Кадровые приказы в 1С:ЗУП: приём, перевод, увольнение

Отдельного документа с названием «распоряжение» в 1С:ЗУП 3.1 нет. То, что кадровик по привычке называет распоряжением, в программе создают кадровыми приказами в разделе Кадры: приём на работу, кадровый перевод и увольнение. Терминология тут не ошибка — ст. 68 ТК РФ прямо называет этот документ «приказ (распоряжение) о приёме на работу», так что оба слова равнозначны.

Каждый из трёх приказов печатается по своей унифицированной форме: приём — Т‑1, перевод — Т‑5, увольнение — Т‑8. Небольшой нюанс, о котором часто забывают: с 22 ноября 2021 года приказ о приёме издавать необязательно — по ст. 68 ТК РФ приём оформляется трудовым договором, а приказ работодатель вправе издать. На практике его всё равно делают почти везде, потому что по нему удобно печатать форму и вести нумерацию.

Чтобы создать любой из этих приказов, в базе уже должны быть заведены организация, подразделения и должности, а также настроен кадровый учёт. Ниже — порядок от настроек до хранения готовых приказов.

Что настроить перед оформлением приказов

Три справочника, без которых приказ не заполнить:

• 🏢 Организация — Настройка → Организации. Реквизиты, руководитель и ответственные лица подставляются в печатные формы.
• 🗂️ Подразделения — Настройка → Подразделения (или Кадры → Подразделения). Указываются в приказах о приёме и переводе.
• 👔 Должности — Настройка → Должности. Их тоже выбирают при приёме и переводе.

Поведение кадровых документов задаётся в Настройка → Кадровый учёт. Здесь включается ведение штатного расписания, использование совместительства, печать трудовых договоров и ряд других опций. Если штатное расписание ведётся, при приёме и переводе вы будете выбирать не отдельную должность, а готовую позицию штатного расписания с окладом и «вилкой» надбавок. Без штатного расписания оклад вводят вручную в каждом приказе.

От этой настройки зависит и то, какие поля вообще появятся в приказах. Поэтому режим работы со штатным расписанием лучше определить один раз в начале работы с базой и потом не менять — переключение задним числом переносит плановые начисления в документы и легко приводит к расхождениям.

Приказ о приёме на работу (форма Т‑1)

Документы приёма, перевода и увольнения лежат в одном журнале: Кадры → Приёмы, переводы, увольнения. Нажмите Создать → Приём на работу.

Порядок заполнения:

1. Выберите сотрудника. Если его ещё нет в базе, создайте прямо из поля — откроется карточка, куда вносят ФИО и личные данные. Физлицо и сотрудник в ЗУП — разные справочники: один человек может быть сотрудником по нескольким трудовым договорам.
2. Укажите дату приёма — это день, с которого человек приступает к работе. Номер и дата самого приказа заполняются отдельно и могут отличаться.
3. Задайте подразделение, должность и вид занятости: основное место работы, внутреннее или внешнее совместительство.
4. На вкладке «Оплата труда» внесите плановые начисления — оклад, надбавки, вид расчёта аванса. Без заполненного планового начисления зарплата сотруднику считаться не будет.
5. Проверьте график работы и, при необходимости, условия испытательного срока.
6. Нажмите «Провести».

Испытательный срок, если он есть, указывается прямо в приказе — программа подставит его в трудовой договор и в печатную форму. Там же задаётся порядок выплаты аванса: фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом за первую половину месяца.

После проведения сотрудник появляется в списке работающих, а его начисления попадают в расчёт зарплаты. Чтобы оформить приём сразу на нескольких человек, используйте документ Приём на работу списком — он печатает форму Т‑1а.

Заявление на стандартные вычеты по НДФЛ (на детей и т. п.) приказом о приёме не оформляется — для него есть отдельный документ в разделе Налоги и взносы. Если вычет не внести, НДФЛ посчитается без него, поэтому к приёму нового сотрудника этот шаг стоит добавить сразу.

Перевод: смена должности, оклада или подразделения

Когда у работающего сотрудника меняются условия — должность, подразделение, размер оклада, график, — оформляют не новый приём, а кадровый перевод. По ст. 72.1 ТК РФ постоянный перевод возможен только с письменного согласия работника, поэтому к приказу обычно прилагают дополнительное соглашение к трудовому договору (его составляют отдельно, в ЗУП оно не формируется).

В журнале Кадры → Приёмы, переводы, увольнения нажмите Создать → Кадровый перевод:

1. Выберите сотрудника и дату перевода — день, с которого действуют новые условия.
2. Отметьте флажками, что именно меняется: подразделение, должность, график, оплата труда.
3. Поставьте галочки только у тех строк, которые реально переводятся. Поля, оставленные без изменений, сохранят прежние значения.
4. На вкладке «Оплата труда» укажите новый оклад или надбавку, если меняется именно она.
5. Проведите документ.

