Создание сметы в 1С под вашу задачу и конфигурацию

Смета в 1С создаётся по-разному — всё зависит от того, что вы планируете и в какой конфигурации работаете. В 1С:ERP и Комплексной автоматизации это подсистема бюджетирования с документом «Экземпляр бюджета». В 1С:УНФ смета живёт внутри заказа или проекта. В строительных решениях (1С:Смета) расчёт идёт по сметным нормативам. А у государственных учреждений в 1С:БГУ это отдельная бюджетная смета или план финансово-хозяйственной деятельности.

Поэтому первый шаг — не «найти кнопку Смета», а понять, какой из механизмов закрывает вашу задачу. В типовой 1С:Бухгалтерии отдельного документа сметы нет: там учитывают уже свершившиеся расходы, а не планируют их. Ниже — как выбрать подход и довести смету до рабочего документа, который потом можно сверять с фактом.

Какая смета вам нужна и где её делать

Слово «смета» в бухгалтерии значит минимум четыре разные вещи. От этого зависит и конфигурация, и порядок действий.

Дальше разберём самый частый коммерческий случай — планирование расходов через бюджетирование, — а затем коротко пройдёмся по остальным сценариям.

Что настроить до ввода сметы

Прежде чем вводить цифры, подготовьте аналитику. Если этого не сделать, смета получится «плоской»: суммы будут, а разреза по статьям и подразделениям — нет.

В 1С:ERP и Комплексной автоматизации настройки лежат в разделе Бюджетирование и планирование. Понадобятся:

• 📊 Статьи бюджетов — аналог статей затрат для планирования. По ним вы раскладываете суммы: аренда, фонд оплаты труда, материалы, налоги.
• 🧩 Показатели бюджетов — остатки и небалансовые значения, если планируете не только обороты (например, остатки денег на конец месяца).
• 🗂 Сценарии — набор версий плана. Минимум один сценарий, например «План на год». Удобно завести отдельный сценарий для корректировок.
• 🏢 Аналитики статьи — дополнительные разрезы: подразделение, проект, номенклатурная группа.

Отдельно продумайте модель бюджетирования — она описывает, какие статьи входят в бюджет, по каким периодам (месяц, квартал) и в каком разрезе вы планируете. Модель задаётся один раз, потом по ней создаются экземпляры бюджета на каждый период.

Не начинайте с нуля, если смета повторяется из года в год. Удобнее взять прошлый период за основу: скопировать прошлогодний экземпляр бюджета и поправить суммы, либо заложить в вид бюджета строки, которые тянут прошлые значения с коэффициентом. Так новая смета собирается за минуты, а не переписывается вручную.

Создание документа сметы: порядок действий

Когда аналитика готова, план вводится документом. В бюджетировании это «Экземпляр бюджета».

1. Откройте раздел Бюджетирование и планирование и список экземпляров бюджетов.
2. Создайте новый экземпляр. Укажите сценарий, период (например, конкретный месяц или квартал) и при необходимости подразделение или проект.
3. Выберите вид бюджета — это шаблон формы, в котором уже заданы строки-статьи и колонки-периоды.
4. Заполните плановые суммы по статьям. Форма бюджета обычно выглядит как таблица: статьи по строкам, месяцы по колонкам.
5. Проверьте итоги. Если в виде бюджета заложены расчётные строки (например, «Итого расходы» или «Сальдо»), они пересчитаются автоматически.
6. Проведите документ. После проведения плановые данные попадают в отчёты и становятся доступны для сравнения с фактом.

Если смета большая и однотипная, не вбивайте суммы вручную по каждой ячейке. В форме бюджета есть зависимые и расчётные показатели: например, ФОТ можно задать одной суммой, а взносы рассчитать от неё процентом. Это задаётся в настройке вида бюджета, а не в самом экземпляре.

Смета по заказу в 1С:УНФ

В 1С:УНФ отдельного документа «Смета» в привычном виде нет — его роль играет заказ покупателя. Логика такая:

1. Создайте заказ на клиента.
2. В табличную часть внесите строки: работы и услуги с ценами, материалы с количеством и стоимостью.
3. Заказ показывает итоговую сумму — это и есть смета для клиента. По нему же печатается коммерческое предложение .
4. Когда заказ согласован, на его основании вводятся счёт, реализация и закрывающие документы — данные не нужно вбивать заново.

