Создание и настройка графиков работы в 1С ЗУП и Бухгалтерии

Расписание сотрудника в 1С называется графиком работы. Создают его в справочнике Графики работы сотрудников: в ЗУП 3.1 это раздел Настройка, в Бухгалтерии 3.0 — раздел Зарплата и кадры. Прежде чем заполнять график, нужен заполненный производственный календарь на нужный год — из него программа берёт рабочие и праздничные дни.

График определяет, сколько часов и в какие дни сотрудник должен работать. От него зависит норма времени, расчёт оклада при неполном месяце, оплата отпусков и больничных, табель Т-13. Ошибка в графике тянет за собой ошибку в зарплате, поэтому к настройке стоит отнестись аккуратно.

Какие бывают графики работы и чем они отличаются

Прежде чем создавать график, определитесь, к какому типу он относится — от этого зависит способ заполнения.

• 📅 Пятидневка и шестидневка — фиксированные рабочие дни недели с одинаковой продолжительностью. Самый частый случай: 40 часов, понедельник–пятница по 8 часов.
• 🕑 Неполное рабочее время — та же пятидневка, но, например, по 4 часа в день или 3 дня в неделю. Оформляется отдельным графиком с уменьшенной нормой.
• 🔁 Сменный график — работа циклами: «два через два», «сутки через трое» и подобные. Дни недели роли не играют, повторяется цикл произвольной длины.
• 🌙 График с ночными часами — когда часть смены приходится на время с 22:00 до 6:00; эти часы оплачиваются с доплатой.

Обычные графики заполняются по дням недели, сменные — по циклам произвольной длины. Этот выбор задаётся прямо в карточке графика и определяет, какие поля будут доступны дальше.

Если сомневаетесь, какой тип выбрать, ориентируйтесь на простой признак: повторяются ли рабочие дни строго по неделе.

Шаг первый: проверьте производственный календарь

График опирается на производственный календарь — справочник рабочих, выходных и праздничных дней. Если календарь на нужный год не заполнен, график посчитает норму неверно.

Откройте справочник:

Проверьте, что в календаре на текущий и следующий год проставлены праздники и перенесённые выходные. Программа умеет заполнять его автоматически по кнопке Заполнить по умолчанию, но переносы выходных ежегодно утверждает Правительство, поэтому их стоит сверить.

Если в вашей базе включена интернет-поддержка, календарь можно обновить из сервиса 1С: кнопка загрузки появляется в форме календаря. Без актуального календаря норма времени за год будет посчитана по старым данным — это главная причина расхождений в табеле.

Как создать новый график работы: пошагово

Теперь сам график. Разберём на примере обычной пятидневки на 40 часов.

1. Откройте справочник графиков: в ЗУП — Настройка → Графики работы сотрудников, в Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Графики работы.
2. Нажмите Создать. В поле наименования задайте понятное имя, например Пятидневка 40 часов.
3. Выберите год, за который заполняете график, и производственный календарь, по которому считается норма.
4. Укажите способ заполнения — по дням недели.
5. Отметьте рабочие дни недели (понедельник–пятница) и проставьте продолжительность: по 8 часов. Для предпраздничных дней программа сама сократит время на час.
6. Если в графике есть обеденный перерыв, который не входит в рабочее время, задайте его в настройках — иначе система посчитает перерыв как рабочий час.
7. Нажмите Заполнить график. Таблица по месяцам заполнится рабочими днями и часами.
8. Проверьте годовую норму внизу формы и запишите график кнопкой Записать и закрыть.

После записи график готов к назначению сотрудникам. Пока он никому не назначен, на расчёт зарплаты он не влияет.

Сменные графики и суммированный учёт рабочего времени

Со сменной работой дни недели перестают работать: сотрудник трудится по циклу. Для таких графиков 1С использует суммированный учёт рабочего времени — норма сверяется не за неделю, а за учётный период (месяц, квартал или год) по ст. 104 ТК РФ.

