Создание сотрудника и приём на работу в программах 1С

Нового работника заводят в два приёма: сначала физическое лицо в справочнике, затем сотрудника и документ приёма на работу. В 1С ЗУП 3.1 путь Кадры → Сотрудники → Создать, в 1С Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры → Сотрудники → Создать. Карточка физлица хранит персональные данные, карточка сотрудника связывает человека с организацией, а приём на работу фиксирует должность, оклад и дату.

Разница между конфигурациями в глубине кадрового функционала. ЗУП ведёт полноценный кадровый учёт: отдельные документы приёма, перевода, графики работы, штатное расписание. Бухгалтерия рассчитана на небольшой штат, и часть кадровых операций в ней упрощена или отключена по умолчанию. Ниже — порядок действий для обеих программ с точными путями меню.

С чего начать: включаем кадровый учёт

В ЗУП кадровый блок доступен сразу, дополнительных включений не требует. В Бухгалтерии функционал зарплаты и кадров нужно проверить: Администрирование → Настройки зарплаты.

Ключевой переключатель — глубина кадрового учёта:

• 🔹 Упрощённый — приём, перевод и увольнение оформляются прямо в карточке сотрудника, без отдельных документов. Подходит для 1–2 работников.
• 🔹 Полный — кадровые события вводятся документами Приём на работу, Кадровый перевод, Увольнение. Нужен, если важны приказы и история переводов.

Там же, в настройках зарплаты, задайте, ведётся ли расчёт зарплаты в этой программе или данные загружаются из ЗУП. Если организация небольшая и зарплату считают в Бухгалтерии, оставьте расчёт в ней.

В ЗУП перед первым приёмом стоит проверить производственный календарь и график работы по умолчанию (об этом ниже) и заполнить сведения об организации в разделе Настройка → Организации — без реквизитов работодателя приказ о приёме сформируется с пустыми полями.

Заводим физическое лицо в справочнике

Физлицо — это человек как носитель персональных данных: ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, паспорт, гражданство. Один и тот же человек может быть сотрудником в нескольких организациях, но физлицо у него одно.

Открыть справочник напрямую можно в ЗУП через Кадры → См. также → Физические лица, в Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Физические лица. Но чаще физлицо создаётся автоматически, когда вы заводите сотрудника и вводите ФИО.

Что обязательно заполнить в карточке физлица:

• 👤 ФИО полностью, как в паспорте.
• 📅 Дата рождения — влияет на льготы по взносам и расчёт стажа.
• 🆔 СНИЛС и ИНН — без СНИЛС не пройдут персонифицированные сведения и ЕФС-1.
• 🛂 Паспортные данные и адрес — для кадровых приказов и справок.
• 🌍 Гражданство и статус — определяет ставку НДФЛ и порядок взносов для иностранцев.

Создаём сотрудника и связываем с организацией

Сотрудник — это связка «физлицо + организация». Переходим в Кадры → Сотрудники (ЗУП) или Зарплата и кадры → Сотрудники (Бухгалтерия) и нажимаем Создать.

Дальше два пути:

1. Ввести ФИО в новой карточке. Программа сама предложит создать физлицо или подставит существующее — удобно для нового человека.
2. Выбрать готовое физлицо. Если человек уже работал в другой организации базы, в поле физлица выберите его из справочника — так вы не задвоите данные.

В карточке сотрудника указывается организация (если их в базе несколько) и, по сути, трудовые отношения конкретного человека с этим работодателем. Персональные данные подтягиваются из физлица, отдельно вводить их не нужно.

После сохранения карточки по ссылкам в ней заполняются оставшиеся блоки — место работы, оплата труда, личные данные. В ЗУП эти данные закрепляет документ приёма на работу, в Бухгалтерии при упрощённом учёте — те же ссылки прямо в карточке.

Если в базе ведётся несколько организаций, внимательно выбирайте нужную: сотрудник привязан именно к той организации, что указана в карточке. Перенести его в другую организацию простой правкой поля нельзя — это оформляется увольнением и новым приёмом либо переводом между организациями, в зависимости от ситуации.

Оформляем приём на работу

Приём фиксирует дату выхода, подразделение, должность и оклад. От него зависит начисление зарплаты и отражение в отчётности, поэтому дата и условия должны совпадать с трудовым договором (ТК РФ, ст. 68).

В ЗУП 3.1 (полный учёт):

1. Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения и создайте документ Приём на работу — или нажмите в карточке сотрудника ссылку Принять на работу.
2. Укажите дату приёма — первый рабочий день по договору.
3. Выберите подразделение и должность из штатного расписания (если оно ведётся) или из справочников.
4. На вкладке оплаты задайте плановые начисления: оклад, тариф, надбавки.
5. Проверьте график работы — по умолчанию подставляется пятидневка.
6. Проведите документ. Из него же печатается приказ по форме Т-1.

