Создание карточки сотрудника и приём на работу в ЗУП 8.3

Нового сотрудника в 1С:ЗУП 8.3 заводят в разделе Кадры → Сотрудники по кнопке «Создать». Программа одновременно создаёт две связанные записи: карточку сотрудника (трудовые отношения с организацией) и карточку физического лица (паспорт, СНИЛС, ИНН, адреса). Сам приём оформляется либо прямо в карточке, либо отдельным документом «Приём на работу» — это зависит от настройки учёта.

Ниже разберём весь порядок: от настроек и проверки на дубли до ввода нескольких сотрудников сразу и контроля заполнения. Пути указаны для 1С:ЗУП 3.1 в интерфейсе «Такси»; где порядок отличается в 1С:Бухгалтерии 3.0, об этом сказано отдельно.

С чего начать: настройки и проверка на дубли

Перед первым вводом загляните в Настройка → Кадровый учёт. Здесь есть флаг упрощённого кадрового учёта. От него зависит способ приёма:

• учёт полный (флаг снят) — приём, перевод и увольнение оформляются отдельными кадровыми документами;
• учёт упрощённый (флаг установлен) — данные о приёме вводятся прямо в карточке сотрудника, отдельный документ не создаётся.

Там же проверьте настройку контроля совпадений ФИО. Когда она включена, при вводе нового человека 1С ищет физлицо с таким же именем и предлагает использовать существующее — это и есть встроенная защита от дублей.

Соберите у сотрудника документы заранее — без части данных карточку придётся дозаполнять позже, а это лишние заходы.

Создаём карточку физического лица

Нажмите «Создать» в списке сотрудников и впишите ФИО полностью. Если контроль дублей включён и человек с такими ФИО уже заводился, 1С об этом предупредит — выберите существующее физлицо, чтобы не плодить копии.

После ввода ФИО откройте ссылку «Личные данные» — это карточка физического лица. Здесь заполняются данные, которые не зависят от места работы:

• 📅 дата рождения, пол, место рождения;
• 🧾 ИНН и СНИЛС — программа проверяет контрольную сумму СНИЛС и подсветит ошибку, если цифры введены неверно;
• 🌍 гражданство и статус застрахованного лица (гражданин РФ, иностранец постоянно проживающий, временно пребывающий и т. д.);
• 🪪 удостоверяющий документ — паспорт: серия, номер, дата выдачи, кем выдан, код подразделения;
• 🏠 адреса (регистрации и фактический) и телефоны.

ИНН и СНИЛС лучше ввести сразу. Без СНИЛС не получится сдать персонифицированную отчётность в СФР, а программа будет выдавать предупреждения при расчёте.

Адрес вводится через встроенный адресный классификатор : начните набирать город или улицу, и 1С предложит варианты. Полный адрес регистрации нужен для печати приказа о приёме и кадровых документов — если он не заполнен, в печатной форме останется пустое место. Для иностранных граждан дополнительно указывается статус и, при необходимости, реквизиты документа, разрешающего работу.

Что должно быть в базе до приёма

Приём «застревает» чаще всего не из-за карточки, а из-за того, что в справочниках нет нужных значений. Три вещи стоит подготовить заранее.

• Подразделение — справочник Настройка → Предприятие → Подразделения. Если подразделения ещё нет, его можно создать прямо из документа приёма, но удобнее завести структуру заранее.
• Должность — справочник Настройка → Предприятие → Должности. Одна должность может использоваться во многих подразделениях.
• График работы — Настройка → Графики работы сотрудников. Без графика система не рассчитает норму времени, а значит, и оклад за месяц. Пятидневка 40 часов обычно уже заведена в типовой базе.

Если в организации ведётся штатное расписание (включается в настройках кадрового учёта), подразделение и должность при приёме выбираются не из общих справочников, а из утверждённых позиций штатки. Тогда оклад и надбавки подставятся из позиции автоматически — вводить их вручную не придётся.

Оформляем приём на работу

Дальше нужно зафиксировать трудовые отношения: должность, оклад, дату приёма. Порядок зависит от режима учёта, который вы проверили в начале.

При упрощённом учёте реквизиты приёма вводятся прямо в карточке сотрудника — в блоке с подразделением, должностью и оплатой. Отдельный документ не нужен.

При полном учёте создаётся документ в разделе Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Создать → Приём на работу. В нём несколько вкладок:

1. Главное — организация, подразделение, должность, дата приёма, график работы и вид занятости:
   • основное место работы;
   • внутреннее совместительство (у этого же работодателя);
   • внешнее совместительство.
2. Оплата труда — плановые начисления. Для оклада выбирается вид начисления (оклад по дням или по часам) и сумма. Здесь же добавляются надбавки, районный коэффициент, если он применяется.
3. Трудовой договор — номер и дата договора, срок (бессрочный или срочный), условия приёма.

