Группы и разделы в справочниках 1С: выстраиваем структуру номенклатуры

Разделы в 1С — это группы (папки) внутри справочника. Чтобы создать раздел номенклатуры, откройте справочник, встаньте на нужный уровень и нажмите кнопку Создать группу на командной панели списка (или клавишу Ctrl+F9). Элементы складываются внутрь групп, группы вкладываются одна в другую — так получается дерево складской и товарной структуры.

Групп столько, сколько нужно для удобного поиска и отчётности. Они не участвуют в проводках и документах — это навигационные папки. Ниже — как добавить группу, собрать вложенную иерархию, залить структуру пачкой из Excel, сгруппировать товары в отчётах и ограничить доступ к разделам.

Что такое группа в справочнике и зачем она нужна

Справочник в 1С (Номенклатура, Контрагенты, Склады и другие) хранит два вида строк: группы и элементы. Группа — это папка со значком жёлтой папки, элемент — конечная карточка товара или услуги.

Деление на разделы решает четыре задачи:

• 📂 быстрый поиск — вместо списка из тысяч позиций вы спускаетесь по дереву;
• 📊 группировка в отчётах — продажи и остатки сворачиваются по папкам;
• 🔒 разграничение прав — в торговых конфигурациях доступ выдаётся по разделам;
• 🧩 типовые настройки — на карточку группы можно задать значения, которые наследуют вложенные позиции (например, вид номенклатуры или счёт учёта в торговых решениях).

Важно: не всякий справочник иерархический. Возможность создавать группы задаётся на уровне конфигурации свойством «Иерархия групп и элементов». У номенклатуры она включена всегда, у мелких справочников (например, ставок НДС) — нет, и кнопки Создать группу там просто не будет.

Создание группы номенклатуры в режиме предприятия

Самый частый сценарий — добавить раздел в справочнике Номенклатура.

1. Откройте справочник. В «1С:Бухгалтерии» 3.0 — Справочники → Товары и услуги → Номенклатура. В «1С:Управление торговлей» 11 — раздел нормативно-справочной информации, пункт Номенклатура.
2. Встаньте мышью на тот раздел, внутри которого должна появиться новая папка. Если нужен раздел верхнего уровня — встаньте на корень дерева.
3. Нажмите Создать группу на командной панели списка или клавиши Ctrl+F9.
4. В открывшейся карточке группы заполните поле Наименование. Поле Родитель подставится автоматически — это тот раздел, где вы стояли; при необходимости его можно сменить.
5. Нажмите Записать и закрыть.

Папка появится в дереве слева. Теперь при создании товара (Создать или клавиша Ins) он попадёт в текущую открытую группу — проверяйте поле Родитель в карточке элемента, чтобы позиция не улетела в корень.

Пути к справочнику различаются по конфигурациям, поэтому держите ориентир:

Кнопка Создать группу и клавиша Ctrl+F9 работают одинаково во всех перечисленных решениях — меняется только путь к самому справочнику.

Как собрать вложенную иерархию разделов

Вложенность получается сама собой: создайте раздел, войдите в него двойным щелчком и внутри нажмите Создать группу ещё раз. Папка окажется на уровень глубже.

Поменять расположение уже существующих групп и товаров можно двумя способами:

• Перетаскиванием. Зажмите строку мышью и перенесите её в нужную папку дерева. Удобно для одиночных перемещений.
• Командой «Переместить в группу». Выделите одну или несколько строк (с Ctrl или Shift), откройте меню Еще на командной панели и выберите Переместить в группу. Затем укажите папку-получатель. Так переносят сразу пачку позиций.

Глубину дерева ограничивает свойство справочника «Ограничение количества уровней иерархии», которое задаётся в конфигураторе. В типовых решениях лимит достаточно большой, и в режиме предприятия вы его не измените — если упёрлись в потолок, это задача для специалиста по доработке.

У каждой группы есть собственный реквизит Код. В иерархических справочниках коды групп и элементов нумеруются в общей последовательности, поэтому не пытайтесь «навести порядок» ручной правкой кодов — это служебное поле.

Массовое создание разделов загрузкой из файла

Когда разделов десятки или сотни, вручную их не наберёшь. Два рабочих пути.

Загрузка из Excel . В торговых конфигурациях (УТ, КА, ERP) и в свежих релизах «Бухгалтерии» есть встроенная загрузка номенклатуры из табличного файла. Найдите на командной панели списка номенклатуры команду загрузки из внешнего файла (обычно в меню Еще или отдельной кнопкой). Механика везде схожая:

1. Подготовьте файл Excel: столбец с наименованием товара и отдельный столбец с разделом (путём или именем группы).
2. Запустите загрузку, сопоставьте колонки файла с реквизитами: наименование → Наименование, столбец раздела → Родитель.
3. Разрешите создавать новые группы, если их ещё нет в базе.
4. Проверьте предпросмотр и выполните загрузку.

Группы, которых не было, программа создаст автоматически по значениям столбца-раздела, а товары разложит по ним.

