Расходный кассовый ордер в 1С:Бухгалтерия — оформление и проводки

Расходный кассовый ордер в 1С:Бухгалтерия 3.0 создаётся в разделе Банк и касса → Касса → Кассовые документы. В журнале нажмите кнопку Выдача — откроется документ «Расходный кассовый ордер». Дальше всё решает поле Вид операции вверху формы: именно оно задаёт набор реквизитов и проводку по кредиту счёта 50.01.

Ниже разберём подготовку кассы, порядок заполнения по шагам, разницу между выдачей под отчёт и на зарплату, печать формы КО-2 и проверку остатка по кассовой книге.

С чего начать: счёт кассы и лимит остатка

Наличные в 1С учитываются на счёте 50.01 «Касса организации». Если касс несколько (например, основная и операционная), для каждой заводится своя касса в справочнике Банк и касса → Касса → Кассы. В РКО кассу подставлять не нужно — счёт учёта фиксирован, но валюта и организация должны быть выбраны верно, если фирм в базе несколько.

До первой выдачи стоит проверить три вещи:

• 💰 Остаток наличных. Выдать больше, чем есть в кассе, нельзя — получится отрицательный остаток. Текущую сумму видно в отчёте Банк и касса → Касса → Кассовая книга или в оборотке по счёту 50.01.
• 📋 Лимит остатка кассы. Организация устанавливает его распорядительным документом и сама следит за соблюдением. Субъекты малого предпринимательства и ИП вправе лимит не устанавливать (Указание ЦБ № 3210-У). 1С не блокирует выдачу при превышении лимита автоматически — контроль остаётся на бухгалтере.
• 🧾 Нужен ли чек ККТ. При возврате денег покупателю-физлицу обычно пробивается кассовый чек с признаком «возврат прихода» (54-ФЗ). Сам РКО чек не формирует — его пробивает рабочее место кассира.

Пошаговый порядок заполнения расходного ордера

Создание РКО укладывается в шесть шагов. Разберём базовый случай — выдачу наличных, а особенности отдельных операций вынесем в следующий раздел.

1. Откройте Банк и касса → Касса → Кассовые документы и нажмите Выдача.
2. В поле Вид операции выберите нужный тип — от этого зависят остальные реквизиты. По умолчанию стоит «Оплата поставщику».
3. Укажите получателя: контрагента, сотрудника или подотчётное лицо — в зависимости от операции.
4. Заполните сумму и, если нужно, разбивку по строкам (например, оплата нескольких счетов одному поставщику).
5. На закладках внизу внесите данные для печатной формы — Основание («Выдано за…»), Приложение (документы-основания) и По документу (паспорт получателя). Эти поля не влияют на проводки, но попадают в бумажный ордер.
6. Нажмите Провести и закрыть.

После проведения деньги списываются с кассы. Проверить движение можно кнопкой Дт/Кт в самом документе — там видна сформированная проводка.

Часто РКО удобнее создавать не с чистого листа, а кнопкой Создать на основании из документа-источника. Тогда получатель, сумма и основание подтянутся сами:

• из Ведомости на выплату зарплаты — готовый РКО на всю ведомость;
• из Авансового отчёта — если подотчётнику нужно доплатить перерасход;
• из документа Возврат товаров от покупателя — РКО на возврат денег.

Такой способ экономит время и снимает риск ошибиться в сумме или контрагенте.

Виды операций: под отчёт, зарплата, оплата поставщику

Главное в РКО — правильно выбрать вид операции. Он определяет, по дебету какого счёта пройдёт расход. Разберём самые частые сценарии.

Выдача подотчётному лицу. Выбираете сотрудника из справочника физлиц, которые оформлены как подотчётники. Основание — приказ или заявление на выдачу. Деньги ложатся на счёт 71.01 и будут числиться за работником, пока он не отчитается авансовым отчётом.

Оплата поставщику. Указываете контрагента и договор. Если платёж закрывает долг — расход пройдёт по 60.01, если это предоплата — по 60.02. Программа подбирает субсчёт по настройкам взаиморасчётов в договоре.

Возврат покупателю. Вид операции «Возврат покупателю»: выбираете контрагента-покупателя и сумму. Расход закрывает аванс (62.02) или задолженность (62.01). Если покупатель — физлицо и оплата была через ККТ, параллельно пробивается кассовый чек с признаком «возврат прихода» — сам РКО чек не формирует.

Выплата зарплаты по ведомостям. Сначала в учёте должна быть проведена Ведомость на выплату зарплаты (вид выплаты «Через кассу»). В РКО вы подбираете одну или несколько ведомостей, и сумма подтягивается автоматически. Расход закрывает задолженность по счёту 70.