Печатная форма — Т‑5, а для группового перевода есть документ Кадровый перевод списком с формой Т‑5а. Для временного перевода (например, на время замещения отсутствующего работника) в документе указывают дату окончания — по ней условия автоматически вернутся к прежним, отдельный приказ о возврате оформлять не нужно.

Отдельный случай — когда меняется только оклад, а должность и подразделение остаются прежними (плановая индексация зарплаты ). Такое изменение удобнее проводить не кадровым переводом, а документом изменения плановых начислений в разделе Зарплата: он поднимает оклад всем сразу и не плодит лишних записей в кадровой истории сотрудника.

Увольнение сотрудника (форма Т‑8)

Увольнение закрывает трудовые отношения и одновременно рассчитывает все выплаты последнего дня. Создаётся из того же журнала: Создать → Увольнение.

1. Выберите сотрудника и дату увольнения — это последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ).
2. Укажите основание. Самое частое — расторжение по инициативе работника, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (по собственному желанию). Основание подставляется в формулировку приказа и попадает в сведения о трудовой деятельности.
3. На вкладке «Условия увольнения» программа сама рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск либо, если сотрудник отгулял отпуск авансом, удержание за излишне использованные дни.
4. Проверьте вкладки с начислениями и удержаниями — здесь считается зарплата за отработанную часть месяца и прочие суммы.
5. Проведите документ.

Печать приказа — форма Т‑8, для нескольких человек сразу — Увольнение списком (Т‑8а). Из проведённого документа печатают и записку-расчёт по форме Т‑61, где собраны все суммы окончательного расчёта.

После проведения увольнения не забудьте про внешние обязанности: в день увольнения с работником производят полный расчёт (ст. 84.1 ТК РФ), а по уволенному нужно сдать сведения о трудовой деятельности в СФР (бывший ФСС, с 2023 года фонды объединены в единый Социальный фонд России). Сами эти отчёты формируются другими документами программы — приказ об увольнении только фиксирует факт и запускает расчёт выплат.

Печать, нумерация и хранение приказов

Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в самом документе. Программа предложит нужную унифицированную форму — Т‑1, Т‑5 или Т‑8. Оттуда же часто печатают трудовой договор (если печать включена в настройках кадрового учёта).

Руководитель и другие ответственные лица в шапке и подписях формы берутся из карточки организации и из регистра ответственных лиц. Если в приказе подставился не тот директор или пустое поле подписанта, правьте не сам документ, а данные организации — после этого перепечатайте форму, менять приказ не нужно. Печатать приказ можно сколько угодно раз и в любой момент: данные подтянутся актуальные на дату документа.

Нумерация. Номер приказа присваивается автоматически — сквозной порядковый в пределах организации и типа документа. Его можно изменить вручную прямо в поле номера, если нужно вписать приказ в собственную систему делопроизводства (например, с буквенным префиксом по личному составу). Настройки нумерации документов находятся в Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Нумерация.

Про унифицированные формы. С 2013 года формы Т‑1, Т‑5, Т‑8 перестали быть обязательными (ФЗ‑402 «О бухгалтерском учёте»): работодатель вправе утвердить и применять собственные бланки. 1С по умолчанию печатает именно унифицированные формы, и большинство организаций их и используют — так проще и привычнее проверяющим.

Хранение. Приказы по личному составу — приём, перевод, увольнение — относятся к документам длительного хранения. По ст. 22.1 ФЗ‑125 «Об архивном деле» и Перечню Росархива (приказ от 20.12.2019 № 236) срок составляет:

В самой 1С все проведённые приказы остаются в журнале Кадры → Приёмы, переводы, увольнения и доступны для повторной печати в любой момент — отдельно «архивировать» их в программе не нужно. Этот журнал по сути и есть реестр приказов: его можно отфильтровать по виду документа, сотруднику или периоду и выгрузить в табличный документ, если нужна книга регистрации в бумажном виде. Удалять проведённые приказы не стоит даже после увольнения — именно из них строится кадровая история и формируется отчётность за прошлые периоды.

Частые ошибки при оформлении приказов

Три сбоя, с которыми кадровики сталкиваются чаще всего, и как их устранить:

Отдельно стоит следить за видом занятости: если при приёме совместителя ошибочно выбрать «Основное место работы», это исказит и норму времени, и расчёт отпусков. Исправляется такое только отменой приёма и повторным оформлением, поэтому вид занятости лучше проверять до проведения. То же касается даты приёма: если она указана неверно, зарплата, стаж и отпускной остаток посчитаются от ошибочной даты, и правка потянет за собой пересчёт всех связанных документов.

Частые вопросы