Как завести новый товар в справочнике номенклатуры 1С

Новый товар заводят в справочнике Номенклатура: в 1С:Управление торговлей он открывается из раздела НСИ и администрирование → Номенклатура. Нажимаете Создать, выбираете вид номенклатуры и заполняете карточку. На первый товар уходит пара минут, но от того, что вы укажете в реквизитах, зависит весь дальнейший учёт: как спишется себестоимость, по какой ставке пойдёт НДС, можно ли будет вести остатки по характеристикам и сериям.

Ниже — порядок действий от первого открытия справочника до загрузки сотен позиций пачкой. Пути и названия даны для УТ 11 в интерфейсе «Такси»; где важно, отмечаю отличия Бухгалтерии предприятия 3.0.

Где открыть справочник и что настроить до первого товара

Справочник номенклатуры доступен в нескольких разделах. Самый прямой путь в УТ 11 — НСИ и администрирование → Номенклатура. В Бухгалтерии 3.0 тот же справочник лежит в Справочники → Товары и услуги → Номенклатура.

До того как заводить первую карточку, разберитесь с двумя вещами — иначе придётся переделывать десятки позиций.

🔹 Виды номенклатуры. Это шаблоны настроек: тип (товар, услуга, работа, тара), ставка НДС по умолчанию, использование характеристик и серий. Настраиваются в НСИ и администрирование → Виды номенклатуры. Создайте отдельные виды под товары, услуги и, если нужно, под товары с характеристиками. Тогда при создании карточки большая часть полей подставится сама.

🔹 Группы (папки) справочника. Номенклатуру удобно разложить по иерархии: например, по видам продукции или по поставщикам. Папку создают кнопкой Создать группу. Иерархия нужна для фильтров в отчётах и для правил ценообразования.

Заполняем карточку: обязательные реквизиты номенклатуры

Нажмите Создать, выберите вид номенклатуры — и часть полей заполнится значениями из вида. Остаётся внести то, что уникально для товара.

Минимум, без которого карточку не записать и не продать:

1. Рабочее наименование — как товар называется внутри базы, по нему идёт поиск. Пишите так, чтобы находить за пару букв: сначала суть, потом уточнения («Кабель ВВГ 3х2.5», а не «ВВГ кабель медный 3 жилы…»).
2. Наименование для печати — то, что уйдёт в накладную и счёт-фактуру. Может совпадать с рабочим или быть более «официальным».
3. Артикул — код производителя или ваш внутренний. По нему удобно искать и сверять с прайсами поставщиков.
4. Вид номенклатуры — задаёт тип и настройки учёта. Поменять его после операций по товару будет сложно, поэтому выбирайте сразу правильный.
5. Единица измерения — штука, килограмм, метр, упаковка. Подробнее о единицах — в следующем разделе.
6. Ставка НДС — подставляется из вида номенклатуры, но её можно переопределить в карточке.

Если в виде номенклатуры включены характеристики, товар сможет вести остатки в разрезе цвета, размера, модели. Сами значения (например, «Красный / 42») создаются на вкладке Характеристики карточки или подставляются в документах. Характеристики нельзя безболезненно отключить после того, как по ним пошло движение остатков — решайте на старте, нужны ли они.

Отдельно обратите внимание на поле Номенклатурная группа (в Бухгалтерии — субконто для учёта выручки и себестоимости). Оно нужно для анализа продаж и правильного закрытия месяца, его легко пропустить.

Если товар подлежит обязательной маркировке (обувь, одежда, табак и прочие группы «Честного знака»), в карточке указывают признак маркируемой продукции и код ТН ВЭД. Без этого признака документы не дадут корректно оформить вывод из оборота кодов маркировки. Сам порядок работы с кодами настраивается отдельно, но признак на карточке ставят при её создании.

Единицы измерения, упаковки и весогабариты

В карточке различаются единица хранения остатков (в чём лежит товар на складе) и единицы для документов — упаковки, в которых его покупают и продают.

Как это настроить:

• Единица хранения задаётся в поле единицы измерения. Остатки, себестоимость и инвентаризация считаются именно в ней.
• Упаковки добавляются на вкладке Упаковки (или по отдельной команде карточки). Для каждой указывается коэффициент пересчёта к единице хранения: коробка = 12 штук, паллета = 480 штук.
• В документах закупки и продажи вы выбираете нужную упаковку, а программа сама пересчитывает количество в единицу хранения.

Пример. Единица хранения — штука. Поставщик отгружает коробками по 12 штук, покупатель берёт паллетами по 40 коробок. Задаёте две упаковки: «Коробка» (коэффициент 12) и «Паллета» (коэффициент 480). В приходной накладной выбираете «Коробка», на остатках всё равно видите штуки.

Штрихкоды добавляются на отдельной вкладке карточки. Штрихкод можно привязать к конкретной упаковке и характеристике: один — на штуку, другой — на коробку. Если товар продаётся через сканер на кассе или на ордерном складе, без штрихкода работать неудобно. Значение вводят вручную с упаковки товара или генерируют внутренний штрихкод командой на вкладке — для позиций без фабричного кода.

