Счёт на оплату покупателю в 1С 8.3: от шапки до отправки

Счёт на оплату создаётся в разделе Продажи → Счета покупателям кнопкой «Создать». Чтобы выставить счёт в 1С 8.3, достаточно указать покупателя, заполнить товары или услуги и провести документ — бухгалтерских проводок он не делает и в декларацию по НДС не попадает.

Счёт на оплату — это не первичный документ, а предложение покупателю перечислить деньги. По Гражданскому кодексу он выступает офертой: оплатив его, контрагент акцептует условия сделки. Поэтому в 1С:Бухгалтерии 8.3 счёт нужен в основном для удобства — задать реквизиты платежа, перечень товаров и срок. На учёт он не влияет, пока не появится оплата или отгрузка.

Ниже — весь путь: от проверки реквизитов до отправки готового счёта контрагенту с печатью и подписью.

Что подготовить перед выставлением счёта

Чтобы счёт заполнился без ручной правки каждого поля, заранее приведите в порядок три справочника.

🏢 Организация. В карточке (Главное → Организации) должны стоять ИНН, КПП и хотя бы один банковский счёт. Именно он подставится в реквизиты для оплаты. Если счетов несколько, отметьте основной — он будет предлагаться по умолчанию.

👤 Контрагент. Покупателя заводят в Справочники → Контрагенты или прямо из счёта. При подключённой интернет-поддержке 1С реквизиты подтягиваются по ИНН автоматически: вводите номер — программа заполняет наименование, КПП и адрес из базы ФНС. Это снимает большую часть опечаток в реквизитах.

Там же, в карточке контрагента, доступна проверка по данным ФНС: программа подсказывает, действующий ли это налогоплательщик и совпадают ли ИНН и КПП. Перед первым счётом крупному клиенту имеет смысл заглянуть туда — это дешевле, чем выставить документ на недействующие реквизиты.

📄 Договор. К каждому покупателю привязывается договор с видом «С покупателем». В нём задают валюту, тип цен и ставку НДС по умолчанию — из договора эти значения попадут в счёт.

Где создать документ «Счёт покупателю»

Откройте Продажи → Счета покупателям. В списке нажмите «Создать» — откроется форма нового счёта.

В шапке заполните:

1. Организация — от чьего имени выставляете счёт (подставляется, если организация в базе одна).
2. Контрагент — покупатель. После выбора автоматически подтянется договор и банковский счёт.
3. Договор — проверьте, что выбран нужный; от него зависят валюта и НДС.
4. Банковский счёт — реквизиты, куда покупатель перечислит деньги. Берётся из карточки организации.
5. Склад — заполняйте, если отгрузка пойдёт с конкретного склада; для счёта на услуги склад не нужен.

Дату ставьте фактическую — на неё программа присвоит номер. Проверьте организацию и банковский счёт до того, как отправите счёт клиенту: ошибка в реквизитах для оплаты приведёт к тому, что деньги уйдут не туда.

Как заполнить товары, услуги и НДС

Табличная часть счёта разнесена по вкладкам — отдельно товары, отдельно услуги. Это удобно, когда в одном счёте и поставка, и, например, доставка.

Добавление строк. Нажмите «Добавить» и выберите позицию из номенклатуры либо воспользуйтесь кнопкой подбора, чтобы набрать сразу несколько строк с количеством. Цена подставится из выбранного типа цен; если тип цен не задан, впишите цену вручную.

Скидка. В шапке табличной части есть поле «Скидка». Можно задать её процентом или суммой — тогда 1С пересчитает итог по всем строкам. Если скидок нет, оставьте «не предоставлена».

НДС. Ставка берётся из номенклатуры или договора. Переключатель рядом с суммой задаёт, как считать налог:

Для организации на УСН поставьте ставку «Без НДС» — тогда в печатной форме появится строка «Без налога (НДС)», а не нулевая ставка.

После заполнения проверьте итог внизу формы: сумма, в том числе НДС, должна совпадать с тем, что вы согласовали с покупателем. Проведите документ кнопкой «Провести».

Номер счёта и срок оплаты

Номер присваивается автоматически в момент записи — сквозной нумерацией в пределах года, с префиксом организации. Отдельно его настраивать не нужно: 1С сама ведёт порядок.

Если номер нужно изменить вручную (например, продолжить нумерацию из старой программы), поле номера защищено от случайной правки. Чтобы разблокировать его, нажмите на поле номера и подтвердите редактирование — программа предупредит, что дальше нумерация может нарушиться. Пользуйтесь этим только при переносе данных.

Срок оплаты задаётся полем «Оплата до». Поставьте дату, до которой ждёте платёж, — она попадёт в печатную форму и поможет контролировать просрочку. Если оплата бессрочная, поле можно оставить пустым.

🔢 Чтобы нумерация начиналась с начала года, ничего вручную делать не нужно — при наступлении нового года счётчик сбрасывается автоматически, и первый январский счёт получит номер 1 (плюс префикс).

Печать счёта с логотипом, печатью и подписью

Готовый счёт печатают кнопкой «Печать» → «Счёт на оплату». Откроется форма, которую можно отправить на принтер или сохранить в файл.

