Создание нового сотрудника в 1С: от карточки до приказа

Нового работника в 1С заводят в два приёма: сначала создают карточку в справочнике Кадры → Сотрудники, затем оформляют документ «Приём на работу». Карточка хранит личные данные человека, документ — условия работы: должность, оклад, дату приёма. Пути ниже даны для 1С:ЗУП 3.1; там, где в 1С:Бухгалтерии 3.0 порядок отличается, это отмечено.

Если просто создать сотрудника и не провести приём, человек не попадёт в расчёт зарплаты и в отчётность — программа будет считать, что он ещё не трудоустроен. Поэтому карточка и приём идут связкой, и начинать удобнее с проверки документов.

Что собрать перед заведением карточки

Прежде чем открывать программу, держите под рукой документы работника. По статье 65 ТК РФ при приёме предъявляют паспорт, СНИЛС, документы воинского учёта (для военнообязанных), документ об образовании, если работа требует специальных знаний. ИНН в перечне ТК нет, но для корректного расчёта НДФЛ его лучше внести.

Сверьте написание ФИО с паспортом до буквы. Если позже окажется, что в базе «Наталия», а в паспорте «Наталья», расхождение всплывёт в отчётности по НДФЛ и взносам, и исправлять придётся задним числом.

Физическое лицо и сотрудник — в чём разница

В 1С:ЗУП это два разных справочника, и путаница между ними — источник половины проблем у новичков.

Физическое лицо — это сам человек: один паспорт, один СНИЛС, один набор вычетов. Сотрудник — это факт трудоустройства этого человека в организации. У одного физлица может быть несколько карточек сотрудника: например, по основному месту и по внутреннему совместительству.

Когда вы создаёте сотрудника и вводите ФИО с датой рождения, программа ищет в базе похожее физлицо. Если совпадение найдено, она предложит привязать нового сотрудника к существующему физлицу — соглашайтесь, если это тот же человек. Так СНИЛС, ИНН и вычеты не задвоятся.

Понять эту логику проще на примере. Человек работает у вас по основному месту, а потом берёт полставки по другой должности. У него одно физлицо (один паспорт и СНИЛС), но две карточки сотрудника — по каждому трудоустройству своя. Зарплата, НДФЛ и стаж по обеим карточкам потом сведутся на одно физлицо автоматически.

Никогда не создавайте второе физлицо на того же человека вручную. Два физлица с одним СНИЛС дают ошибки в РСВ, 6-НДФЛ и персонифицированных сведениях, а СФР (бывший ФСС) такие данные не примет.

Пошаговый алгоритм создания сотрудника

Откройте Кадры → Сотрудники и нажмите «Создать». В 1С:Бухгалтерии 3.0 путь — Зарплата и кадры → Сотрудники.

1. В поле ФИО введите фамилию, имя и отчество. Как только вы перейдёте к следующему полю, программа проверит, нет ли такого человека в базе.
2. Укажите дату рождения и пол — пол подставляется автоматически по отчеству, проверьте его.
3. Если открылось окно с найденным физлицом — выберите нужного человека или подтвердите создание нового.
4. Заполните табельный номер. Обычно он присваивается автоматически по порядку; при желании задайте свой.
5. Запишите карточку кнопкой «Записать». После записи внизу формы появятся гиперссылки на дополнительные блоки данных.

На этом карточка создана, но она ещё «пустая» с точки зрения учёта. Дальше заполняют личные данные и оформляют приём.

Заполнение личных и кадровых данных

В записанной карточке перейдите по гиперссылке «Личные данные». Здесь вносят паспорт, адрес, гражданство и прочие сведения о человеке.

• Документ, удостоверяющий личность. Выберите вид (паспорт РФ), серию, номер, дату выдачи, код подразделения и наименование органа.
• Адрес. Регистрация и фактический адрес заполняются по классификатору, о нём ниже.
• СНИЛС и ИНН. Внесите в соответствующие поля; СНИЛС проверяется на контрольную сумму, неверный номер программа не запишет.

Для вычетов по НДФЛ откройте из карточки блок «Налог на доходы» и введите заявление на стандартные вычеты — на детей или личный вычет. Без заявления программа считает НДФЛ без вычетов, и работник переплатит налог.

Гражданство и статус застрахованного лица задают в блоке о страховании. Для гражданина РФ подставляется статус по умолчанию; для иностранца статус влияет на ставку НДФЛ и на взносы, поэтому его выбирают вручную. Ошибка в статусе — например, «нерезидент» вместо «резидент» — означает НДФЛ по ставке 30% вместо обычной, и работник заметит это в первой же выплате.