Весогабаритные показатели — вес и объём единицы — заполняют в соответствующих полях карточки. Они нужны не для бухгалтерии, а для логистики: расчёта загрузки машины, стоимости доставки по весу, ограничений по объёму на складе. Вес указывают для единицы хранения; для упаковки программа пересчитает его по коэффициенту. Если доставку вы не ведёте, эти поля можно оставить пустыми.

Серии, сроки годности и работа на ордерном складе

Серийный учёт включают, когда нужно отслеживать партии, сроки годности или серийные номера. Это настраивается через вид номенклатуры или в самой карточке — опцией учёта по сериям.

Политика серий определяет, насколько строго программа контролирует серию:

• Справочно — серия указывается, но остатки по ней не контролируются. Подходит для информации в документах.
• По партиям / с контролем остатков — программа ведёт количество по каждой серии, при отгрузке требует выбрать серию, где есть остаток.
• Со сроком годности — к серии добавляется дата, можно контролировать отгрузку просроченного и строить отчёт по срокам.

Серии создаются либо заранее в справочнике серий, либо прямо в документе поступления. Прежде чем включать строгий контроль серий по всей номенклатуре, протестируйте на одной группе — строгая политика замедляет оформление документов и требует дисциплины от кладовщиков.

Ордерная схема склада. Если склад работает по ордерной схеме, движение товара разбивается на два шага: сначала финансовый документ (накладная), затем складской ордер — приходный или расходный. Товар считается на складе только после проведения ордера. Ордерность включается в настройках склада, а не в карточке товара, но на заведении номенклатуры это сказывается: по товарам на ордерном складе остаток появится не в момент накладной, а после ордера. Это нормальное поведение, а не ошибка проведения.

Цены и виды цен в карточке номенклатуры

Цена товара хранится не в карточке напрямую, а в регистре цен — по каждому виду цен отдельно (в Бухгалтерии аналог называется «типы цен»). Виды цен настраиваются в CRM и маркетинг → Настройки и справочники → Виды цен: закупочная, оптовая, розничная, рекомендованная розничная.

Порядок работы с ценами:

1. Создаёте нужные виды цен (один раз на всю базу).
2. Устанавливаете цены документом Установка цен номенклатуры — вручную, по проценту наценки от закупки или загрузкой из файла.
3. В документах продажи цена подставляется из выбранного вида цен для конкретного клиента или соглашения.

Прямо из карточки товара можно открыть его цены командой на панели и посмотреть/задать значения по всем видам цен сразу. Это удобно для разовой правки одной позиции.

Закупки и продажи в валюте

Если закупаете за рубежом или ведёте прайс в валюте, настройте это на уровне вида цен и договора, а не в карточке товара.

Как устроен валютный учёт по номенклатуре:

• Валюта вида цены. У вида цен задаётся валюта. Можно держать закупочный прайс в евро, а розницу — в рублях; программа пересчитает по курсу на дату документа.
• Валюта договора/соглашения с поставщиком. В документе поступления сумма вводится в валюте договора, рублёвая оценка считается по курсу.
• Курсы валют загружаются в справочник Валюты. Без актуального курса на дату документа рублёвая сумма посчитается неверно — курс обновляют вручную или автоматической загрузкой.

При импорте в карточке товара имеет смысл заполнить страну происхождения и номер ГТД (таможенной декларации) — они понадобятся в документах и счёте-фактуре по импортным товарам. Номер ГТД обычно вводится в документе поступления, а страна происхождения хранится в карточке.

Массовая загрузка и создание товаров пачкой

Заводить сотни позиций руками не нужно. Есть несколько способов ускорить.

Загрузка из Excel . В списке номенклатуры есть команда загрузки товаров из внешнего файла (в разных релизах УТ она называется по-разному — ищите на панели списка команду загрузки/создания из файла). Порядок обычно такой:

1. Копируете данные из прайса поставщика в табличный документ или открываете файл Excel.
2. Сопоставляете колонки файла с реквизитами 1С: наименование, артикул, цена, единица.
3. Запускаете загрузку — программа создаёт карточки и при необходимости сразу ставит цены.

Групповое изменение реквизитов. Если нужно не создать, а поправить много карточек сразу (сменить ставку НДС, номенклатурную группу, вид номенклатуры), используйте обработку Групповое изменение реквизитов в разделе НСИ и администрирование. Выделяете позиции, выбираете реквизит и новое значение.

Копирование. Для похожих товаров проще скопировать готовую карточку клавишей F9 и поменять наименование с артикулом — все настройки учёта перенесутся.

После загрузки проверьте выборочно несколько карточек: верно ли подставились вид номенклатуры, единица и ставка НДС. Ошибка в шаблоне загрузки тиражируется на все позиции сразу.

Частые вопросы