Табель учёта рабочего времени в 1С:ЗУП 3.1: от графика работы до печатной формы Т-13

Документ «Табель» в 1С:ЗУП 3.1 находится в разделе Зарплата → журнал Табели. Создаётся кнопкой Создать, затем указывают месяц, организацию (при необходимости — подразделение) и нажимают Заполнить — программа подставит отработанные часы по графику и уже введённые отклонения. Печатная форма Т-13 вызывается кнопкой Печать.

Но прежде чем создавать табель, проверьте: нужен ли он вам вообще. В ЗУП 3.1 отработанное время по умолчанию считается автоматически по графику работы сотрудника, а отпуска, больничные и командировки регистрируются своими документами. Отдельный документ «Табель» каждый месяц заводить не обязательно — он решает всего две задачи, о которых ниже. Эта разница экономит больше всего времени, поэтому с неё и начнём.

Нужно ли вам создавать документ «Табель»

ЗУП 3.1 ведёт учёт времени двумя способами, и способ задаётся в настройках организации (Настройка → Организации → карточка организации → Учётная политика и другие настройки).

• Регистрация только отклонений (вариант по умолчанию). Программа считает, что сотрудник отработал по своему графику, если не введён документ-отклонение. Отдельный табель для начисления зарплаты не нужен.
• Регистрация явок и неявок (сплошной учёт). Фактически отработанное время вводится вручную по дням — вот здесь документ «Табель» становится основным инструментом ввода.

Отсюда простое правило. Если организация работает по графикам и вы регистрируете только отпуска-больничные-командировки — создавать табель ради начисления не нужно. Документ понадобится в двух случаях: когда выбран сплошной учёт явок, либо когда нужна бумажная унифицированная форма Т-13 (её по-прежнему требуют бюджет, проверяющие и внутренний документооборот, хотя с 2013 года она необязательна).

Что настроить до создания табеля

Табель заполняется по данным учёта, поэтому мусор на входе даёт мусор на выходе. Перед первым документом проверьте три вещи.

График работы сотрудника. Это главный источник плановых часов. Графики создаются в разделе Настройка → Графики работы сотрудников. У графика должен быть заполнен производственный календарь на нужный год, иначе программа не рассчитает норму. График назначается сотруднику в документе Приём на работу или Кадровый перевод — если график не назначен, в табеле будут пустые дни.

Производственный календарь. Раздел Настройка → Производственные календари. Календарь на новый год должен быть заполнен и в нём отмечены переносы выходных и праздники — от него считается норма часов месяца.

Способ учёта времени в организации. Тот самый выбор «только отклонения / явки и неявки» из предыдущего раздела. Менять его задним числом в середине года не стоит — пересчитается весь учёт.

Как создать и заполнить документ «Табель»

1. Откройте раздел Зарплата → Табели. Если пункта не видно в меню, его можно найти через Зарплата → Все документы.
2. Нажмите Создать. Откроется форма нового табеля.
3. Укажите месяц учёта и организацию. При необходимости выберите подразделение — тогда в документ попадут только его сотрудники.
4. Нажмите кнопку Заполнить. Программа подставит список сотрудников и проставит часы: по графику — отработанные, по введённым документам — отклонения (отпуск, болезнь, командировка).
5. Проверьте табличную часть и проведите документ кнопкой Провести.

После заполнения в таблице по каждому сотруднику стоят дни месяца, а в ячейках — буквенные коды и количество часов. Нижняя или итоговая строка показывает суммарно отработанные часы и дни.

Буквенные коды и методы заполнения

В ячейках табеля 1С использует стандартные условные обозначения из формы Т-13. Самые частые:

Коды в верхней части ячейки — само обозначение, в нижней — часы. Полный перечень обозначений приведён в самой форме Т-13, его видно в печатном бланке.

Автоматическое заполнение опирается на два источника одновременно: плановые часы берутся из графика, а отклонения — из проведённых документов. Поэтому важен порядок: сначала проведите все отпуска, больничные и командировки за месяц, и только потом заполняйте табель. Если ввести больничный после заполнения, табель не обновится сам — его нужно перезаполнить.

Ручная корректировка и нестандартные ситуации

Автозаполнение закрывает типовые случаи, но ячейку можно поправить руками — кликнуть по ней и изменить код или часы. Это нужно, когда событие не оформлено отдельным документом.

