Транспортная накладная в 1С: от реализации до печати и учёта доставки

Транспортную накладную в 1С:Бухгалтерии 3.0 создают из проведённой реализации: откройте документ Продажи → Реализация (акт, накладная, УПД), нажмите Создать на основании и выберите транспортную накладную. Программа перенесёт товары, грузоотправителя и грузополучателя, останется дописать перевозчика, водителя и машину.

Частое заблуждение — искать в 1С «ТТН по форме 1-Т» и считать её обязательной. Для перевозки по договору с перевозчиком обязательна транспортная накладная (ТН) по форме из Правил перевозок грузов, утверждённых постановлением № 2200. Именно её и печатает актуальная 1С.

Что проверить в базе до создания транспортной накладной

ТН собирает данные из нескольких справочников. Если они пустые, накладная получится с дырами, и водителя развернут на складе получателя.

Проверьте заранее:

• 🏢 Организация — полное наименование, ИНН, адрес, телефон. Это грузоотправитель по умолчанию.
• 🤝 Контрагент-покупатель — юридический и фактический адрес. Адрес доставки часто отличается от юридического, его нужно завести отдельно в контактной информации.
• 🚚 Контрагент-перевозчик — транспортная компания или ИП, с которыми заключён договор перевозки. Его тоже заводят в справочник Контрагенты.
• 📦 Номенклатура — единицы измерения и вес. Масса брутто идёт в раздел о грузе, и без веса в карточке её придётся считать вручную.
• 🧾 Реализация — должна быть проведена. Из черновика ТН собрать можно, но данные о товарах потом разойдутся с отгрузкой.

Когда ТН не обязательна

Если вы везёте свой товар на своей машине своим водителем, договора перевозки нет. Обязательным документом в этом случае будет путевой лист, а ТН по закону не требуется. Многие всё равно её печатают: получателю и проверяющим на дороге так проще.

Если груз везёт сторонний перевозчик или вы сами перевозите чужой груз за плату — ТН нужна всегда.

Как создать транспортную накладную в 1С: два пути

В 1С:Бухгалтерии 3.0 есть два способа получить транспортную накладную. Они дают разный результат.

Способ 1. Печатная форма из реализации

1. Откройте проведённый документ реализации.
2. Нажмите кнопку Печать на командной панели.
3. Выберите в списке пункт с названием «Транспортная накладная».
4. В открывшейся форме допишите вручную недостающие поля и распечатайте.

Минус способа: правки в печатной форме нигде не сохраняются. Распечатали заново — вписывайте снова.

Способ 2. Отдельный документ на основании

1. Откройте проведённую реализацию.
2. Нажмите Создать на основании и выберите транспортную накладную.
3. Программа создаст новый документ и перенесёт в него грузоотправителя, грузополучателя, товары и ссылку на реализацию.
4. Заполните перевозчика, водителя и транспорт (подробно — в следующем разделе).
5. Нажмите Провести и закрыть.

Созданные накладные видны в журнале. Найти его проще всего через поиск по разделам интерфейса: введите «транспортн» в строке поиска, и программа покажет нужный список.

Как это устроено в 1С:Управление торговлей 11

В УТ 11 доставку планируют через документ «Задание на перевозку» в разделе Склад и доставка. В задание включают распоряжения на доставку (реализации, перемещения), указывают машину и водителя. Транспортную накладную печатают из задания на перевозку или из самой накладной на отгрузку.

Заполнение груза и товаров в транспортной накладной

Товарная часть переносится из реализации. Ваша задача — не переписать её, а дополнить тем, что нужно перевозчику.

Что указывают о грузе:

• 📦 Наименование груза — можно оставить перечень номенклатуры. Если позиций много, допустимо общее название («продукты питания», «строительные материалы») со ссылкой на товарную накладную или УПД.
• ⚖️ Масса брутто — с тарой. Вес нетто из карточки товара сюда не подходит без добавления тары.
• 🔢 Количество грузовых мест — коробки, паллеты, рулоны. Не путать с количеством товара: 400 банок краски на 4 паллетах — это 4 места.
• 📏 Объём — если перевозчик берёт оплату за кубометры.
• 🧾 Сопроводительные документы — номер и дата УПД или ТОРГ-12, сертификаты, ветеринарные документы.

Пример расчёта массы брутто

Отгружаем 120 мешков цемента по 50 кг. Каждый мешок весит ещё 0,2 кг. Паллета — 25 кг, всего 3 паллеты.

• Товар: 120 × 50 = 6 000 кг.
• Упаковка мешков: 120 × 0,2 = 24 кг.
• Паллеты: 3 × 25 = 75 кг.
• Масса брутто: 6 000 + 24 + 75 = 6 099 кг, грузовых мест — 3.

Если в ТН попадёт 6 000 кг, вопросы возникнут у весового контроля и у получателя при приёмке.

