Как сформировать УПД в 1С:Бухгалтерии 8.3

УПД в 1С:Бухгалтерии 8.3 не заводится отдельным документом — это печатная форма обычной реализации или поступления. Продаёте товар — создаёте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), выписываете счёт-фактуру и печатаете из неё универсальный передаточный документ. Получаете УПД от поставщика — отражаете его через Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).

Главное решение, которое придётся принять до печати, — какой статус у документа: «1» (заменяет и счёт-фактуру, и накладную) или «2» (только накладная, без НДС). От этого зависит, какие реквизиты обязаны быть заполнены и попадёт ли документ в книгу продаж .

Ниже — как сформировать УПД на отгрузку, как провести входящий, как отправить его контрагенту по ЭДО и что делать при изменении цены или ошибке в уже выставленном документе.

Что такое УПД и какой статус ставить

Универсальный передаточный документ объединяет в одном бланке счёт-фактуру и первичный документ о передаче — товарную накладную или акт. Форма рекомендована письмом ФНС и экономит бумагу: вместо двух документов контрагент получает один.

У УПД два статуса, и выбор между ними не формальность:

• 🟢 Статус «1» — документ работает и как счёт-фактура, и как передаточный документ. Даёт покупателю право на вычет НДС. Применяют плательщики НДС при отгрузке.
• 🔵 Статус «2» — только первичный документ (накладная или акт). Функции счёта-фактуры нет, НДС к вычету по нему не заявить. Ставят неплательщики НДС (например, на УСН) или когда счёт-фактуру выставляют отдельно.

Разница в заполнении: в статусе «1» обязательны все реквизиты счёта-фактуры (ставка и сумма НДС, код вида операции, подписи уполномоченных лиц). В статусе «2» часть граф счёта-фактуры остаётся пустой — они просто не нужны.

УПД подходит и для товаров, и для услуг, и для передачи имущественных прав — то есть заменяет как товарную накладную ТОРГ-12, так и акт выполненных работ . Но он не универсален на все случаи: для операций, где счёт-фактура не нужен или оформляется по особым правилам (например, отгрузка по длящимся договорам с ежедневными поставками), иногда проще оставить раздельные документы. Решайте по тому, нужна ли контрагенту единая бумага.

Что проверить в базе перед первым УПД

Отдельной галочки «включить УПД» в типовой конфигурации нет — печатная форма доступна из документа реализации всегда. Но чтобы форма заполнилась без пустых граф, до первого документа проверьте три вещи.

1. Реквизиты организации. В Главное → Организации должны быть заполнены ИНН, КПП, адрес и банковские данные. Пустой КПП или адрес сразу вылезет в печатной форме.
2. Налогообложение НДС. В Главное → Налоги и отчёты → Система налогообложения указан режим. Если выбран УСН без НДС — 1С не даст выписать счёт-фактуру, и УПД пойдёт только статусом «2».
3. Ответственные лица и подписи. В карточке организации на вкладке подписей задайте руководителя, главбуха и лицо, ответственное за оформление. Эти ФИО попадут в строки подписей УПД. Если их не заполнить, в форме останутся прочерки.

Если продаёте товары, а не только услуги, убедитесь, что в Главное → Функциональность включена торговля — иначе в документе не будет табличной части с номенклатурой-товарами.

Как сформировать УПД покупателю при продаже

Исходящий УПД делается из документа реализации. Порядок такой:

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и нажмите Реализация → Товары (для товаров) или Услуги / Товары, услуги, комиссия по ситуации.
2. Выберите контрагента, договор, склад. Заполните табличную часть: номенклатуру, количество, цену, ставку НДС.
3. Проверьте счета учёта — обычно подставляются по умолчанию (41, 90.01, 90.03, 90.02), но если учёт нетиповой, поправьте вручную.
4. Проведите документ кнопкой Провести.
5. Внизу формы, в строке Счёт-фактура, нажмите Выписать счёт-фактуру — это обязательный шаг для статуса «1». Код вида операции подставится 01 (отгрузка).
6. Нажмите Печать и выберите Универсальный передаточный документ (УПД).

В открывшейся печатной форме проверьте статус в правом верхнем углу, подписи и итоговые суммы. Отсюда же документ выводится на принтер или сохраняется в PDF.