• Переработка в обычный день. Если сотрудник отработал больше нормы, но документа «Сверхурочная работа » нет, часы можно добавить прямо в ячейку. Для оплаты сверхурочных по повышенному тарифу всё же лучше ввести документ — одной правки часов в табеле для правильного расчёта недостаточно.
• Работа в выходной. Корректно оформляется документом Работа в выходные и праздники. Ручная простановка РВ в табеле отразит факт, но не рассчитает двойную оплату.
• Неявка по невыясненной причине. Ставьте НН до выяснения. Когда причина станет известна (болезнь, прогул), код меняют и вводят соответствующий документ.
• Неполный рабочий день. Уменьшите часы в ячейке; если это постоянный режим — правильнее настроить сотруднику неполный график.

Табель при сменном графике и суммированном учёте

Со сменщиками, сторожами, водителями и производством норму часов за месяц соблюсти не всегда возможно: смены длинные, выпадают на выходные и праздники. Для таких случаев применяют суммированный учёт рабочего времени (статья 104 ТК РФ): норма считается не за месяц, а за учётный период — чаще квартал, иногда полугодие или год.

В ЗУП 3.1 суммированный учёт включается в самом графике работы: в карточке графика есть признак суммированного учёта и поле учётного периода. После этого программа считает норму и переработки по правилам периода, а не отдельного месяца.

На заполнение табеля это влияет так:

• Ночные часы. Если в графике задано ночное время, в ячейке появится код Н и соответствующие часы. Доплата за ночные (по статье 154 ТК РФ, не менее 20%) настраивается в начислениях, а не в табеле.
• Работа в праздник. Смена, выпавшая на нерабочий праздничный день, выделяется кодом РВ. Такие часы обычно оплачиваются в повышенном размере, поэтому следите, чтобы они не потерялись при ручной правке.
• Переработка. При суммированном учёте сверхурочные определяются только по итогам всего учётного периода — сравнивают фактически отработанное с нормой за квартал (или другой период). Поэтому «лишние» часы в отдельном месяце — ещё не сверхурочные.

Проверка нормы часов и отклонений

Перед проведением стоит сверить две цифры: сколько человек должен был отработать по норме и сколько получилось по табелю.

Норма месяца берётся из производственного календаря и графика. Расхождение между нормой и фактом — это и есть отклонения: отпуска, больничные, прогулы, переработки. Если отклонений в месяце не было, факт должен совпасть с нормой по графику.

Простой пример для пятидневки. В месяце 22 рабочих дня, график 40 часов в неделю — норма 176 часов (22 × 8). Сотрудник был 3 дня в отпуске, это 24 часа. Значит в табеле должно стоять 152 отработанных часа (176 − 24) и 24 часа по коду ОТ. Если видите другие цифры — ищите незаведённый документ или ошибку в графике.

Для контроля по всей организации удобнее не листать табель, а построить отчёт. В разделе Зарплата → Отчеты по зарплате (или Кадры → отчёты по кадрам) есть отчёты по отработанному времени — они показывают норму, факт и отклонения в разрезе сотрудников. Там сразу видно, у кого «провал» в днях или лишние часы.

Типичные расхождения и их причины:

• Факт меньше нормы, отклонений нет — не введён документ по отсутствию (забыли провести отпуск или больничный) либо сотрудник принят/уволен в середине месяца.
• Факт больше нормы — есть работа в выходные или сверхурочные; проверьте, оформлены ли они документами.
• У сотрудника вообще нет строки — не назначен график или он не числился в организации в этом месяце.

Проведение документа и печать формы Т-13

Когда табличная часть проверена, проведите документ кнопкой Провести или Провести и закрыть.

Печатную форму вызывают кнопкой Печать в самом документе «Табель» — в списке выбирают Табель учёта рабочего времени (Т-13). Реже используют расширенную форму Т-12, которая включает и расчёт оплаты; в ЗУП расчёт оплаты ведётся отдельными документами, поэтому на практике печатают именно Т-13.

Готовый бланк можно сразу отправить на принтер или сохранить в файл (Сохранить → формат PDF или Excel) для электронного архива и отправки по ЭДО.

Если документ «Табель» вам нужен только ради бумажной формы, а каждый месяц создавать его неудобно, в ЗУП есть и отчётный вариант — отчёт по отработанному времени в разделе Зарплата → Отчеты по зарплате. Он показывает ту же картину по сотрудникам без создания документа. Для официального бланка Т-13 всё же проводят документ, а отчёт удобен для быстрой сверки в течение месяца.