Ревизия товаров в 1С: от пересчёта до списания недостач

Ревизию товаров в 1С:Управление торговлей оформляют не одним документом, а связкой: сначала фактический пересчёт фиксируют в документе «Пересчёт товаров», а выявленные излишки и недостачи проводят отдельно — «Оприходованием товаров» и «Списанием товаров». Всё это лежит в разделе Склад и доставка.

Слово «ревизия» в рознице и на складе обычно означает инвентаризацию — сверку фактических остатков с учётными. Ниже разберём, как подготовить базу, пересчитать товар по складу, развести излишки и недостачи, учесть серии и сроки годности и распечатать опись. Пути приведены для УТ 11 (интерфейс «Такси»); в 1С:Рознице и Комплексной автоматизации логика та же, отличаются названия разделов.

Подготовка базы перед пересчётом

Перед тем как создавать документы, приведите в порядок исходные данные — иначе расхождения будут не из-за реальной недостачи, а из-за непроведённых накладных.

• 📋 Проведите все поступления, реализации и перемещения, которые относятся к складу на дату инвентаризации. Документ «в черновиках» не попадёт в учётный остаток.
• 🗓 Определите дату пересчёта. Все движения после этой даты по складу лучше остановить до окончания ревизии, чтобы фактический остаток не «поехал».
• 🏷 Проверьте, что товары заведены корректно: нет задвоенных карточек номенклатуры, единицы измерения совпадают с теми, в которых вы считаете на полке.
• 👤 Подготовьте приказ о проведении инвентаризации и состав комиссии — это требование Методических указаний Минфина, а не самой программы.

Проверьте, как ведётся учёт на складе. Если склад ордерный, фактическое наличие определяется ордерами, и пересчёт сравнивается с остатком по ордерному учёту. Для обычного склада берётся остаток по регистру «Товары на складах».

Если в конфигурации включён учёт товаров по статусам качества, решите заранее, что именно считаете. Качественный товар, брак и товар на отбраковке учитываются раздельно, и смешивать их в одном пересчёте не стоит — иначе брак попадёт в излишки годного товара. По проблемным позициям разумно сделать отдельный документ с нужным статусом качества.

Документ «Пересчёт товаров»: как заполнить

Основной документ ревизии — «Пересчёт товаров». Откройте раздел Склад и доставка и найдите команду со списком пересчётов (группа складских документов). Создайте новый документ кнопкой Создать.

В шапке укажите:

1. Организацию и склад, по которому проводите ревизию.
2. Дату — на неё программа возьмёт учётный остаток.
3. При необходимости — статус качества (например, считаете только качественный товар).

Дальше заполняется табличная часть. Вручную вбивать сотни позиций не нужно — есть автозаполнение:

• Кнопка Заполнить → по остаткам на складе подтягивает всю номенклатуру с учётным количеством в колонку учётного остатка.
• Колонку с фактическим количеством заполняет комиссия — по результатам подсчёта на полках.
• Разница между учётом и фактом считается автоматически: положительная — излишек, отрицательная — недостача.

Пока вы не ввели фактическое количество, программа считает факт равным нулю — не проводите документ с пустой колонкой факта, иначе весь остаток уйдёт в недостачу.

Частичный пересчёт по части склада

Не обязательно пересчитывать весь склад разом. Можно отобрать номенклатуру по группе, по товарной категории или заполнить только по конкретным позициям — тогда в табличную часть попадут лишь выбранные строки. Это удобно для выборочной ревизии отдельной секции или проблемной группы товаров.

При большом ассортименте разбивайте пересчёт на несколько документов по зонам склада или по ответственным. Это удобнее, чем один документ на десятки тысяч строк: комиссия работает параллельно, а разногласия проще локализовать до конкретной секции. Главное — чтобы одна и та же позиция не попала в два пересчёта одновременно, иначе факт задвоится.

Что показывают колонки документа

В табличной части разберитесь с тремя величинами, чтобы не путать причину расхождения:

• Учётный остаток — сколько числится в базе на дату. Его подставляет программа, вручную не меняйте.
• Количество (факт) — сколько реально насчитала комиссия. Это единственная колонка, которую вы заполняете.
• Отклонение — разница факта и учёта. Положительное — излишек, отрицательное — недостача.

Если учётный остаток явно неверный (например, отрицательный), проблема не в ревизии, а в последовательности проведения складских документов. Сначала восстановите корректные остатки, потом пересчитывайте.

Серии и сроки годности при пересчёте

Если по товару включён учёт по сериям (а срок годности в 1С — это разновидность серии), пересчёт ведётся в разрезе серий. В табличной части появятся отдельные строки под каждую серию, и факт вводится по каждой из них.

