Шаблоны в 1С 8.3: документы, печатные формы и отчёты без повторного ввода

Чтобы создать шаблон в 1С, сначала решите, что именно вы повторяете. Для документа это заполненный образец, который вы копируете клавишей F9. Для печатной формы — изменённый макет в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм. Для отчёта — сохранённый вариант с вашими настройками.

Типичная картина: бухгалтер каждый месяц вбивает одни и те же 12 строк ручной операции по аренде, а менеджер по пять раз в день исправляет в Word счёт, потому что в нём нет нужной строки. Оба случая решаются шаблонами, но разными. Ниже — по порядку, от самого простого к самому мощному. Всё описанное относится к 1С 8.3 с интерфейсом «Такси», примеры даны для Бухгалтерии 3.0 и ЗУП 3.1.

С чего начать: какие операции стоит превратить в шаблон

Шаблон окупается, когда операция повторяется и меняется в ней мало. Прежде чем что-то настраивать, выпишите за месяц всё, что вы вводите «по памяти».

Хорошие кандидаты:

• 🔁 ежемесячные ручные операции с одинаковыми счетами (аренда, резервы, распределение расходов);
• 🧾 счета и акты постоянным покупателям с одной и той же номенклатурой;
• 💸 платёжные поручения в бюджет и постоянным поставщикам;
• 📊 отчёты, которые вы каждый раз настраиваете заново (ОСВ по субсчетам, анализ счёта с нужными группировками);
• 🖨 печатные формы, которые после печати правите вручную.

Для каждой операции ответьте на два вопроса:

1. Что меняется от раза к разу? Обычно это дата, сумма, иногда период в назначении платежа.
2. Что остаётся неизменным? Контрагент, договор, счета, номенклатура, статьи затрат.

Если меняется больше половины полей, шаблон почти не сэкономит времени. Если меняются только дата и сумма — это идеальный кандидат.

Как создать шаблон документа в 1С: образец и копирование

В типовых конфигурациях нет отдельной кнопки «Сохранить как шаблон» у обычных документов. Роль шаблона выполняет документ-образец, который вы копируете.

Шаг 1. Подготовьте документ-образец

1. Откройте нужный журнал, например Операции → Операции, введенные вручную или Банк и касса → Платежные поручения.
2. Создайте документ и заполните всё, что не меняется: организацию, контрагента, договор, счета, статьи, назначение платежа.
3. Сумму оставьте нулевой или поставьте условную, например 1 рубль.
4. В поле «Комментарий» напишите ШАБЛОН — аренда офиса или подобное.
5. Нажмите Записать, но не проводите документ.

Непроведённый документ не делает движений и не попадает в отчёты. Он просто лежит в журнале как образец.

Шаг 2. Создавайте новые документы копированием

1. В журнале найдите образец. Удобно ввести в строку поиска слово ШАБЛОН, и список отфильтруется по комментарию.
2. Выделите строку и нажмите F9 (или кнопку копирования на панели списка).
3. Программа создаст новый документ с текущей датой и новым номером. Все реквизиты и табличные части будут заполнены как в образце.
4. Исправьте сумму, при необходимости период в назначении платежа.
5. Удалите из комментария слово «ШАБЛОН» и проведите документ.

Последний пункт часто пропускают. В итоге через полгода в журнале десятки «шаблонов», и непонятно, какой из них настоящий.

Ввод на основании как разновидность шаблона

Если новый документ логически вытекает из существующего, удобнее не копировать, а вводить на основании. Например, из счёта на оплату покупателю создаётся реализация, из поступления — счёт-фактура полученный. Команда Создать на основании есть в форме документа и в списке. Программа сама перенесёт контрагента, договор и строки.

Шаблоны ввода данных в ЗУП 3.1

В ЗУП есть настоящий механизм шаблонов для массового ввода показателей: премий, выручки, отработанных часов при сдельной оплате.

1. Создайте показатель в Настройка → Показатели расчета зарплаты.
2. Откройте Настройка → Шаблоны ввода исходных данных и создайте шаблон.
3. Укажите в нём, какие показатели вводятся и в каком виде: например, одна строка на сотрудника и одно значение показателя.
4. Вводите значения документом Зарплата → Данные для расчета зарплаты, выбирая в нём созданный шаблон.

Так один документ заменяет ручной ввод показателя в карточку каждого сотрудника.

Шаблоны печатных форм: как изменить макет счёта, акта, накладной

Каждая печатная форма в 1С строится по макету — заготовке табличного документа с областями и параметрами. Макет можно изменить прямо в пользовательском режиме, без конфигуратора.

Перед правкой: возможно, макет менять не нужно

Многое настраивается без вмешательства в макет:

• 🏢 логотип, факсимиле печати и подписи — в карточке организации, раздел «Логотип и печать». После этого при печати счёта становится доступен вариант с печатью и подписями;
• 🏦 банковские реквизиты и ответственные лица — в карточке организации;
• 📝 дополнительные условия и комментарии — во многих документах есть поле, которое выводится в печатную форму.

Если нужного в настройках нет, переходите к правке макета.

