Учёт расходных материалов в 1С: от карточки до списания

Расходник в 1С — это не отдельный тип объекта, а обычная карточка номенклатуры с видом «Материалы» и счётом учёта 10. Чтобы создать расходный материал, зайдите в Справочники → Номенклатура, нажмите «Создать», выберите вид номенклатуры «Материалы» — счёт 10.01 подставится сам. Дальше материал приходуют документом поступления и списывают требованием-накладной.

Ниже — весь цикл: как отделить расходники от товаров, как подготовить справочник, завести карточку, принять на склад, списать в затраты и проверить остаток. Примеры даю на 1С:Бухгалтерии 3.0 (интерфейс «Такси»); где путь в учётной конфигурации для склада и торговли отличается, отмечаю отдельно.

Расходник или товар: какой вид номенклатуры и счёт выбрать

Главная развилка возникает в первой же карточке. От вида номенклатуры зависит счёт учёта, а значит — и все проводки.

• 📦 Товары — то, что куплено для перепродажи. Счёт 41, при продаже списывается в себестоимость.
• 🔧 Материалы (расходники) — то, что организация тратит на собственные нужды: канцелярия, картриджи, бумага, хозтовары, запчасти, упаковка. Счёт 10, при списании уходит в затраты (20, 25, 26, 44).

Критерий простой: если предмет будет перепродан — это товар; если израсходован внутри компании — материал. Один и тот же картридж у торговца оргтехникой лежит на 41, а у бухгалтерии-потребителя — на 10.

Внутри счёта 10 расходники раскладывают по субсчетам:

Расходные материалы — это запасы, их учёт регулирует ФСБУ 5/2019. Стандарт разрешает не применять его к запасам для управленческих нужд: такие материалы можно списывать в расходы сразу при покупке. Решение закрепляют в учётной политике.

Готовим справочник: группы и виды номенклатуры

Прежде чем плодить карточки, наведите порядок в справочнике Номенклатура. Иначе через полгода расходники утонут среди товаров и материалов основного производства.

Создайте группу под расходники. В списке номенклатуры нажмите «Создать группу », назовите её, например, «Расходные материалы», внутри сделайте подпапки: «Канцтовары», «Картриджи и бумага», «Хозтовары», «Запчасти». Папки — это только навигация, на проводки они не влияют.

Проверьте вид номенклатуры. Вид «Материалы» в типовой конфигурации уже есть. Открыть список видов можно из карточки номенклатуры (ссылка «Вид номенклатуры» → «Показать все») или в разделе Справочники. В карточке вида задаётся счёт учёта по умолчанию — именно он подставится в новые карточки материалов.

Настройте счета учёта номенклатуры. Регистр Справочники → Номенклатура → Счета учёта номенклатуры отвечает за автоподстановку счетов в документы. Строку можно задать для всего вида «Материалы» сразу, для группы или для отдельной позиции. Укажите:

1. Счёт учёта — 10.01 (или нужный субсчёт).
2. Счёт учёта НДС — 19.03.
3. Счёт затрат при передаче в производство — при необходимости.

Один раз настроив регистр, вы избавите себя от ручного выбора счёта в каждом документе.

Заводим карточку расходного материала

Теперь сама карточка. Путь: Справочники → Номенклатура → Создать.

Заполните ключевые поля:

1. Вид номенклатуры — «Материалы». Это самый важный реквизит: он тянет за собой счёт 10.
2. Наименование — рабочее, для поиска (например, «Бумага А4 SvetoCopy 500 л»).
3. Наименование полное — для печатных форм и первички.
4. Единица измерения — шт, пачка, упак. Единицу берут из классификатора ОКЕИ.
5. Ставка НДС — по умолчанию 20%; если поставщик на УСН — Без НДС.
6. Группа — ваша папка «Расходные материалы».

Поля «Артикул», «Производитель», «Номенклатурная группа» заполняют по необходимости — на проводки они не влияют, но помогают в отборах и отчётах.

После записи проверьте, что счёт учёта определился верно: откройте Счета учёта номенклатуры и найдите строку для этой позиции или её вида. Если счёт пустой — документ поступления потом подставит счёт вручную, и легко ошибиться.

Приходуем расходники на склад

Купленные материалы попадают в базу документом поступления. Путь: Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), кнопка «Поступление» → «Товары (накладная, УПД)».

