Новый склад в 1С:Бухгалтерии 3.0 — от включения учёта до первого документа

Чтобы создать склад в 1С 8.3 Бухгалтерия, сначала включите флажок Несколько складов в разделе Главное → Функциональность на вкладке Запасы. Потом откройте Справочники → Товары и услуги → Склады, нажмите Создать, введите наименование и выберите тип склада. После записи склад сразу доступен в поступлениях, реализациях и перемещениях.

Пока флажок выключен, программа работает с одним «Основным складом» и прячет поле склада в документах. Поэтому новичок ищет склад в документах и не находит. Отдельно настраивается учёт остатков по складам: без него в отчётах не будет разреза по местам хранения.

Что решить до того, как создавать склад

Сам справочник заполняется за минуту. Дольше думать над тем, как вы будете вести учёт по местам хранения. От этого зависят проводки и отчёты, а переделывать задним числом неудобно.

Ответьте себе на четыре вопроса:

• 🏬 Сколько реальных мест хранения? Склад в 1С — это место, где лежат ценности и за которое отвечает конкретный человек: склад на базе, магазин, кладовая в офисе, машина экспедитора.
• 💰 Нужна ли себестоимость по каждому складу? Или достаточно знать, сколько штук где лежит.
• 🛒 Есть ли розница? Для магазина нужен склад розничного типа, а это меняет счета учёта товаров.
• 🏢 Сколько организаций в базе? Справочник складов общий для всех организаций одной информационной базы.

Как правильно назвать склад

Наименование попадает в печатные формы: накладные, требования, акты инвентаризации. Пишите так, чтобы кладовщик и проверяющий поняли без пояснений: «Склад на Заводской, 12», «Магазин ТЦ Восход», «Кладовая офиса». Названия вида «Склад 2» через год никто не расшифрует.

Как создать склад в 1С 8.3 Бухгалтерия: пять шагов

Инструкция для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 в интерфейсе «Такси». Работать можно в рабочей базе: операция ничего не перепроводит.

Шаг 1. Включите работу с несколькими складами

1. Откройте Главное → Функциональность.
2. Перейдите на вкладку Запасы.
3. Поставьте флажок Несколько складов.

Если флажок недоступен для снятия, значит в базе уже есть документы с разными складами. Это нормально: выключить многоскладской учёт можно, только пока склад в базе фактически один.

Шаг 2. Настройте учёт запасов по складам

Флажок из шага 1 включает поле склада в документах. А вот будут ли остатки на счетах учитываться в разрезе складов, задаётся отдельно:

1. В разделе Главное откройте Настройка плана счетов.
2. Нажмите ссылку Учет запасов.
3. Включите учёт По складам (местам хранения) и выберите вариант: По количеству или По количеству и сумме.

В ранних релизах Бухгалтерии 3.0 эти же настройки находились в форме параметров учёта раздела Администрирование. Смысл вариантов от этого не меняется.

Шаг 3. Откройте справочник «Склады»

Путь: Справочники → Товары и услуги → Склады. В списке уже есть элемент «Основной склад» — программа создаёт его при первом запуске. Его можно переименовать, если по факту это ваш главный склад.

Шаг 4. Создайте элемент и заполните карточку

1. Нажмите Создать.
2. Заполните Наименование.
3. Выберите Тип склада (подробнее в следующем разделе).
4. Для розничного типа укажите тип цен — по нему программа подставит продажные цены.
5. Если склады разбиты на группы, выберите группу. Группы создаются кнопкой Создать группу в списке.
6. Нажмите Записать и закрыть.

Шаг 5. Сделайте склад основным (если нужно)

Основной склад подставляется в новые документы автоматически. Если вы чаще работаете с новым складом, выделите его в списке и выполните команду Использовать как основной. Если её не видно на панели, она есть в меню Еще. Основной склад выделяется в списке жирным шрифтом.

Тип склада и другие параметры карточки

Главное поле карточки — тип склада. Оно определяет, на каких счетах будет учитываться товар и какими документами оформлять продажу.

Выбор между 41.02 и 41.11 для магазина зависит от учётной политики: товар в рознице можно оценивать по стоимости приобретения или по продажной стоимости с выделением наценки на 42.02.

Тип цен для розничного склада

Для магазинов указывается тип цен номенклатуры, обычно «Розничная». Из него подтягиваются цены в отчёт о розничных продажах и переоценку. Если тип цен не заполнен, придётся вводить продажные цены вручную в каждом документе.