Отдельно обратите внимание на сведения о трудовой деятельности. Если человек сохранил бумажную трудовую книжку, при приёме вносится запись в неё, а электронные сведения всё равно подаются в СФР по форме ЕФС-1. Если он перешёл на электронную трудовую, бумажная книжка не ведётся вовсе — в карточке и кадровых документах это отражается соответствующей отметкой о способе ведения сведений о трудовой деятельности.

Табельный номер стоит продумать заранее. Программа присваивает его по порядку, но если в организации принята своя нумерация (например, по подразделениям), задайте номер вручную при создании — менять его потом, когда по сотруднику уже есть движения, неудобно.

Справочники и классификаторы при заполнении адреса

Адрес и ряд полей карточки заполняются не вручную текстом, а выбором из классификаторов — так данные корректно уходят в отчётность.

Адресный классификатор . Начните вводить регион, затем город и улицу — программа подставит варианты. Если классификатор не загружен, строки вводятся вручную, но тогда в отчётах возможны замечания по формату адреса. Загрузка и обновление классификатора — в разделе Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы (требуется действующий договор сопровождения).

Виды документов, гражданство, образование берутся из встроенных справочников-классификаторов. Их обычно не нужно пополнять: нужные значения уже есть, достаточно выбрать.

Приём основного работника и совместителя

Создание карточки — половина дела. Трудоустройство оформляют документом «Приём на работу»: Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Приём на работу. Его же можно открыть прямо из карточки сотрудника.

В документе указывают:

• дату приёма (с какого числа человек работает);
• подразделение и должность из штатного расписания;
• вид занятости;
• условия оплаты: оклад, тарифная ставка, надбавки;
• график работы.

Должность и подразделение подбираются из штатного расписания, если оно ведётся. Когда в штатном расписании нужной позиции нет, её либо добавляют туда заранее, либо отключают контроль соответствия штатному расписанию в настройках кадрового учёта. Второй путь быстрее, но тогда теряется контроль за вакансиями и фондом оплаты труда.

График работы влияет на норму времени и на расчёт отпускных, больничных, оплаты по окладу. Для пятидневки выбирают стандартный график, для сменной или неполной занятости — соответствующий. Если нужного графика ещё нет, его создают в справочнике графиков и только потом подставляют в приём.

Оклад вводят в поле условий оплаты. Для сдельной или почасовой оплаты выбирают другой вид начисления. Проверьте, что сумма и вид начисления соответствуют трудовому договору — именно эти данные уйдут в расчётную ведомость.

Ключевое поле для совместителя — вид занятости. Варианты:

Для внутреннего совместителя физлицо уже есть в базе — заведите на него вторую карточку сотрудника, привязав к тому же физлицу, и в приёме выберите «Внутреннее совместительство».

Для внешнего совместителя создайте нового сотрудника как обычно. Трудовую книжку он не приносит — по закону она у основного работодателя. В приёме поставьте вид занятости «Внешнее совместительство» и, как правило, неполную норму времени (например, 0,5 ставки). Сведения о трудовой деятельности по внешнему совместителю в СФР подаёт тот работодатель, у которого он совместитель, только если сам работник об этом попросит.

Печать приказа и трудового договора

После проведения приёма из документа печатают кадровые формы. Нажмите «Печать» в документе «Приём на работу» и выберите нужную форму:

• Приказ о приёме на работу (унифицированная форма Т-1). С 2013 года унифицированные формы необязательны, но большинство организаций печатают именно Т-1 — она привычна проверяющим.
• Трудовой договор. Печатная форма подставляет реквизиты из документа приёма. По статье 57 ТК РФ в договоре должны быть указаны место работы, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты — проверьте, что всё подставилось.

Кроме приказа и договора, из программы доступны и другие кадровые бумаги: согласие на обработку персональных данных, а при необходимости — личная карточка работника. Печатать весь комплект сразу не обязательно: минимум — это приказ о приёме и трудовой договор в двух экземплярах, по одному для работника и работодателя.

Приказ работник подписывает в течение трёх рабочих дней со дня фактического начала работы — так требует статья 68 ТК РФ. Если каких-то данных в печатной форме не хватает, они не были заполнены в приёме или в карточке: вернитесь и дополните, затем перепечатайте.

Частые ошибки при создании сотрудника

Частые вопросы