Порядок:

1. Выберите контрагента-поставщика и договор.
2. Укажите склад, на который приходуете.
3. В табличной части добавьте расходники, количество и цену из накладной.
4. Проверьте счёт учёта — должен быть 10.хх, счёт НДС — 19.03.
5. Внизу внесите номер и дату счёта-фактуры поставщика, нажмите «Зарегистрировать».
6. Проведите документ.

Проводки, которые сформирует поступление:

После проведения материалы числятся на складе. Увидеть их можно в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 10 или в отчёте по складу.

Когда расходники выдаёт подотчётное лицо (купили за наличные), оприходуйте их через Банк и касса → Авансовые отчёты: материалы указывают на вкладке «Товары», счёт учёта тот же — 10.

Списываем расходные материалы в затраты

Пока расходник лежит на складе, он не уменьшает прибыль. В расходы он попадает только при списании. Основной документ — требование-накладная: Склад → Требование-накладная.

Порядок:

1. Укажите склад, с которого списываете.
2. На вкладке «Материалы» подберите позиции и количество.
3. На вкладке «Счёт затрат» задайте, куда относите расход: счёт (26, 44, 20, 25), подразделение и статью затрат.
4. Проведите документ.

Счёт затрат выбирают по смыслу расхода:

• 🏢 26 — общехозяйственные нужды (канцелярия бухгалтерии, картриджи в офис).
• 🛒 44 — расходы на продажу у торговых компаний (упаковка, ценники).
• 🏭 20, 25 — материалы, уходящие в производство.

Инвентарь, который служит дольше года и используется многократно (инструмент, мелкая техника на 10.09), списывают другим документом — Склад → Передача материалов в эксплуатацию. Он не только относит стоимость на затраты, но и ставит предмет на забалансовый счёт МЦ.04, чтобы вы видели, что имущество ещё в работе, а не выброшено.

Проверяем остатки и расход: какие отчёты смотреть

Чтобы учёт расходников не превратился в чёрный ящик, держите под рукой три отчёта.

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 10 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту). Показывает остаток на начало, приход, расход и остаток на конец по каждой позиции. Включите в настройках группировку по номенклатуре и складам.

Ведомость по учёту материалов на складах (Склад → отчёты по материалам). Удобна кладовщику: количественный остаток без сумм, по складам.

Карточка счёта 10 — если нужно размотать историю одной позиции: когда пришла, когда и куда списана, каким документом.

Частые ошибки при учёте расходников

Разберём промахи, из-за которых остатки и затраты «не бьются». В инструкции выше их обходят, здесь — как распознать и починить.

Расходник заведён как товар. Позиция попала на 41, при списании система требует документ продажи, а не требование-накладную. Решение: в карточке поменять вид номенклатуры на «Материалы» и перепровести документы поступления.

Списание без указания склада или с пустым счётом затрат. Документ проводится, но затраты повисают без аналитики, в себестоимость не попадают. Проверяйте вкладку «Счёт затрат» до проведения.

Задвоение прихода. Одну накладную ввели дважды — руками и загрузкой из ЭДО. На складе удвоенный остаток. Сверьте поступления за период по контрагенту и удалите дубль.

Списали больше, чем на складе. Отсюда минусовой остаток и «красные» суммы в ОСВ. Причина — либо не проведён приход, либо количество в требовании завышено.

Разные субсчета для одной позиции. В одном документе картриджи ушли на 10.01, в другом — на 10.09. Остаток дробится. Закрепите субсчёт в регистре Счета учёта номенклатуры.

Как упростить учёт расходников

Когда расходников много, ручной ввод становится узким местом. Что ускоряет работу:

• Загрузка из ЭДО. Если поставщик присылает УПД электронно, поступление создаётся из входящего документа автоматически — номенклатура и суммы подтягиваются. Остаётся сверить счета учёта.
• Сопоставление номенклатуры поставщика. Один раз связав «свою» карточку с названием из накладной поставщика, при следующих загрузках система подставит позицию сама.
• Типовые операции и копирование. Повторяющееся списание канцелярии проще делать копией прошлого требования-накладной (кнопка «Создать на основании» или копирование из списка), меняя только количество.
• Регулярные отчёты по расписанию. ОСВ по счёту 10 можно настроить на рассылку, чтобы раз в месяц видеть остатки без ручного построения.

Частые вопросы