Штатное расписание в «Зарплате и управлении персоналом» 3.1: от включения до отчёта Т-3

Штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП 3.1 находится в разделе Кадры → Штатное расписание. Если такого пункта нет, его сначала нужно включить: Настройка → Кадровый учет, флажок «Ведется штатное расписание». После этого создаёте позиции (подразделение + должность + количество ставок + оплата) и утверждаете их документом, если включена история изменений.

Порядок одинаков для всех, кто называет программу «1С:Зарплата и кадры» в обиходе: речь о конфигурации «Зарплата и управление персоналом» редакции 3.1 в интерфейсе «Такси».

Что проверить в справочниках до создания штатного расписания

Позиция штатного расписания собирается из готовых элементов. Если их нет, придётся бросать заполнение на середине. Перед стартом пройдитесь по четырём справочникам.

• 🏢 Организация. Настройка → Организации. Должны быть заполнены реквизиты, ОКПО и ответственные лица: они попадают в шапку формы Т-3.
• 🗂 Подразделения. Настройка → Подразделения. Структура должна совпадать с приказом о структуре. Вложенность важна: отчёт выводит позиции группами по подразделениям.
• 👔 Должности. Настройка → Должности. Наименование — ровно как в приказе, с учётом профстандарта, если он применяется. Сокращения вроде «Гл. бух.» потом окажутся в трудовых договорах.
• 💰 Виды начислений. Настройка → Начисления. Оклад, надбавки и доплаты, которые будут в позициях, должны уже существовать. Своя «Надбавка за стаж» или «Доплата за вредность» создаётся здесь заранее.

Отдельно проверьте графики работы (Настройка → Графики работы сотрудников). Позиция хранит график, и при приёме он подставится сотруднику автоматически. Если пятидневка 40 часов и сменный график 2/2 у вас в одном подразделении, графиков нужно два.

Где найти и как включить штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП

Откройте Настройка → Кадровый учет. В блоке про штатное расписание есть несколько флажков. Их смысл и последствия:

Без истории изменений всё проще: позиции добавляются прямо в справочник кнопкой «Создать». С историей работа идёт через документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания», которые создаются из формы списка.

Как создать штатное расписание в 1С 8.3 «Зарплата и кадры»: пошагово

Разберём вариант с историей изменений — он строже и встречается чаще. Без истории шаги те же, только позиции создаются сразу в справочнике.

Шаг 1. Создайте документ утверждения

1. Откройте Кадры → Штатное расписание.
2. В командной панели списка выберите утверждение штатного расписания.
3. В шапке укажите организацию, месяц, с которого штатка действует, и ответственное лицо.

Дата важна: позиции действуют с первого числа указанного месяца. Если сотрудники уже работают с 1 марта, утверждайте не позже марта.

Шаг 2. Добавьте позиции

Каждая строка документа — позиция. Нажмите «Добавить» и заполните карточку:

1. Подразделение и должность — выбираются из справочников.
2. Количество ставок. Допустимы дробные значения: 0,5 ставки для совместителя или 2,5 ставки на три человека.
3. График работы — подставится при приёме.
4. Наименование позиции формируется автоматически, его можно уточнить, если в одном отделе две позиции с одной должностью и разной оплатой.
5. На вкладке оплаты — начисления с размером (см. следующий раздел).
6. При необходимости — дополнительные ежегодные отпуска: за ненормированный день, за вредность. Их тоже унаследует принятый сотрудник.

Пример: отдел продаж, «Менеджер по продажам», 3 ставки, оклад 60 000 ₽, надбавка за выполнение плана 10 %. Одна позиция на три ставки, а не три позиции по одной.

Шаг 3. Проведите документ

После проведения позиции появятся в справочнике со статусом утверждённых. Теперь их можно выбирать в кадровых документах.

Если сотрудники уже приняты

Когда штатку включают в работающей базе, вбивать позиции с нуля долго. Документ утверждения можно заполнить по текущей кадровой расстановке через команду заполнения в его командной панели. Программа соберёт позиции из фактических сочетаний «подразделение + должность + начисления». Затем остаётся сверить количество ставок с приказом и проставить вакантные.

Перед заполнением по кадровым данным сделайте резервную копию базы — документ создаёт много позиций, и откатывать их вручную неудобно.

Надбавки, разряды, вилки и вакантные ставки в позиции

Начисления позиции

В табличной части начислений перечисляются все плановые выплаты: оклад, надбавки, доплаты. Для каждой указывается размер — сумма или процент, в зависимости от формулы вида начисления.

• 📌 Оклад — сумма за месяц на одну ставку.
• 📌 Процентная надбавка — показатель в процентах; база берётся по настройке вида начисления.
• 📌 Надбавка с показателем «вводится при приёме» — в позиции можно оставить пустой, значение задаётся сотруднику индивидуально.

