Выставляем счёт на оплату покупателю в 1С:Предприятие 8

Счёт на оплату покупателю в 1С:Бухгалтерии 8.3 создаётся в разделе Продажи → Счета покупателям кнопкой Создать. Это документ-основание: он не делает бухгалтерских проводок, а служит для того, чтобы выставить покупателю сумму к оплате и напечатать бланк с реквизитами и подписью.

Ниже — порядок от первой карточки контрагента до момента, когда счёт оплачен и закрыт реализацией. Пути указаны для интерфейса «Такси» в типовой 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0; в 1С:Управлении торговлей 11 логика та же, но документ лежит в разделе Продажи.

Что должно быть заведено до выставления счёта

Счёт собирается из уже существующих справочников. Если контрагент, договор и номенклатура не заведены, 1С предложит создать их прямо из документа, но аккуратнее подготовить данные заранее — так в счёт не попадут дубли и опечатки.

Проверьте перед первым счётом:

• 🏢 Своя организация заполнена целиком: ИНН, КПП, адрес и хотя бы один банковский счёт в Главное → Организации. Банковский счёт из этой карточки подставляется в реквизиты для оплаты.
• 👤 Контрагент-покупатель заведён в Справочники → Контрагенты. Карточку можно заполнить автоматически по ИНН, если подключён сервис 1С:Контрагент.
• 📄 Договор с видом С покупателем. Без договора нужного вида документ не проведётся корректно, а в печатной форме не будет основания.
• 📦 Номенклатура с заполненной ставкой НДС и единицей измерения в Справочники → Номенклатура.

Расчёты с покупателями по счёту ведутся на счёте 62: аванс до отгрузки собирается на 62.02, задолженность после отгрузки — на 62.01. Знать это полезно, чтобы потом не искать, куда «пропала» оплата: она лежит на авансовом субсчёте, пока нет реализации.

Где лежит счёт в разных конфигурациях 1С

Документ есть и в 1С:Бухгалтерии, и в 1С:Управлении торговлей, но путь к нему и название немного различаются.

Дальше в статье пути даны для 1С:Бухгалтерии 3.0. В 1С:Управлении торговлей счёт чаще выставляют на основании заказа клиента, поэтому там к документу приходят из цепочки «заказ → счёт → реализация», а не создают его вручную с нуля.

Заполняем документ «Счёт покупателю»

Откройте Продажи → Счета покупателям и нажмите Создать. Дальше по порядку:

1. В поле Контрагент выберите покупателя. Договор подтянется автоматически, если он единственный с нужным видом; иначе выберите вручную.
2. Проверьте поле Банковский счёт — туда попадут реквизиты, по которым покупатель будет платить. Если счетов несколько, выберите нужный.
3. В табличной части Товары или Услуги добавьте строки кнопкой Добавить или Подбор. По каждой строке укажите номенклатуру, количество и цену.
4. Ставка НДС подставится из карточки номенклатуры. Сумма и выделенный НДС пересчитаются автоматически внизу табличной части.
5. Задайте Срок оплаты — дату, до которой ждёте деньги. Она используется в отчётах по неоплаченным счетам.
6. Установите статус документа: Не оплачен, Оплачен или Отменён. При создании ставится Не оплачен.
7. Нажмите Провести и закрыть.

Счёт на оплату — документ без проводок. После проведения он не меняет остатки на бухгалтерских счетах и не отражается в оборотно-сальдовой ведомости. Это нормально: проводки появятся позже, когда вы оформите поступление оплаты и реализацию. Если вы ждёте движения по счетам учёта сразу после счёта — вы перепутали документ, проводки даёт не он.

Печать счёта: подпись, печать и QR-код

Печатная форма вызывается кнопкой Печать → Счёт на оплату прямо из документа. По умолчанию бланк уходит сухой — без логотипа, факсимиле и печати. Чтобы он выглядел как подписанный, настройте карточку организации один раз.

Зайдите в Главное → Организации, откройте свою организацию и найдите раздел с логотипом и подписями (в типовой конфигурации это ссылка Логотип и печать). Туда загружают:

• 🖼️ логотип — картинкой PNG или JPG;
• ✍️ факсимиле подписи руководителя и главного бухгалтера — сканом на прозрачном или белом фоне;
• 🔵 печать организации — сканом по образцу из той же формы.

После загрузки эти изображения автоматически встанут в печатную форму счёта. Предпросмотр прямо в карточке покажет, как это будет выглядеть на бумаге.