На что обратить внимание:

• Один и тот же товар разных серий (разных партий или сроков годности) — это разные строки. Излишек по одной серии и недостача по другой не схлопываются автоматически.
• Если на полке лежит товар, серии которого нет в учёте, добавьте строку с новой серией вручную и укажите факт — иначе он осядет как необъяснимый излишек без привязки к партии.
• По товарам с истекающим сроком годности ревизия — хороший повод выявить просрочку и оформить её отдельным списанием (порчей), а не прятать в общую недостачу.

Излишки, недостачи и пересортица

После того как фактические количества введены и документ «Пересчёт товаров» проведён, на его основании оформляются итоговые документы. Удобнее всего делать это из самого пересчёта — по кнопке создания на основании программа подставит нужные строки.

Оприходование товаров принимает излишек к учёту. Укажите статью доходов и цену, по которой приходуете товар (обычно — по себестоимости аналогичных партий или по рыночной оценке).

Списание товаров снимает недостачу с остатка. Здесь важно разделить причины: естественная убыль в пределах норм — это одно, а недостача сверх норм, которую относят на виновных лиц, — другое. В программе для этого указывается статья расходов; само удержание с материально ответственного лица оформляется отдельно.

Нормы естественной убыли (усушка, утруска, бой) в самой УТ не заложены — их величину комиссия считает по отраслевым нормам и утверждает отдельно. В программу попадает уже готовая цифра: убыль в пределах норм списывается на расходы, а всё, что сверх, оформляется как недостача к возмещению. Разносить эти суммы по разным статьям расходов полезно для последующего анализа.

Пересортица товаров нужна, когда по одной позиции излишек, а по близкой — недостача, и комиссия признала их взаимозаменяемыми. Документ зачитывает одно в счёт другого, а на остаток выводит только итоговую разницу.

Проведение и движения по регистрам

УТ — это управленческий учёт, поэтому при проведении формируются движения не по бухгалтерским счетам, а по регистрам. Понимать, что именно двигается, полезно для разбора расхождений:

• Товары на складах — здесь меняется количественный остаток склада после оприходования или списания.
• Себестоимость товаров — сюда попадает стоимость принятого излишка и списанной недостачи.
• Регистры доходов и расходов — куда относятся финансовый результат оприходования (доход) и списания (расход) по указанным статьям.

Сам «Пересчёт товаров» остаток не меняет — он только фиксирует расхождение. Остаток двигают документы-основания (оприходование, списание, пересортица). Поэтому порядок такой: провели пересчёт → создали на его основании итоговые документы → провели их.

Чтобы товар не «уехал» во время ревизии, проводите итоговые документы той же датой, что и пересчёт, и до возобновления отгрузок со склада.

Печать описи и проверка итогов

По итогам ревизии нужны и внутренние формы для комиссии, и контроль цифр в программе.

Печатные формы. Из документа «Пересчёт товаров» печатается инвентаризационная опись — её подписывает комиссия и материально ответственное лицо. Из оприходования и списания печатаются соответствующие акты. Команда печати — на верхней панели документа, кнопка Печать.

С 2013 года унифицированные формы (ИНВ-3 — опись, ИНВ-19 — сличительная ведомость) не обязательны: организация вправе применять собственные бланки, закрепив их в учётной политике. Но большинство компаний оставляет привычные формы, и встроенные печатные формы 1С им соответствуют. Если нужен свой бланк — его добавляют расширением конфигурации или внешней печатной формой, не меняя типовую конфигурацию.

Отчёты для сверки. Чтобы убедиться, что ревизия закрыта корректно:

• Отчёт по остаткам товаров на складе покажет, что количество после проведения совпало с фактом.
• Ведомость по товарам на складах позволит увидеть обороты: приход излишка и расход недостачи за дату ревизии.
• Отчёт по сериям (если ведётся серийный учёт) поможет проверить, что остатки по партиям и срокам годности сошлись.

Если после проведения остаток по складу равен фактически пересчитанному — ревизия оформлена верно. Если нет — ищите непроведённый документ-основание или движение по складу, попавшее между датой пересчёта и проведением.

Типичные ошибки при оформлении

Разберём не повтор шагов, а то, из-за чего ревизию чаще всего приходится переделывать:

• Пересчёт проводят, а итоговые документы — нет. Один «Пересчёт товаров» остаток не исправляет. Без оприходования и списания расхождение так и висит только на бумаге.
• Недостачу по всему складу принимают за кражу. Почти всегда это непроведённые накладные или незаполненный факт, а не реальная пропажа. Сначала проверьте документы, потом делайте выводы.
• Излишки и недостачи схлопывают вручную. Если это разные товары — это пересортица, и оформлять её нужно отдельным документом, иначе потеряется аналитика по номенклатуре.
• Ревизию проводят «на лету», не останавливая склад. Отгрузка во время пересчёта делает факт недостоверным. Зафиксируйте дату и приостановите движения.
• Игнорируют серии и сроки годности. По одному и тому же товару разных партий расхождения не суммируются — считать нужно по сериям, иначе просрочка спрячется в общей цифре.

Частые вопросы