Вилка окладов

При включённой вилке у начисления два значения: минимальное и максимальное. Например, оклад бухгалтера от 55 000 до 70 000 ₽. При приёме кадровик ставит конкретную сумму, и программа проверяет, что она в пределах.

В печатной форме Т-3 при вилке выводится диапазон. Если трудовая инспекция или собственник требуют одну сумму, вилку не используйте — разбейте позицию на две.

Разряды и тарифные сетки

Для производства и бюджетной сферы оплату удобнее вести по разрядам. Использование тарифных сеток и разрядов включается в настройках расчёта зарплаты (Настройка → Расчет зарплаты, раздел настройки состава начислений). После этого в позиции появляется выбор разряда, а оклад подтягивается из тарифной сетки.

Плюс подхода: при индексации меняете ставку в сетке, а не в каждой позиции.

Вакансии и бронирование

Вакантная ставка — это просто разница между количеством ставок позиции и числом занятых. Отдельно помечать её не нужно.

Бронирование полезно, когда кандидат принял оффер, но выходит через месяц. Документ бронирования закрепляет ставку за конкретным человеком, и другой кадровик не примет на неё постороннего.

Как штатное расписание связано с приёмом, переводом и увольнением

После включения штатки в документах «Прием на работу», «Кадровый перевод», «Прием на работу списком» и «Перевод списком» появляется поле «Позиция». Его выбор делает три вещи:

1. Заполняет подразделение и должность.
2. Подставляет график работы.
3. Переносит начисления и их размеры в плановые начисления сотрудника.

Если включена автоматическая проверка, документ не проведётся, когда на позиции нет свободных ставок. Сообщение укажет, сколько ставок предусмотрено и сколько уже занято.

Увольнение освобождает ставку с даты, следующей за днём увольнения. Отдельно править штатку не нужно.

Изменение штатного расписания

Новое подразделение, сокращение ставок, повышение окладов оформляются документом изменения штатного расписания. В нём указываются только меняющиеся позиции и дата, с которой изменения действуют.

Изменение оклада в позиции не меняет оклад уже работающим сотрудникам автоматически. Для них нужен отдельный кадровый документ изменения оплаты. Из документа изменения штатки его можно создать сразу на всех занятых этой позиции: программа предложит сформировать документ на сотрудников, у которых начисления расходятся с новыми.

Для приказа о сокращении сначала проведите увольнения или переводы, затем уменьшайте число ставок. Иначе проверка не даст провести изменение: ставок станет меньше, чем занятых.

Отчёты по штатному расписанию: Т-3, расстановка, вакансии

Отчёты лежат в Кадры → Кадровые отчеты. Для штатки полезны три.

Унифицированная форма Т-3 с 2013 года не обязательна: закон о бухучёте разрешил организациям утверждать свои формы. Но большинство компаний оставляет Т-3 как привычную и понятную проверяющим.

Отчёт формируется на дату. При включённой истории можно получить состав штатки на любой прошлый месяц. Это удобно, когда в споре с работником нужно показать, какие ставки были в штате на дату сокращения.

Как распечатать Т-3 для приказа

1. Откройте отчёт «Штатное расписание (Т-3)».
2. Укажите организацию и дату, на которую нужен состав штата.
3. Сформируйте отчёт и проверьте итог по фонду оплаты в последней строке.
4. Номер и дату приказа об утверждении впишите в шапку формы, затем распечатайте.

Сам приказ об утверждении штатного расписания в ЗУП не формируется как отдельный документ: его оформляют по шаблону организации. В Т-3 есть поля для ссылки на этот приказ и общего количества штатных единиц.

Число штатных единиц в итоге формы — сумма ставок всех позиций, включая дробные. Если в отделе 2,5 ставки, в итоге так и будет 2,5, а не 3.

Как штатка влияет на расчёт зарплаты

Расчёт зарплаты не читает штатное расписание напрямую. Документ «Начисление зарплаты и взносов» берёт плановые начисления сотрудника, которые установил кадровый документ. Штатка — источник, из которого эти начисления скопированы в момент приёма или перевода.

Отсюда практические следствия:

• 🔄 Поменяли оклад в позиции — зарплата не изменится, пока не проведён документ изменения оплаты.
• 🧮 Процентная надбавка, заданная в позиции, считается по базе, определённой в виде начисления, а не «от оклада по штатке».
• 📊 Плановый ФОТ по штатному расписанию и фактический ФОТ по расчётным ведомостям могут не совпадать — из-за вакансий, отпусков без сохранения и индивидуальных доплат.

Сравнить их можно двумя отчётами: «Штатное расписание» (план на все ставки) и «Анализ зарплаты по сотрудникам» или расчётная ведомость за месяц (факт). Расхождение больше суммы вакантных ставок — повод искать сотрудников, у которых начисления отличаются от позиции.

Частые ошибки при ведении штатного расписания в ЗУП

Частые вопросы