Отдельно включается QR-код для оплаты. В форме настройки печати счёта (кнопка Настройка или Ещё над печатной формой) есть флажок, добавляющий на бланк QR-код с реквизитами платежа. Покупатель наводит камеру банковского приложения и платит без ручного ввода счёта и суммы. Код формируется по стандарту платёжных QR, реквизиты берутся из банковского счёта организации и суммы документа.

Готовую форму сохраняют в PDF кнопкой Сохранить или сразу отправляют покупателю на e-mail кнопкой Отправить — письмо уйдёт с вложением, если в 1С настроена учётная запись почты.

Отправка счёта и обмен с банком

Полностью электронный путь счёта в 1С:Бухгалтерии выглядит так:

• PDF по почте. Самый частый вариант — выгрузить счёт в PDF и отправить письмом. Для массовой рассылки удобно настроить учётную запись в Администрирование → Органайзер → Почта.
• QR-код. Если на бланке включён QR-код, покупатель оплачивает сканированием — отдельная выгрузка в банк для этого не нужна.
• Обмен с банком (клиент-банк). Сам счёт покупателю в клиент-банк не выгружается — туда уходят платёжные документы. А вот поступившую оплату по этому счёту 1С умеет подхватывать автоматически: при обмене с банком через сервис прямого обмена (Банк и касса → Банковские выписки → Загрузить) входящий платёж находит счёт по реквизитам и предлагает создать Поступление на расчётный счёт.

Таким образом, «автоматизация» вокруг счёта — это не выгрузка самого счёта, а автоматический разбор банковской выписки и подстановка документа оплаты. Подключается прямой обмен с банком в разделе Банк и касса, если ваш банк его поддерживает; иначе выписка загружается файлом формата 1CClientBankExchange.

Контроль оплаты и закрытие счёта

Пока деньги не пришли, счёт висит в статусе Не оплачен. Отслеживать задолженность удобнее не по статусу вручную, а отчётами.

В разделе Продажи → Счета покупателям список можно отфильтровать по статусу оплаты и по сроку. Для сводной картины используйте отчёт по расчётам с покупателями (Продажи → Отчёты по продажам), где видно, какие счета просрочены.

Когда оплата поступила, закрытие идёт в два шага:

1. Оплата. Создайте Поступление на расчётный счёт — удобнее кнопкой Создать на основании → Поступление на расчётный счёт прямо из счёта. Реквизиты, контрагент, договор и сумма подставятся из счёта. Этот документ уже даёт проводку Дт 51 Кт 62.02 (аванс) или Дт 51 Кт 62.01, если реализация уже проведена.
2. Отгрузка. Оформите Реализацию (акт, накладная, УПД) тоже через Создать на основании → Реализация. Она перенесёт табличную часть из счёта и сформирует проводки по выручке и списанию.

Если оплата пришла раньше отгрузки, она ложится на счёт 62.02 как аванс. При проведении реализации 1С сама зачтёт этот аванс и закроет расчёты, отдельный документ зачёта делать не нужно. Проверить, что аванс зачёлся, можно оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 62 в разрезе контрагента и договора.

После того как по счёту прошли и оплата, и реализация, его можно перевести в статус Оплачен — это закрывает счёт в списке неоплаченных. Удалять счёт не нужно: он остаётся историей договорённостей и основанием для платежа.

Повторные, исправленные и регулярные счета

Если одному покупателю вы выставляете похожие счета, не заполняйте документ каждый раз заново.

• 📑 Копирование. Встаньте на нужный счёт в списке и нажмите Создать копированием (кнопка F9 или команда в меню Ещё). 1С создаст новый документ с той же номенклатурой, контрагентом и договором — останется поменять дату, количество и провести.
• 🔁 Регулярные счета. Для ежемесячных услуг (аренда, абонентская плата) держите один «эталонный» счёт и копируйте его в начале месяца. Номер документа 1С присвоит новый автоматически.
• ✏️ Исправление уже отправленного счёта. Пока покупатель не оплатил, счёт можно свободно перепроводить: откройте документ, измените сумму или состав и нажмите Провести. Заново распечатайте и отправьте бланк — отдельного «корректировочного счёта» в 1С нет, правится сам документ.

Номер счёта формируется автоматически по порядку. Менять нумерацию вручную без необходимости не стоит: при сквозной нумерации документов за год это приведёт к дублям номеров и путанице в учёте.

Типичные ошибки при выставлении счёта

Короткий разбор того, что чаще всего ломает счёт на оплату, и как это поправить.

Частые вопросы