Универсальная обработка «Загрузка данных из табличного документа». Если встроенной загрузки в вашей конфигурации нет, подойдёт типовая внешняя обработка от фирмы 1С. Она открывается через Файл → Открыть и грузит данные в любой справочник, включая группы. Способ мощнее, но требует аккуратного сопоставления колонок.

Отдельного «мастера создания разделов» в типовых решениях нет: массовое наполнение структуры — это всегда либо загрузка из файла, либо копирование готовых веток клавишей F9.

Группировка товаров в отчётах по разделам

Созданные разделы автоматически работают в отчётах. В любой оборотно-сальдовой ведомости или ведомости по номенклатуре можно свернуть данные по папкам.

Откройте настройки отчёта (кнопка Настройки или Показать настройки), найдите группировку по полю Номенклатура и задайте тип группировки:

• Элементы — выводятся только товары, без папок.
• Иерархия — товары показываются, но свёрнуты по группам с итогами по каждой папке.
• Только иерархия — остаются одни группы с итогами, без расшифровки по товарам.

Такой же механизм работает в отчётах по продажам и остаткам торговых конфигураций: группировка Номенклатура.Родитель или тип «Иерархия» сворачивает выручку и количество по разделам. Это главный аргумент в пользу продуманной структуры — аналитика по папкам получается бесплатно.

В печатных формах документов разделы обычно не выводятся: там перечисляются конкретные позиции из табличной части. Группировать по папкам имеет смысл именно в отчётах.

Технические нюансы разделов

Пара моментов, которые объясняют поведение групп и помогают не наступить на грабли.

Два типа иерархии. Справочник бывает с иерархией групп и элементов (как номенклатура — есть отдельные папки) или с иерархией только элементов (папок нет, элемент сам может быть «родителем» для других). Тип задаётся в конфигурации и в режиме предприятия не меняется. Если привычной кнопки Создать группу нет, значит справочник либо плоский, либо с иерархией элементов.

Группа — это ссылка. Каждая папка хранится как отдельный объект со своим уникальным идентификатором. Поэтому при переименовании раздела все вложенные позиции остаются на месте — они ссылаются на группу, а не на её название. По той же причине при обменах и синхронизации баз группы переносятся как самостоятельные объекты, и дерево в приёмнике собирается по тем же ссылкам.

Реквизиты на уровне группы. В торговых решениях у папки есть собственные реквизиты (вид номенклатуры, ставка НДС, счета учёта). Их значения служат шаблоном: новая позиция внутри раздела подставляет настройки родителя. Это удобно, но помните — поменяв реквизит на группе, вы не перепишете его в уже созданных товарах, только подскажете значение новым.

Права доступа к разделам номенклатуры

Разграничение доступа по разделам есть не во всех решениях.

В «1С:Управление торговлей», «Комплексной автоматизации» и ERP работает справочник «Группы доступа номенклатуры». Схема такая:

1. Включается функциональная опция ограничения доступа к номенклатуре в настройках прав.
2. Создаются группы доступа (например, «Опт», «Розница», «Маркетплейсы»).
3. Группа доступа указывается в карточке папки или товара.
4. Пользователям в их профилях открывают нужные группы доступа.

После этого менеджер видит в справочнике и документах только разрешённые ему разделы. Это механизм RLS (ограничение доступа на уровне записей), он фильтрует данные и в списках, и в отчётах.

В «1С:Бухгалтерии» 3.0 разграничения доступа к номенклатуре по разделам в типовой поставке нет — справочник видят все пользователи с правом на работу с ним. Если такое ограничение критично, его реализуют доработкой или переходят на торговую конфигурацию.

Типичные ошибки при проектировании структуры

Структуру тяжело переделывать на ходу, когда в базе уже тысячи позиций и движений. Чего избегать:

• Смешение классификаций в одной ветке. Нельзя делить сразу и по типу товара, и по бренду, и по складу на одном уровне — дерево расползётся. Выберите одну главную ось деления (чаще всего по виду товара), а бренд и прочие признаки выносите в реквизиты карточки, а не в папки.
• Слишком глубокая вложенность. Каждый лишний уровень — это лишние клики каждый день. Держите 2–3 уровня.
• Дубли групп. «Инструмент» и «Инструменты», «Канцелярия» и «Канцтовары» в разных ветках разводят один и тот же товар по двум папкам. Перед созданием раздела проверьте, нет ли похожего.
• Товары в корне. Позиции, не разложенные по папкам, выпадают из группировок в отчётах. Следите за полем Родитель при создании.
• Папки вместо реквизитов. Цвет, размер, сезон — это характеристики или реквизиты номенклатуры, а не разделы. Если по признаку нужна аналитика в отчётах, заводите реквизит, а не ветку дерева.

Помните: удалить непустую группу напрямую нельзя. Сначала перенесите или пометьте на удаление её содержимое, затем помечайте саму папку — и только потом удаляйте через Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов.