Новый пользователь в 1С 8.3: от карточки до ограничений по организациям
Содержание
Учетную запись нового пользователя в 1С 8.3 создают в режиме Предприятие: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи → Создать. В карточке задают имя, имя для входа и пароль, затем по ссылке «Права доступа
» включают сотруднику нужные профили или группы доступа. Порядок одинаков для БП 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 и других конфигураций на Библиотеке стандартных подсистем.
Типичная ситуация: в отдел пришёл новый бухгалтер, а в базе до сих пор все работают под одним логином «Бухгалтер». Создать отдельные учетные записи в 1С — это пять минут работы, но от них зависит, кто что видит и кто отвечает за каждый проведённый документ. Ниже — как сделать это правильно с первого раза.
Что подготовить до создания пользователя
Создавать пользователей может только тот, у кого есть права администратора. В БП 3.0 это профиль «Администратор», в ЗУП и УТ — участие в группе доступа «Администраторы». Если в разделе Администрирование нет пункта «Настройки пользователей и прав», значит, у вашей учетной записи таких прав нет.
Перед созданием соберите исходные данные:
- 👤 ФИО сотрудника — пойдёт в поле «Полное имя». Оно печатается в документах как «ответственный».
- 🔑 Имя для входа — короткий логин без пробелов, например
ivanova.a. Договоритесь об одном формате для всех. - 🖥 Способ входа — по паролю 1С или через учётку Windows. Для домена удобнее второе.
- 🏢 Участок работы — касса, зарплата, продажи, склад. От этого зависит набор прав.
- 📋 Ограничения — по каким организациям и складам сотрудник может работать.
Число учетных записей в базе лицензией не ограничено. Лицензии считают одновременные сеансы, а не пользователей в списке. Можно заводить отдельный логин каждому сотруднику, даже если клиентских лицензий всего пять.
Есть особый случай — пустая база. Пока список пользователей пуст, 1С пускает в программу без логина и пароля. Первым обязательно создайте администратора с полными правами. Иначе после появления первой записи может оказаться, что войти с правами на настройку уже некому.
Создаём учетную запись пользователя в 1С пошагово
Работайте в режиме Предприятие, а не в Конфигураторе. Причина ниже, в разделе про ошибки.
- Откройте
Администрирование → Настройки пользователей и прав. - Перейдите по ссылке «Пользователи» и нажмите «Создать».
- Заполните «Полное имя» — фамилию, имя, отчество.
- В ЗУП 3.1 и БП 3.0 при необходимости выберите в поле «Физическое лицо» карточку сотрудника. Это связывает логин с кадровыми данными.
- Убедитесь, что включён флажок «Вход в программу разрешён». Без него учетная запись существует, но войти под ней нельзя.
- Заполните «Имя для входа». По умолчанию программа подставит его из полного имени — лучше заменить на ваш формат логина.
- Нажмите «Записать».
Пароль и аутентификация 1С:Предприятия
Флажок аутентификации 1С:Предприятия означает вход по логину и паролю программы. Пароль задают кнопкой установки пароля в карточке.
Рабочая схема для нового сотрудника:
- задайте временный пароль и передайте его лично, не в общем чате;
- включите в карточке требование сменить пароль при первом входе;
- проверьте флажок «Показывать в списке выбора»: если он снят, логин придётся набирать вручную.
Требования к сложности и сроку действия паролей задают для всей базы в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Настройки входа. Там же настраивают блокировку после неудачных попыток и отключение неактивных записей.
Вход через учётную запись Windows
Если в компании есть домен, включите аутентификацию операционной системы. В поле пользователя Windows укажите учётку в формате \\DOMAIN\ivanova.a. Кнопка выбора рядом с полем позволяет найти её в списке, а не набирать.
После этого сотрудник заходит без пароля: 1С проверяет, под кем он вошёл в Windows. Аутентификацию 1С при этом можно оставить как запасной вариант, например для входа с чужого компьютера.
Учётку Windows указывайте точно, с именем домена. Опечатка в одной букве — и при запуске появится окно ввода пароля, а не автоматический вход.
Права доступа: профили и роли
В типовых конфигурациях на БСП права не раздают ролями напрямую. Роли собраны в профили групп доступа, а пользователь получает права через участие в группах доступа.
Схема выглядит так:
| Уровень | Что это | Кто настраивает |
|---|---|---|
| Роль | Права на объекты метаданных: чтение, запись, проведение | Разработчик в Конфигураторе |
| Профиль | Набор ролей под участок работы: «Бухгалтер», «Кассир» | Поставляется в конфигурации, можно копировать |
| Группа доступа | Профиль + список пользователей + ограничения | Администратор базы |
| Пользователь | Получает сумму прав всех своих групп | Администратор базы |
Права в 1С складываются. Если сотрудник состоит в двух группах, он получает всё, что разрешено в любой из них. Запретить через вторую группу то, что разрешила первая, нельзя.
Как назначить права в БП 3.0
В Бухгалтерии по умолчанию включена упрощённая настройка прав. В карточке пользователя нажмите «Права доступа» — откроется список профилей с флажками. Отметьте нужные: например, «Бухгалтер» и «Кассир», и запишите.
Поставляемые профили закрывают большинство задач. Если нужно что-то между ними — скопируйте похожий профиль и измените копию. Поставляемый профиль лучше не править: при обновлении конфигурации его состав может перезаписаться.
Как назначить права в ЗУП 3.1 и УТ 11
Здесь работает полная настройка через группы доступа. Порядок:
- Откройте
Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа. - Найдите группу под нужный участок, например «Расчётчики», или создайте новую.
- В группе выберите профиль и на вкладке участников добавьте нового пользователя.
- Запишите группу.
Тот же результат даёт ссылка «Права доступа» в карточке пользователя: там видно, в каких группах он состоит, и можно включить его в нужные.
Приём, который экономит много времени: не настраивайте права каждому новому сотруднику с нуля. Заведите группы доступа по должностям («Кассиры», «Менеджеры продаж», «Кладовщики»). Новому кассиру остаётся только попасть в группу «Кассиры» — и он сразу получит те же права и ограничения, что и коллеги.
Группы пользователей и групповая раздача прав
Группы пользователей и группы доступа — разные вещи. Первые нужны для порядка в списке: «Бухгалтерия», «Склад», «Филиал Казань». Вторые раздают права.
Группы пользователей включают в Администрирование → Настройки пользователей и прав флажком использования групп пользователей. После этого в списке «Пользователи» появится дерево групп слева.
Связка этих двух механизмов даёт удобную схему:
- создайте группу пользователей «Склад» и разложите в неё кладовщиков;
- в группе доступа «Кладовщики» добавьте участником не отдельных людей, а всю группу «Склад»;
- новый кладовщик, попав в группу «Склад», автоматически получает права группы доступа.
Так права перестают зависеть от памяти администратора. Перевели сотрудника в другой отдел — перенесли его в другую группу пользователей, и права поменялись сами.
Копирование настроек с другого пользователя
Помимо прав у каждого сотрудника есть личные настройки: вид рабочего стола, настроенные формы списков, варианты отчётов, основные значения для подстановки. Их можно перенести с опытного коллеги. Обработка копирования и очистки настроек находится в Администрирование → Настройки пользователей и прав, по ссылке персональных настроек пользователей. Выберите источник, получателей и что именно копировать.
Ограничение доступа по организациям и складам
Когда в одной базе ведут несколько фирм, сотруднику часто нужно видеть только свою. Для этого есть ограничение доступа на уровне записей.
- В
Администрирование → Настройки пользователей и праввключите флажок ограничения доступа на уровне записей. - Откройте группу доступа нужных сотрудников.
- На вкладке ограничений доступа выберите вид доступа «Организации».
- Укажите режим: разрешены только перечисленные значения или запрещены перечисленные.
- Добавьте в список организации и запишите группу.
В УТ 11 и других торговых конфигурациях среди видов доступа есть склады, партнёры и другие разрезы. Точный перечень видно на той же вкладке ограничений — он зависит от профиля, выбранного в группе. В БП 3.0 основной разрез ограничения — организации.
| Задача | Где решается | Что получает сотрудник |
|---|---|---|
| Не видеть чужую фирму | Вид доступа «Организации» в группе доступа | Документы и отчёты только по разрешённым организациям |
| Работать только со своим складом | Вид доступа по складам (торговые конфигурации) | Документы по разрешённым складам |
| Не видеть зарплату коллег | Отдельная группа доступа без зарплатного профиля | Нет доступа к начислениям |
| Подставлять свою фирму по умолчанию | Основные значения в персональных настройках | Удобство, не ограничение |
Основная организация в настройках пользователя — это только подстановка по умолчанию, а не запрет. Сотрудник по-прежнему может выбрать в документе другую фирму, если её не закрыли ограничением доступа.
После включения ограничений на уровне записей на большой базе программа обновляет служебные данные доступа. Пока это идёт, у пользователей могут медленнее открываться списки. Включайте ограничения вечером или в выходной, а не посреди закрытия месяца.
Проверяем учетную запись перед выдачей сотруднику
Не отдавайте логин, не проверив его. Самый надёжный способ — войти под новым пользователем самому, в отдельном сеансе.
Что проверить за пару минут:
- 🔐 логин и пароль подходят, программа просит сменить пароль, если вы это включили;
- 📂 на начальной странице видны нужные разделы, а лишние скрыты;
- 🏢 в списках документов только разрешённые организации и склады;
- 🧾 сотрудник может создать и провести документ своего участка;
- 🚫 закрытые разделы (зарплата, настройки) недоступны.
Ещё один инструмент — отчёт по правам доступа. В карточке пользователя или группы доступа найдите отчёт о правах: он показывает, какие объекты пользователь может читать и изменять и через какую группу он получил это право. Удобно, когда непонятно, откуда у сотрудника лишний доступ.
Если пользователь не входит или видит лишнее
Большинство проблем после создания учетной записи повторяются из базы в базу. Найдите свой симптом.
Почему не стоит создавать пользователей в Конфигураторе
В Конфигураторе есть свой список: Администрирование → Пользователи. Он создаёт пользователя информационной базы — технического уровня платформы. Типовой конфигурации этого мало: ей нужна ещё запись в справочнике «Пользователи», к которой привязаны группы доступа, физлицо и настройки.
Конфигуратор оправдан в двух случаях: создать первого администратора в пустой базе и восстановить доступ, если все администраторы потеряли пароли. Во всех остальных случаях — только режим Предприятие.
Увольнение: удалять или отключать
Учетную запись уволенного сотрудника не удаляйте. Его логин записан ответственным в сотнях документов, и удаление порвёт эти связи. Правильно — снять «Вход в программу разрешён» и отметить запись как недействительную. Она уйдёт из списков выбора, а история останется.