Поля, которых нет в Бухгалтерии

Ордерная схема, складские помещения, ячейки, график работы и прочие логистические настройки есть в 1С:Управление торговлей 11 и ERP — там справочник называется «Склады и магазины». В Бухгалтерии склад — это аналитика для учёта, и карточка у него короткая. Не ищите там адресное хранение.

Склад в номенклатуре и документах

Склад не привязывается к карточке товара. Одна позиция номенклатуры может лежать на нескольких складах, а остаток по каждому программа считает сама по движениям документов.

В каких документах выбирается склад

Склад указывается в шапке документа. Если товар пришёл на два склада одной накладной, проще оформить два документа поступления или одно поступление с последующим перемещением.

Перемещение между складами

Документ Склад → Перемещение товаров переносит остаток с одного места хранения на другое. В шапке выбираются склад-отправитель и склад-получатель, в табличной части — товары и количество.

Что получится в учёте:

• 📦 Между двумя оптовыми складами — проводка Дт 41.01 Кт 41.01 с разными субконто «Склады». Счёт тот же, меняется только аналитика.
• 🛒 С оптового склада в магазин — товар переходит на счёт розницы (41.02 или 41.11), а при оценке по продажным ценам ещё и начисляется наценка на 42.02.
• ⚙️ Материалы между складами — Дт 10 Кт 10 с разными складами.

Начальные остатки на новом складе

Если склад заводится не с нуля, а вы переносите учёт из другой программы, остатки вводятся через Главное → Помощник ввода остатков, выбирая нужный счёт (10, 41) и указывая склад в каждой строке. Если склад открывается внутри года, а товар на него завозится с другого склада — вводить остатки не нужно, достаточно перемещения.

Что упростит работу со складами

Многоскладской учёт держится на дисциплине: правильный склад в каждом документе. Несколько инструментов программы снимают ручную работу.

• 📥 Загрузка табличной части из файла. В поступлении и перемещении есть команда загрузки строк из таблицы. Удобно, когда поставщик присылает спецификацию в Excel на 200 позиций.
• 📋 Инвентаризация. Документ Инвентаризация товаров заполняется по учётным остаткам выбранного склада. Кладовщик вписывает фактическое количество, а на основании инвентаризации создаются оприходование излишков и списание недостач.
• 🔁 Ввод на основании. Перемещение и реализацию удобно создавать из документа поступления командой Создать на основании: товары переносятся без повторного набора.
• 👥 Основной склад для каждого пользователя. Если у каждого кладовщика свой склад, подставляйте его по умолчанию через персональные настройки пользователя — меньше документов уйдёт не на тот склад.
• 🧾 Отборы в журналах. В списках документов включайте отбор по складу, чтобы видеть движения конкретного места хранения.

Как проверить остатки по складам

Самый надёжный отчёт — оборотно-сальдовая ведомость по счёту: Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету. Выберите счёт 41.01 (или 10), в настройках включите детализацию по субконто «Склады» и «Номенклатура».

Если в ведомости есть строка «<…>» вместо названия склада, значит в каких-то документах склад не указан. Расшифруйте строку двойным щелчком — откроется список таких движений.

Как не запутаться, когда складов несколько

Несколько правил, которые видны только через полгода работы.

1. Один склад — один материально ответственный. Если на двух складах один кладовщик, это повод подумать, нужно ли их разделять в учёте.
2. Не плодите временные склады. «Склад для возвратов», «Склад брака» оправданы, только если они физически отдельные. Иначе это лишние перемещения.
3. Неиспользуемый склад помечайте на удаление, а не удаляйте сразу. Элемент, на который ссылаются документы, удалить нельзя. Пометка скрывает его из выбора, а история остаётся.
4. Закрывайте склады с нулевым остатком. Перед пометкой на удаление переместите или спишите остаток. Иначе ОСВ будет годами показывать товар на несуществующем складе.
5. Раз в месяц сверяйте ОСВ по складам с фактом. Расхождение на одном складе обычно означает документ, проведённый не на тот склад, а не недостачу.

Физическое удаление помеченных складов выполняется через Администрирование → Обслуживание, группа «Корректировка данных», команда удаления помеченных объектов. Программа сама проверит ссылки и удалит только те элементы, которые нигде не используются.

Ошибки, из-за которых склад «не работает»

Частые вопросы