Главный приём, который экономит время, — факсимиле. Чтобы счёт выходил сразу с логотипом, печатью и подписью руководителя, загрузите изображения в карточку организации:

1. Откройте Главное → Организации и выберите свою организацию.
2. Перейдите в раздел настроек логотипа и печати (ссылка «Логотип и печать» в карточке).
3. Загрузите файл логотипа, факсимиле подписи и оттиск печати в формате PNG с прозрачным фоном.
4. Сохраните карточку.

После этого в печатной форме счёта появятся логотип в шапке и подпись с печатью внизу — распечатывать, подписывать и сканировать вручную больше не придётся.

Если счёт отправляете электронно, печатную форму удобно сразу сохранить в PDF — кнопка сохранения есть в самой форме печати.

Как отправить счёт покупателю из 1С

Отправить счёт контрагенту можно, не выходя из программы, — кнопкой «Отправить» (значок конверта) в форме счёта или в окне печати.

Чтобы отправка работала, один раз настройте учётную запись электронной почты: Администрирование → Органайзер → Настройка системной учётной записи. Укажите адрес, пароль приложения и параметры сервера вашего почтового провайдера.

Дальше всё просто:

• нажмите «Отправить» — 1С сформирует письмо и приложит счёт в PDF;
• проверьте адрес получателя (подтянется из карточки контрагента, если там заполнена почта);
• при необходимости отредактируйте текст письма и отправьте.

Второй способ — выгрузить счёт в файл и отправить вложением из привычной почтовой программы. В форме печати выберите сохранение в PDF или в таблицу Excel и приложите файл к письму. PDF предпочтительнее: он открывается одинаково на любом устройстве, и покупатель не сможет случайно изменить суммы в документе перед оплатой.

Ввод на основании и ускорение работы со счетами

Повторяющиеся счета не обязательно набивать заново — в 1С:Бухгалтерии есть несколько приёмов.

Ввод на основании. Из заказа, реализации или другого счёта можно создать новый документ кнопкой «Создать на основании». Например, на основании проведённого счёта удобно сразу сделать реализацию или поступление на расчётный счёт — все реквизиты и товары перенесутся.

Копирование. Если нужен счёт, похожий на прошлый, встаньте на него в списке Счета покупателям и нажмите «Создать копированием» (F9). Программа создаст новый документ с теми же товарами и контрагентом — останется поправить дату и количество, а номер и срок оплаты обновятся сами.

Счёт-договор. В списке печатных форм счёта есть вариант «Счёт-договор» — он совмещает счёт на оплату с условиями договора. Это избавляет от отдельного договора на разовые поставки: покупатель оплачивает счёт и тем самым принимает условия сделки.

Фиксация цен в договоре. Если по покупателю заданы свои цены, занесите их в тип цен и привяжите к договору. Тогда в каждом новом счёте цена подставится сама — не придётся вспоминать согласованную стоимость и вручную её править.

Эти приёмы и загруженное факсимиле вместе дают почти автоматический конвейер: скопировали прошлый счёт, поправили позиции, нажали «Отправить» — и клиент получил готовый документ с подписью и печатью.

Контроль оплаты выставленных счетов

После того как счёт выставлен, его судьбу удобно контролировать прямо из списка Счета покупателям. Программа сопоставляет счёт с поступлениями денег и показывает, насколько он закрыт оплатой.

В списке счетов есть колонка состояния оплаты. Счёт может быть:

• 🟢 оплачен — пришла вся сумма;
• 🟡 оплачен частично — поступила часть денег;
• 🔴 не оплачен — платежей по счёту ещё не было.

Связь счёта с оплатой выстраивается, когда в документе поступления на расчётный счёт указан тот же договор, а в некоторых случаях — ссылка на сам счёт в качестве основания платежа. Поэтому в банковской выписке важно корректно указывать договор покупателя.

Чтобы увидеть все неоплаченные счета разом, отберите список по состоянию оплаты либо постройте отчёт по расчётам с покупателями в разделе Продажи. Так видно, кто должен и на какую сумму, — это помогает вовремя напомнить клиенту о платеже.

Частые ошибки при выставлении счёта

Несколько промахов, из-за которых счёт приходится переделывать или деньги уходят не туда.

Старый или неверный банковский счёт. Если в карточке организации несколько счетов, в документ может подставиться не тот. Перед отправкой всегда сверяйте реквизиты для оплаты в шапке — это единственное, что покупатель перенесёт в платёжку.

Неправильный режим НДС. Поставили «НДС сверху» вместо «НДС в сумме» — и итоговая сумма разойдётся с согласованной. Проверяйте переключатель налога и контролируйте строку «Итого» внизу формы.

Нулевая ставка вместо «Без НДС» на УСН. На упрощёнке нужна именно ставка «Без НДС», а не «0%». Ставка 0% — это экспорт и отдельные операции, она не для продавца на спецрежиме.

Пустой банковский счёт в карточке организации. Если счёт не заведён, поле реквизитов в документе останется пустым, и покупателю будет некуда платить. Заполните банковский счёт в Главное → Организации заранее.

Счёт не проведён. Сохранённый, но не проведённый счёт не попадёт в контроль оплаты и в ряд отчётов. После заполнения нажимайте «Провести».

Частые вопросы