В Бухгалтерии 3.0:

• При упрощённом учёте приём оформляется прямо в карточке сотрудника: заполняете дату приёма, оклад и график, сохраняете.
• При полном учёте создаётся отдельный документ Приём на работу через Зарплата и кадры → Кадровые документы.

Если в ЗУП ведётся штатное расписание, должность и оклад подставятся из штатной позиции — вручную их менять не придётся, а программа предупредит о выходе за рамки «вилки» оклада. Когда штатного расписания нет, должность выбирается из справочника должностей, а оклад вводится вручную.

Перед приёмом у работника запрашивают документы по ТК РФ (ст. 65): паспорт, СНИЛС (или сведения для его оформления), документ об образовании при необходимости, сведения о трудовой деятельности. Данные из них и заносятся в карточку физлица — поэтому заполнять её удобнее, когда документы уже на руках.

Если сотрудник оформлен впервые в жизни и ведёт электронную трудовую книжку, бумажную заводить не нужно — сведения о приёме подаются в составе ЕФС-1 (ТК РФ, ст. 66.1). Срок — не позднее рабочего дня, следующего за изданием приказа.

Налоговый статус, вычеты и реквизиты для выплат

Чтобы зарплата нового работника считалась верно с первого месяца, помимо оклада заполняются налоговые данные. Эти сведения привязаны к физлицу и действуют во всех организациях базы.

• 🧾 Налоговый статус — резидент или нерезидент. От него зависит ставка НДФЛ. Для иностранцев отдельно указывается статус (ВКС, патент, беженец и т. д.) — он меняет и ставку, и порядок взносов.
• 👶 Вычеты на детей вводятся заявлением: в ЗУП через Налоги и взносы → Заявления на вычеты → Заявление на вычеты по НДФЛ, в Бухгалтерии — по ссылке Налог на доходы в карточке сотрудника. Без заявления стандартные вычеты не применяются.
• 💳 Способ выплаты — зарплатный проект (на карту) или касса. Если выплаты идут на карту, в карточке указывается лицевой счёт или зарплатный проект банка.

Для внутреннего учёта сотруднику присваивается табельный номер — он подставляется автоматически по порядку, но при переносе данных из другой программы его можно задать вручную, чтобы номера совпали с прежними.

Настраиваем график работы и учёт времени

График определяет норму рабочего времени и то, как табелируются дни. Без корректного графика зарплата за месяц посчитается неверно.

Справочник графиков: в ЗУП Настройка → Графики работы сотрудников, в Бухгалтерии Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Графики работы. Типовая пятидневка обычно уже заведена; новый график создаётся на основе производственного календаря.

Что учесть при настройке:

• 📆 Производственный календарь должен быть заполнен на текущий год — из него берутся праздники и переносы. Проверьте Настройка → Производственные календари (ЗУП).
• 🕒 Вид графика — пятидневка, сменный, неполное время. Для сменных графиков заполняется расписание смен.
• ⏳ Неполный рабочий день оформляется отдельно: либо графиком с укороченными часами, либо через условия приёма (неполная ставка).

Табель (Т-13) формируется автоматически по графику и отклонениям — больничным, отпускам, прогулам. Вручную табель трогают только при нестандартном учёте времени.

Переводы и изменения условий после приёма

Со временем у работника меняются должность, оклад или подразделение. Эти события оформляются отдельными документами, а не правкой карточки задним числом — иначе потеряется история.

• 🔄 Кадровый перевод — смена должности, подразделения или условий труда. В ЗУП: Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Кадровый перевод.
• 💰 Изменение оплаты труда — когда меняется только оклад или надбавка. В ЗУП отдельный документ Изменение оплаты труда сотрудников; в Бухгалтерии оклад меняется в кадровом документе или карточке.
• 📝 Совмещение и совместительство оформляются отдельными видами занятости — для совместителя заводится отдельная строка сотрудника (то же физлицо, другая запись).

Дополнительные соглашения к трудовому договору 1С сама не хранит как юридический документ, но изменения условий в них должны совпадать с проведёнными в программе переводами и изменениями оплаты. Дату документа ставьте той, с которой новое условие вступает в силу.

Типичные ошибки при создании сотрудников

Отдельно про отчётность: с 2023 года взносы «на травматизм» и прежние функции ФСС перешли к Социальному фонду России (СФР), сведения о приёме подаются в составе ЕФС-1. Это касается и впервые трудоустроенных, и перешедших на электронную трудовую книжку.

Частые вопросы