Счёт на оплату покупателю в 1С:Бухгалтерии: от справочников до контроля оплаты

Счёт на оплату в 1С:Бухгалтерии 3.0 создаётся в разделе Продажи → Счета покупателям. Документ записывается кнопкой Записать, бухгалтерских проводок не делает — это не учётный документ, а основание для перечисления денег. Ниже разберём, как заполнить его без ошибок, настроить печатную форму с факсимиле и печатью, отправить клиенту и проследить, оплатил ли он.

Счёт выставляют до реализации: клиент получает его, платит, и только потом вы отгружаете товар или оформляете акт. Поэтому аккуратно заполненный счёт экономит время на следующих шагах — из него одним нажатием создаётся и реализация, и поступление денег.

Работаем в интерфейсе «Такси» на платформе 8.3. Пути в конфигурации Бухгалтерия предприятия 3.0 стабильны; если у вас УТ или Розница, названия разделов отличаются, но логика документа та же.

Что подготовить в справочниках заранее

Половина ошибок в счёте — это незаполненные или неверные реквизиты. Их проще внести один раз в справочники, чем править в каждом документе.

Понадобится следующее:

• 🏢 Своя организация с заполненными ИНН, КПП, адресом и банковским счётом — Главное → Организации.
• 🤝 Контрагент (покупатель) с корректными ИНН и КПП — Справочники → Контрагенты. Если заполнить ИНН, остальные реквизиты 1С подтянет из сервиса проверки контрагентов автоматически.
• 📄 Договор с видом «С покупателем» — внутри карточки контрагента на вкладке Договоры.
• 📦 Номенклатура — товары и услуги, которые пойдут в табличную часть, со ставкой НДС и единицей измерения.
• 🏦 Банковский счёт организации, который увидит плательщик. Один можно назначить основным — тогда он подставится в счёт по умолчанию.

Как заполнить документ «Счёт покупателю» по шагам

Откройте Продажи → Счета покупателям и нажмите Создать. Откроется форма документа «Счёт покупателю».

1. Дата и номер. Дата ставится текущая, номер 1С присваивает сама при записи. Вручную номер лучше не трогать — иначе собьётся сквозная нумерация.
2. Контрагент и договор. Выберите покупателя. Договор подставится, если он один; если несколько — укажите нужный.
3. Банковский счёт. Проверьте, что подставился тот счёт, на который ждёте деньги. Его реквизиты уйдут в печатную форму.
4. Оплата до. Укажите дату, до которой счёт действует. По ней потом удобно отбирать просроченные счета.
5. Товары и услуги. В табличной части по кнопке Добавить выберите номенклатуру, укажите количество и цену. НДС рассчитается по ставке из карточки номенклатуры.
6. Цены включают НДС. Проверьте переключатель НДС в сумме / НДС сверху — от него зависит итог. Это частая причина расхождения на сумму налога.
7. Записать. Нажмите Записать. Счёт сохранён и готов к печати и отправке.

Счёт на оплату не формирует проводок и не влияет на остатки. Он только фиксирует намерение продать по определённой цене. Движения по счетам учёта появятся позже — при реализации и поступлении денег.

Настройка печатной формы: подпись, печать, реквизиты

По кнопке Печать → Счёт на оплату открывается форма для отправки клиенту. Чтобы она выглядела солидно, настройте в карточке организации блок с логотипом и факсимиле.

Зайдите в Главное → Организации, откройте свою организацию и найдите ссылку Логотип и печать. Там загружаются:

• 🖼️ логотип — картинка в заголовок счёта;
• ✍️ факсимиле подписи руководителя и главного бухгалтера — отсканированные подписи на прозрачном или белом фоне;
• 🔵 печать организации — скан круглой печати.

После загрузки эти изображения автоматически встают в печатную форму счёта. Клиенту уходит готовый документ с подписью и печатью — распечатывать и сканировать вручную не нужно.

Если счёт выставляет ИП без главного бухгалтера, вторую подпись оставьте пустой — в форме появится одна строка для подписи предпринимателя.

Как ускорить выписку однотипных счетов

Когда счета похожи друг на друга, не заполняйте каждый с нуля.

• Создание копированием. Встаньте в списке счетов на похожий документ и нажмите Создать новый документ копированием текущего (или F9). Откроется копия с текущей датой — останется поменять суммы.
• Повтор по контрагенту. В списке Счета покупателям отфильтруйте по нужному покупателю через Ещё → Настроить список и копируйте его прошлый счёт.
• Ввод на основании. Счёт можно создать на основании другого документа. Например, из заказа или из прошлой реализации — тогда табличная часть заполнится автоматически.

Как отправить счёт покупателю

Из открытого счёта или из печатной формы есть два пути.

Сохранить в файл. В окне печатной формы нажмите Сохранить и выберите PDF — получите файл, который можно отправить любым способом. Так же сохраняется Excel, если клиент просит редактируемую форму.

Отправить из 1С по почте. Если в программе настроена учётная запись почты (Администрирование → Органайзер → Настройка системной учётной записи), прямо из печатной формы по кнопке с конвертом Отправить письмо уйдёт клиенту. Счёт приложится файлом, тему и текст можно отредактировать.

При отправке PDF убедитесь, что в печатной форме подтянулись логотип и печать. Если их нет, вернитесь к блоку Логотип и печать в карточке организации — изображения не были загружены.

Отправлять лучше PDF, а не Excel: PDF клиент не отредактирует, и сумма к оплате останется такой, какой вы её согласовали. Excel уместен, только если покупатель сам просит редактируемый файл для внутренней обработки.

Чем счёт на оплату отличается от счёта-фактуры

Эти два документа часто путают, хотя задачи у них разные.

Короче говоря, по счёту на оплату клиент платит, а счёт-фактура нужен бухгалтеру покупателя, чтобы принять НДС к вычету . Если ваша организация на УСН и НДС не выставляет, счёт-фактура не формируется, а счёт на оплату — выставляется как обычно.

Как проверить, оплачен ли счёт

Счёт на оплату сам по себе статус оплаты не хранит так, как заказ, — факт оплаты виден по движению денег и по взаиморасчётам с покупателем. Есть несколько способов проверить.

• Банковская выписка. В Банк и касса → Банковские выписки видно поступление. Если в поступлении указан счёт в основании платежа, оно привязано именно к нему.
• Отчёт по неоплаченным счетам. В разделе Продажи есть отчёт по оплате счетов покупателей — он показывает, какие счета выставлены и не закрыты деньгами. Отбор по дате Оплата до вытащит просроченные.
• Ведомость по расчётам с покупателями. Отчёт Продажи → Задолженность покупателей или оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 покажет остаток долга по каждому контрагенту.

Когда деньги поступили и отгрузка проведена, задолженность по счёту 62 закрывается: аванс (62.02) зачитывается в оплату реализации (62.01). Если на 62.02 остаётся сумма — клиент заплатил больше, чем отгружено, либо реализация ещё не оформлена.

Частичная оплата — обычная ситуация. Клиент переводит, например, половину суммы счёта. В учёте это просто поступление на меньшую сумму; счёт при этом не «закрывается» целиком. Остаток долга вы увидите в той же оборотно-сальдовой ведомости по счёту 62 — он равен разнице между суммой счёта и поступившими деньгами. Отгружать можно как после полной оплаты, так и после частичной — это вопрос договорённостей, а не ограничений программы.

Частые вопросы