Такой подход удобен для услуг, ремонта, небольших проектов. Для капитального строительства с расценками по сборникам он не годится — там нужна специализированная программа.

Строительная смета по нормативам

Строительная смета — это не планирование «от руки», а расчёт по утверждённым расценкам. В типовой 1С её не составить. Используют 1С:Смета 3 или 1С:Подрядчик строительства, где:

• загружены нормативные базы (ГЭСН, ФЕР, ТЕР) с позициями работ и материалов;
• стоимость считается базисно-индексным или ресурсным методом;
• формируются локальные, объектные и сводные сметы по установленным формам.

Если строительная смета нужна разово, её часто готовят в специализированной программе, а в учётную 1С переносят уже итоговыми суммами по договору.

Бюджетная смета в учреждении

У государственных и муниципальных учреждений смета — отдельный плановый документ, и ведётся он в 1С:БГУ. Терминология зависит от типа учреждения:

• казённое учреждение составляет бюджетную смету;
• бюджетное и автономное — план финансово-хозяйственной деятельности (план ФХД).

Суммы в таких сметах разносятся не по произвольным статьям, а по кодам бюджетной классификации — КОСГУ и КВР. Планирование и санкционирование расходов в БГУ — это самостоятельный блок, отдельный от коммерческого бюджетирования, поэтому переносить на него приёмы из ERP не нужно.

Контроль исполнения: план против факта

Смета без сверки с фактом — просто таблица ожиданий. Главная ценность появляется, когда вы сравниваете запланированное с реальными расходами.

В ERP и Комплексной автоматизации для этого есть отчёты по бюджетированию (план-фактный анализ). Чтобы они работали, вспомните настройку из раздела выше: статьи бюджета должны быть связаны с источником фактических данных.

Что показывает такой отчёт:

• 📈 плановую сумму по каждой статье;
• 💰 фактические расходы за тот же период;
• 🔺 отклонение в рублях и процентах.

Сверяйте план с фактом в тех же разрезах, в которых планировали. Если бюджет вы составляли по подразделениям, а факт смотрите в целом по фирме, цифры не сойдутся — и дело не в ошибке программы, а в несовпадении аналитики.

Для заказа в УНФ контроль проще: в самом заказе или в отчётах по заказам видно, сколько запланировано и сколько уже отгружено или закрыто актами.

Отдельная частая задача — корректировка утверждённой сметы. Не правьте исходный документ задним числом: заведите отдельный сценарий или новую версию и вводите изменения туда. Тогда сохранится и первоначальный план, и скорректированный, а отклонения будут видны по каждому из них. Правка «поверх» утверждённой сметы стирает историю: сравнивать факт становится не с чем.

Как смета связана с закупками, производством и продажами

Смета редко живёт сама по себе. В ERP и КА плановые цифры увязываются с остальным учётом:

• Закупки. По плановым затратам на материалы можно формировать потребность и планы закупок. Смета задаёт ориентир, сколько и на какую сумму нужно купить.
• Производство. Плановая себестоимость продукции опирается на статьи затрат. Если вы заложили в бюджет расходы на сырьё и зарплату цеха, они соотносятся с производственными заказами.
• Продажи. Бюджет доходов строится от плана продаж. Отсюда же берётся плановая выручка, с которой потом сравнивают фактическую.

В 1С:УНФ связка жёстче и нагляднее: заказ-смета напрямую порождает счёт, отгрузку, списание материалов и акт. Один документ ведёт всю цепочку, поэтому «смета» и исполнение не расходятся.

Ошибки, из-за которых смета не сходится

Эти промахи встречаются чаще всего — и почти все они на этапе настройки, а не ввода.

• Планируют в тех же статьях, что и факт. Статьи бюджетов и статьи расходов — разные справочники. Если их перепутать, план-факт отчёт сломается.
• Забывают сценарий. Экземпляр бюджета без указанного сценария не попадёт в нужный отчёт. Проверяйте поле сценария при вводе.
• Разная аналитика в плане и факте. Планировали по проектам, а факт собирается без проекта — сверка покажет расхождение на ровном месте.
• Строительную смету пытаются сделать в Бухгалтерии. Там нет нормативных баз и форм. Нужна специализированная 1С:Смета.
• Период не совпадает. План на квартал, а факт смотрят за месяц — цифры несопоставимы. Задавайте один и тот же период.

Частые вопросы