Выдача зарплаты одному работнику. Когда ведомость заводить не хочется (разовая выплата конкретному сотруднику), есть вид «Выплата зарплаты работнику» — он тоже закрывает счёт 70, но без подбора ведомости. Для массовой выдачи всё равно удобнее идти через ведомость.

Выдача займа и прочие операции. Заём работнику оформляется видом «Выдача займа работнику» (дебет 73.01). Для выдачи денег физлицу по договору ГПХ или материальной помощи стороннему лицу подходит вид «Прочий расход» с ручным выбором счёта дебета.

Взнос наличными в банк. Операция для сдачи выручки или сверхлимитного остатка. Деньги уходят с кассы (50.01) на расчётный счёт (51). После зачисления банком этот РКО свяжется с банковской выпиской.

Чтобы не держать соответствие в голове, вот карта «операция → проводка»:

Печатная форма КО-2 и нумерация ордеров

После проведения документа нажмите Печать → Расходный кассовый ордер (КО-2). Форма унифицированная, утверждена Постановлением Госкомстата № 88 — её принимают и налоговая, и банк.

Что подтягивается в печатную форму автоматически:

• номер и дата ордера;
• кому выдано (строка «Выдать») и основание;
• сумма прописью;
• приложение — перечень документов-оснований;
• строка «По документу» — паспортные данные получателя.

Если какое-то поле в бумажном ордере пустое, значит не заполнена соответствующая закладка в документе. Вернитесь в РКО, допишите реквизиты на закладках Основание, Приложение, По документу и перепечатайте.

Подписи на форме КО-2 подтягиваются из справочника Главное → Организации (ответственные лица). Бумажный ордер подписывают руководитель и главный бухгалтер (или уполномоченное лицо), а кассир заверяет выдачу и получает подпись получателя. Если ордер оформляет сам руководитель-ИП без бухгалтера, часть подписей не заполняется — это допустимо. Без подписи получателя в строке «Получил» выдача не считается подтверждённой.

Нумерация в 1С сквозная и автоматическая: ордера нумеруются по порядку в пределах года, с нового года отсчёт начинается заново. Если в базе несколько организаций, к номеру добавляется префикс — его задают в карточке организации, чтобы номера не пересекались.

Как проверить остаток и сверить кассовую книгу

Каждый проведённый РКО уменьшает остаток наличных. Свести кассу за день помогает отчёт Банк и касса → Касса → Кассовая книга (форма КО-4).

Кассовая книга показывает по каждому дню:

• остаток на начало дня;
• приходы по ПКО и расходы по РКО;
• остаток на конец дня.

Если остаток на конец дня ушёл в минус — где-то расход превысил приход. Чаще всего причина в том, что РКО проведён раньше поступления денег, либо дата выдачи стоит не та. Отсортируйте кассовые документы по дате и времени и восстановите реальную последовательность.

Кассовая книга в 1С ведётся листами: на каждый день с движениями формируется отдельный лист с порядковым номером. В конце дня лист распечатывают в двух экземплярах — первый остаётся в книге, второй (отрывной) служит отчётом кассира с приложенными ПКО и РКО. Нумерация листов сквозная в пределах года, как и у самих ордеров.

Расхождения чаще всего возникают в трёх ситуациях:

• 📅 Неверная дата или время. РКО попал не в тот день или стоит раньше поступления денег.
• 🔁 Задвоение выдачи. Один и тот же расход провели дважды — например, вручную и повторно через «Создать на основании».
• 🏢 Не та организация или касса. В многофирменной базе документ ушёл не в ту кассу, и остаток «поехал» сразу у двух организаций.

Для контроля по подотчётникам удобен отчёт по счёту 71: он покажет, кто ещё не отчитался за полученные суммы. А оборотка по 50.01 за период быстро сверяет итоговый остаток с фактическими деньгами в кассе. Если нужна детализация по видам поступлений и расходов, подойдёт отчёт Банк и касса → Касса → Движения денежных средств.

Частые ошибки при выдаче наличных

Большинство проблем с РКО — это не сбой программы, а неверно выбранные реквизиты. Вот что всплывает чаще всего и как это исправить.

Отдельно про удаление. Ошибочный РКО нельзя просто «стереть» — сначала отмените проведение, затем пометьте на удаление, и только после контроля удалите через Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов. Это сохранит целостность нумерации и движений. Если ордер уже попал в закрытый и сданный период, его не удаляют, а исправляют сторнирующей операцией — иначе «съедет» отчётность, которую уже приняли.

Частые вопросы