводят переменные показатели, и только после этого заполняют основное начисление. Если сделать наоборот — начислить, а потом провести отпуск , — документ придётся перезаполнять, потому что дни и суммы изменятся.

Как проверить расчёт и найти ошибки

Создать расчёт — половина дела. Анализ результатов нужен до того, как вы отправите суммы на выплату.

• 📄 Расчётный листок. Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок — показывает по каждому сотруднику начисления, удержания, НДФЛ и сумму к выплате. Первое, что смотрят после расчёта.
• 📊 Анализ зарплаты по сотрудникам. Сводная картина по организации: кто сколько начислил, где нулевые суммы, где выбросы.
• 🧾 Полный свод начислений, удержаний и выплат. Контроль итогов по видам начислений — удобно сверять фонд оплаты труда помесячно.

Что проверять в первую очередь:

1. Нет ли сотрудников с нулевым или подозрительно малым начислением — частый признак того, что не заполнен оклад или нет данных по отработанному времени.
2. Сошлась ли сумма НДФЛ — расхождение намекает на незаполненный код дохода в каком-то начислении.
3. Совпадает ли база взносов с суммой облагаемых начислений.

Если нашли ошибку в начислении — исправляйте причину (вид расчёта, кадровый документ, показатель), а затем перезаполните Начисление зарплаты и взносов. Править итоговую сумму руками — путь к расхождениям в отчётности.

Частые ошибки при создании расчёта

Эти промахи встречаются при настройке видов расчёта и массовом начислении чаще всего — и все решаются без программиста.

• Начисление не попало в расчёт. Плановую надбавку задают не в документе начисления, а в кадровом документе (приём, кадровый перевод). Нет записи в кадрах — нет суммы в расчёте.
• Сумма есть, а в 6-НДФЛ её нет. В карточке вида начисления не выбран код дохода НДФЛ. Исправьте настройку начисления и перезаполните документ.
• Разовое задвоилось с плановым. Ввели разовую доплату документом и одновременно оставили её в плановых начислениях — сумма начислилась дважды. Держите разовое только в разовом документе.
• Средний занижен. В базе нет данных за прошлые месяцы. Для нового перехода вводят расчётную базу среднего заработка вручную или документом переноса.
• Правка задним числом не пересчиталась. После изменения оклада или показателя прошлым месяцем нужно перезаполнить документ начисления за этот месяц, иначе сумма останется старой.