На вкладке «Главное» задаётся и способ расчёта аванса: фиксированной суммой, процентом от тарифа или расчётом за первую половину месяца. Если этого не сделать, аванс придётся вводить вручную каждый месяц. При ведении штатного расписания оклад, надбавки и график часто подставляются из позиции штатки автоматически — тогда на вкладке «Оплата труда» останется только проверить суммы.

После заполнения документ проводится. С этого момента сотрудник попадёт в кадровые отчёты и начисление зарплаты.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 логика та же, но вход — через Зарплата и кадры → Сотрудники, а набор полей проще: расширенного кадрового учёта там нет, и приём обычно оформляется прямо в карточке.

Дополнительные вкладки: страхование, налоги, выплаты

Базовый приём оформлен, но для корректного расчёта зарплаты и отчётности карточку стоит дозаполнить. В карточке сотрудника для этого есть отдельные ссылки.

Страхование. Статус застрахованного лица и сведения об инвалидности (если есть справка). От статуса зависят тарифы страховых взносов. Напомним: с 2023 года ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд России (СФР), поэтому единая отчётность по взносам идёт туда.

Налог на доходы. Здесь регистрируются заявления на стандартные вычеты по НДФЛ — на детей и личные. Статус налогоплательщика (резидент/нерезидент) определяет ставку налога. Если у сотрудника есть дети, оформите вычеты сразу — задним числом пересчёт НДФЛ делать неприятно.

Выплаты, учёт затрат. Способ выплаты зарплаты: через зарплатный проект (с указанием банка и номера карты), на произвольный счёт или наличными через кассу. Здесь же можно задать способ отражения зарплаты в бухучёте, если он отличается от настройки по организации.

Таблица ниже помогает не забыть, где что лежит.

Как завести нескольких сотрудников сразу

Если принимаете целую смену или открываете новое подразделение, вводить людей по одному долго. В типовой ЗУП 3.1 есть два рабочих способа.

Приём на работу списком. В разделе Кадры → Приёмы, переводы, увольнения создаётся документ «Приём на работу списком». В его табличную часть добавляется строка на каждого человека: сотрудник, подразделение, должность, оклад. Один документ — сразу несколько приёмов.

Копирование существующего сотрудника. В списке сотрудников выделите похожего работника и нажмите «Создать копированием» (клавиша F9). Скопируются трудовые реквизиты — останется поменять ФИО и личные данные. Удобно, когда принимаете людей на одинаковые должности с одинаковым окладом.

Для компаний с большим штатом массовый ввод физлиц иногда делают через обмен с кадровым порталом или самостоятельное заполнение анкет сотрудниками, но это уже выходит за рамки типовой кадровой работы. При любом массовом способе личные данные (паспорт, СНИЛС, вычеты) всё равно придётся проверить по каждому человеку вручную — приём списком заполняет только трудовые реквизиты.

Как проверить, что данные введены верно

Перед первым расчётом зарплаты и перед отчётностью стоит убедиться, что карточки заполнены. Несколько точек контроля.

• Контрольная сумма СНИЛС. 1С проверяет её сразу при вводе. Красное предупреждение в поле — цифры набраны с ошибкой.
• Кадровые отчёты. В разделе Кадры → Кадровые отчёты есть отчёт по личным данным сотрудников — по нему видно, у кого не хватает паспорта, адреса или СНИЛС.
• Проверка перед отчётностью. При формировании персонифицированных сведений в СФР программа сама подсветит сотрудников без СНИЛС или с незаполненным статусом застрахованного лица.

Сверьте дату приёма и номер трудового договора в карточке с бумажным договором: расхождение в дате приёма сдвигает расчёт отпускного стажа и первой зарплаты. Если учёт полный, дата в карточке сотрудника берётся из проведённого документа «Приём на работу» — меняют её именно в документе, а не в самой карточке.

Если дубль физлица всё-таки появился (один человек заведён дважды), объединить записи штатными средствами напрямую нельзя — лишнего сотрудника выводят из расчётов, а все документы перепривязывают к верной карточке. Поэтому проще не допускать дублей на вводе, оставив включённым контроль совпадения ФИО.

Отдельно проверьте, что у совместителей стоит верный вид занятости, а у сотрудников с детьми введены вычеты: эти две ошибки чаще всего всплывают уже в расчётном листке.

Частые вопросы