Пошаговая правка макета

1. Откройте Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм.
2. Найдите нужный макет. Список длинный, поэтому пользуйтесь поиском по названию: «Счет на оплату», «Акт».
3. Выделите строку и выберите изменение макета. Откроется табличный документ.
4. Внесите правки: поменяйте шрифт, ширину колонок, добавьте статичный текст (например, «Оплата означает согласие с условиями оферты»).
5. Запишите макет. В списке напротив него появится отметка, что используется изменённый вариант.
6. Распечатайте документ и проверьте результат.

Откат к стандартному макету

Если что-то пошло не так, в том же списке выберите для макета вариант «использовать стандартный». Ваши изменения при этом не стираются сразу — к ним можно вернуться, переключив макет обратно на изменённый.

Когда пользовательской правки мало

Макет меняет только внешний вид. Если нужно вывести поле, которого в печатной форме нет совсем (например, номер заказа покупателя или вес товара), правкой ячеек этого не добиться: значение некому подставить. Тогда варианта два:

• 🧩 внешняя печатная форма — обработка, которая подключается в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Конфигурация не меняется, обновления проходят спокойно;
• 🧱 расширение конфигурации — изменённый макет и код в расширении. Тоже не снимает конфигурацию с поддержки.

Оба способа требуют программиста, но живут дольше, чем правка конфигурации напрямую.

Шаблоны отчётов: сохраняем настройки один раз

Отчёты в 1С тоже можно превратить в шаблоны: настроить один раз и потом открывать готовыми.

Варианты отчётов

В универсальных отчётах (например, «Универсальный отчет », отчёты по продажам и запасам) настройки сохраняются как вариант:

1. Сформируйте отчёт и настройте его: отборы, группировки, показатели, оформление.
2. Откройте меню Ещё и выберите сохранение варианта отчёта.
3. Дайте варианту понятное имя: «Продажи по менеджерам, без НДС».
4. Укажите, кому он доступен: только вам или всем пользователям.

В следующий раз вариант выбирается из списка вариантов этого отчёта.

Стандартные бухгалтерские отчёты

У ОСВ, анализа счёта, карточки счёта в Бухгалтерии 3.0 своя форма настроек. Настройте детализацию по субконто, показатели, отборы, а затем сохраните настройки через меню Ещё. Последние использованные настройки программа запоминает и сама, но именованное сохранение пригодится, если у вас несколько разных «видов» одной ОСВ.

Какой шаблон для какой задачи: сравнительная таблица

Управление шаблонами: правка, удаление, проверка после обновления

Шаблоны стареют. Сменился договор аренды — образец со старым договором начнёт плодить ошибки. Раз в квартал пересматривайте свои заготовки.

Как отредактировать

• Документ-образец — откройте, исправьте реквизиты, запишите. Не проводите.
• Макет — откройте из списка макетов и измените повторно. Предыдущую версию сохраните отдельно: в редакторе табличного документа есть сохранение в файл .mxl.
• Вариант отчёта — откройте вариант, поменяйте настройки и пересохраните под тем же именем.

Как удалить ненужные

1. Документ-образец пометьте на удаление клавишей Del.
2. Окончательное удаление выполняет администратор: Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов.
3. Изменённый макет не удаляется, а возвращается к стандартному — см. раздел выше.
4. Ненужный вариант отчёта пометьте на удаление в списке вариантов отчёта.

Проверка изменённых макетов после обновления

При обновлении конфигурации разработчики иногда меняют стандартные макеты: добавляют поля, правят под новую форму документа. Ваш изменённый макет остаётся старым. Программа продолжит печатать по нему, и новые поля в документ не попадут.

Индивидуальные настройки: значения по умолчанию и вид форм

Часть «шаблонной» работы можно переложить на настройки, которые действуют на все новые документы сразу.

Значения по умолчанию

В персональных настройках пользователя (раздел Главное) задаются основная организация, подразделение, склад и ответственное лицо. Новые документы будут заполняться ими автоматически. Если вы ведёте одну организацию из нескольких в базе, это убирает самую частую ошибку — документ «не на ту» фирму.

Кроме того, программа запоминает значения, выбранные в последний раз: склад, тип цен, счёт учёта. Это тоже работает как неявный шаблон, но может и подвести — проверяйте склад, если вчера работали с другим.

Настройка формы под себя

Если в документе много полей, которыми вы не пользуетесь, их можно скрыть:

1. В форме документа откройте Ещё → Изменить форму.
2. Снимите флажки с ненужных полей, перетащите нужные выше.
3. Нажмите ОК. Настройка сохранится для вашего пользователя.

Вернуть всё как было можно там же, командой стандартных настроек.

Списки и отборы

В журналах документов настройте отбор по организации или контрагенту и колонки. 1С сохранит вид списка для вашего пользователя, и при каждом открытии журнал будет выглядеть одинаково.

Загрузка табличной части из файла

Когда строк много (прайс поставщика, спецификация на 200 позиций), образец не спасёт. В табличных частях многих документов есть команда загрузки из файла: подготовьте таблицу Excel с колонками «Номенклатура», «Количество», «Цена», и 1С сопоставит их с полями документа. Таблицу Excel с фиксированными колонками удобно держать как свой внешний шаблон.

Частые вопросы о шаблонах в 1С