Несколько практических моментов по датам и номерам:

• Дата документа и дата отгрузки. В УПД есть строка о дате передачи (отгрузки). Обычно она совпадает с датой документа реализации, но если товар физически отгружен другим днём — поставьте фактическую дату отгрузки, именно она важна для момента перехода права собственности.
• Единый номер. Номер УПД берётся из номера реализации, а номер счёта-фактуры подставляется из выписанного счёта-фактуры. В статусе «1» это один документ с двумя взаимосвязанными номерами — следите, чтобы нумерация счетов-фактур шла сквозной и без пропусков.
• Услуги вместо товаров. Если оформляете акт (услуги), создавайте реализацию с видом Услуги — тогда в УПД подтянется формулировка выполненных работ, а не складская номенклатура. Проводки пойдут через 90.02/90.01 без списания с 41.

Какие проводки сформирует реализация (статус документа на проводки не влияет — они одинаковы для «1» и «2», меняется только счёт-фактура):

При статусе «1» счёт-фактура попадёт в книгу продаж автоматически после проведения. Проверить это можно в отчёте Отчёты → Книга продаж.

Как отразить входящий УПД от поставщика

Когда УПД приходит от поставщика на бумаге, его заводят через поступление:

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и создайте документ нужного вида (Товары, Услуги и т. д.).
2. Заполните контрагента, договор, табличную часть по данным из бумажного УПД: номенклатуру, количество, цену, НДС.
3. Проверьте счета учёта (41, 10, 26 и т. п. — зависит от того, что приходует) и проведите документ.
4. Если поставщик выставил УПД статусом «1», внизу формы в строке Счёт-фактура введите номер и дату из бумажного документа и нажмите Зарегистрировать. Это основание для вычета НДС.
5. Для вычета установите флажок, что счёт-фактура получен, и проверьте код вида операции 01.

Входящий счёт-фактура из УПД попадёт в книгу покупок и даст право на вычет. Проверить — Отчёты → Книга покупок.

Печать и отправка УПД контрагенту

УПД можно передать двумя способами — на бумаге или электронно через оператора ЭДО.

Бумажный вариант. Из документа реализации: Печать → Универсальный передаточный документ. Форма выводится с подписями и печатью (если в карточке организации загружено факсимиле и печать — они встанут в форму). Распечатываете в двух экземплярах, свой с подписью покупателя подшиваете.

Электронный УПД через ЭДО. Это полноценный юридически значимый документ, подписанный квалифицированной электронной подписью. Отправка идёт по формату, утверждённому ФНС, через оператора (1С-ЭДО, 1С-Такском и др.). Порядок:

1. Настройте обмен в Администрирование → Обмен электронными документами и подключите организацию к оператору.
2. Из документа реализации нажмите ЭДО → Создать электронный документ (или кнопку с конвертом).
3. Подпишите документ своей ЭП и отправьте. Контрагент получит его в своей программе.

Статус электронного УПД отслеживается прямо в списке документов — важно дождаться, пока контрагент подпишет свой титул.

Как исправить и скорректировать УПД

Здесь важно различать два разных случая — от этого зависит, какой документ делать.

Изменение по согласованию сторон (поменялись цена, количество, предоставили скидку уже после отгрузки). Это корректировка. В 1С: откройте исходную реализацию и создайте на её основании Корректировку реализации с видом операции «Корректировка по согласованию сторон». Затем из неё печатается УКД — универсальный корректировочный документ (аналог УПД, но для изменения стоимости). У УКД тоже есть статусы «1» и «2».

Исправление ошибки (опечатка в реквизитах, неверная ставка, арифметическая ошибка — то, что было неправильно изначально). Это не корректировка, а исправление. В Корректировке реализации выбирайте вид операции «Исправление в первичных документах». 1С сформирует исправленный УПД с номером и датой исправления — он заменяет первоначальный, а не дополняет его.

Если УПД уже ушёл по ЭДО и подписан обеими сторонами, просто перепровести документ нельзя — сначала аннулируйте электронный документ по соглашению сторон, затем формируйте корректировочный или исправленный.

Не каждое изменение требует корректировочного документа. Если вы заметили ошибку до того, как передали УПД контрагенту и он его принял, — достаточно поправить исходную реализацию и перепечатать. УКД и исправленный УПД нужны только тогда, когда первоначальный документ уже у второй стороны и отражён в её учёте.

Частые вопросы