Создаётся сменный график так же, через Создать, но способ заполнения выбирается по циклам произвольной длины:

1. Задайте длину цикла в днях. Для графика «два через два» цикл — 4 дня, для «сутки через трое» — 4 дня.
2. Проставьте часы по каждому дню цикла. Для «два через два» по 11–12 часов: два рабочих дня, два по нулю.
3. Включите признак суммированного учёта и укажите учётный период. Чаще всего это квартал или год — так переработки и недоработки внутри периода сглаживаются.
4. Если часть смены приходится на ночь, укажите интервал ночных часов — программа выделит их для доплаты.
5. Задайте дату, с которой начинается отсчёт цикла, и нажмите Заполнить график.

По умолчанию норма при суммированном учёте берётся из производственного календаря. Но для некоторых производств норму удобнее считать не по 40-часовой неделе, а по другому графику — например, по 36-часовому. Тогда в настройках графика указывают, что норма берётся по другому графику, и выбирают его. Так сравнение идёт с «правильной» для этого режима нормой, а не с общей.

При суммированном учёте программа сравнивает фактически запланированные часы с нормой за период. Переработка оплачивается как сверхурочная по итогам учётного периода, а не каждой недели — в этом и смысл суммированного учёта: внутри периода часы по неделям могут скакать, важен только итог.

Для круглосуточных производств заводят несколько графиков — по одному на каждую бригаду со своей точкой старта цикла, чтобы смены не накладывались.

Как назначить график сотрудникам, в том числе списком

График сам по себе ничего не меняет — он должен быть привязан к сотруднику. Сделать это можно при приёме, при переводе или массово.

Одному сотруднику при приёме. В документе Приём на работу (ЗУП) или в карточке сотрудника (Бухгалтерия) есть поле графика работы — выберите созданный график. С этой даты зарплата будет считаться по нему.

При смене режима. Если сотрудник уже работает, график меняют кадровым документом. В ЗУП 3.1 это Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Кадровый перевод с указанием нового графика и даты начала.

Сразу группе сотрудников. Когда график меняется у целого подразделения (например, перевели цех на сменную работу), поштучно это делать долго. В ЗУП 3.1 для этого есть отдельный документ:

• Откройте Зарплата → Изменение графиков работы списком (в части релизов — Изменение графика работы списком).
• Укажите дату, с которой действует новый график, и сам график.
• Подберите сотрудников кнопкой подбора — можно отфильтровать по подразделению.
• Проведите документ. У всех выбранных сотрудников график сменится с указанной даты.

После назначения проверьте, что у сотрудника не осталось пересечения старого и нового графиков на одну дату — иначе время задвоится.

Как проверить график и учесть отклонения

Создать график мало — нужно убедиться, что он правильно отражается в учёте времени, и понимать, как вносятся отклонения от него.

Фактически отработанное время в 1С складывается из планового графика минус отклонения. Отклонения вводятся документами:

• отпуск — документ Отпуск;
• болезнь — Больничный лист;
• командировка — Командировка;
• прогул, простой, отгул — Отсутствие (болезнь, прогул, неявка);
• работа в выходной или сверхурочно — Работа в выходные и праздники, Работа сверхурочно.

Каждый такой документ «перекрывает» плановый график на свои даты. Отдельно перебивать табель руками не нужно — система соберёт его сама.

Для проверки используйте отчёты по рабочему времени. В ЗУП 3.1 они в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате: табель учёта рабочего времени (форма Т-13) и анализ отработанного времени. Табель показывает по каждому сотруднику явки, неявки и их расшифровку буквенными кодами (Я — явка, В — выходной, ОТ — отпуск, Б — больничный).

Сверьте по табелю:

1. Количество рабочих дней и часов совпадает с нормой месяца.
2. Отклонения стоят на нужных датах и закрыты документами.
3. У сменщиков часы за учётный период не разошлись с нормой — иначе будет незапланированная переработка или недоработка.

Отдельно стоит понимать, как график влияет на оклад. Когда сотрудник отработал не весь месяц (принят в середине, был в отпуске), оклад считается пропорционально: берутся отработанные дни по графику и делятся на норму дней этого месяца по тому же графику. Поэтому неверный график искажает оклад даже без ошибок в отклонениях — норма месяца окажется не той, и деление даст неправильную сумму.

Частые вопросы