Если товар отгружают частями

Одна реализация может уехать на двух машинах. Тогда создайте по реализации две транспортные накладные и в каждой оставьте только то, что грузится в конкретную машину. Лишние строки удалите, количество исправьте.

Перед проведением сложите количества по обеим ТН: сумма должна совпадать с реализацией.

Перевозчик, водитель, машина и расходы на доставку

Данные о перевозке

Во вкладке или блоке о перевозчике указывают:

1. Перевозчика — контрагента из справочника.
2. Водителя — ФИО, при необходимости номер водительского удостоверения.
3. Транспортное средство — тип, марку, государственный регистрационный номер.
4. Пункты погрузки и разгрузки, если они отличаются от адресов отправителя и получателя.
5. Даты приёма груза к перевозке и ожидаемой сдачи.

Если машина и водитель свои, перевозчиком указывают собственную организацию.

Номер и дата накладной

Номер программа присваивает автоматически по своей нумерации, отдельной от реализаций. Дата ТН — день фактической передачи груза перевозчику. Если реализацию провели вечером, а машина пришла утром, поставьте в ТН дату погрузки, а не дату реализации.

Префикс номера зависит от организации и информационной базы. Не меняйте номер вручную без нужды: при обмене с другими базами возможны дубли.

Учёт услуг транспортной компании

Сама ТН затрат не создаёт. Услуги перевозчика проводят отдельным документом, когда пришёл его акт или УПД.

Доставка до покупателя за ваш счёт. Оформите Покупки → Поступление (акт, накладная, УПД) с видом операции «Услуги». Счёт затрат в торговле — 44.01, в производстве обычно 44.02.

Доставка товара к вам от поставщика. Стоимость перевозки увеличивает себестоимость товара. Для этого в 1С:Бухгалтерии есть документ Покупки → Поступление доп. расходов: в нём указывают поступление товаров, к которому относится доставка, и способ распределения (по сумме или по количеству).

Пример: доставка 12 000 ₽ без НДС на две позиции стоимостью 60 000 ₽ и 40 000 ₽. При распределении по сумме первая получит 7 200 ₽, вторая — 4 800 ₽. Проводки: Дт 41.01 Кт 60.01 на каждую позицию.

Печать транспортной накладной и сопроводительных документов

ТН печатают из документа кнопкой Печать. Форма многостраничная: разделы о грузоотправителе, грузе, перевозчике, приёме и сдаче груза, а также отметки об изменении условий перевозки.

Сколько экземпляров нужно для бумажной ТН — три: грузоотправителю, грузополучателю и перевозчику. Если в настройках печати стоит 1 копия, поменяйте число в форме печати перед выводом на принтер.

Что ещё едет с машиной

ТН не заменяет первичку по продаже. В комплект обычно входят:

• 📄 УПД или товарная накладная — из той же реализации, Печать → УПД или ТОРГ-12;
• 🧾 счёт-фактура, если используете раздельные документы;
• 🏷️ сертификаты, декларации соответствия, ветеринарные документы — по виду товара;
• 🚚 путевой лист — его оформляет владелец машины, к ТН он не прикладывается, а находится у водителя.

Печатайте ТН и УПД из одной и той же реализации в один заход. Так номера, даты и количества гарантированно совпадут, а водитель не уедет с УПД от одной отгрузки и ТН от другой.

Перед печатью сверьте три вещи: дату ТН с датой отгрузки, грузополучателя с адресом в заявке и число мест с тем, что реально стоит на рампе.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН)

ТН можно оформлять в электронном виде. Она проходит через оператора ЭДО и государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Документ состоит из титулов:

Для ЭТрН в 1С нужен подключённый 1С-ЭДО с оператором, который работает с ГИС ЭПД, и усиленная квалифицированная подпись у каждого подписанта. Отправка идёт из документа «Транспортная накладная», а не из печатной формы. Это ещё одна причина создавать отдельный документ, а не ограничиваться печатью.

Проведение документа и движение товаров

Здесь чаще всего ошибаются ожидания. Транспортная накладная не списывает товар со склада и не формирует бухгалтерских проводок. Это сопроводительный документ о перевозке.

Товар двигает документ-основание:

Проведение ТН нужно для учёта самого документа: чтобы он попал в журнал, был связан с отгрузкой и мог уйти в ЭДО.

Порядок действий, если доставка сорвалась

Машина не приехала или груз вернули целиком. Что делать:

1. Не удаляйте ТН, а пометьте её на удаление или отмените проведение — так останется история.
2. Если товар не уехал, а реализация уже проведена, проверьте дату перехода права собственности по договору.
3. При переходе права на складе продавца реализация остаётся. При переходе в момент доставки реализацию переносят на фактическую дату или отменяют её проведение.

Ошибки при оформлении ТН, которые видно только на приёмке

Частые вопросы