Увольнение сотрудника в ЗУП 3.1: документ, расчёт и отчётность

Увольнение в ЗУП 3.1 оформляется одним документом — Кадры → Увольнения. Он фиксирует дату и основание прекращения трудового договора, а на вкладке начислений сразу считает компенсацию за неиспользованный отпуск, удерживает НДФЛ и формирует приказ по форме Т-8.

Порядок один для любого основания: собственное желание, соглашение сторон, сокращение, истечение срока. Отличается только статья ТК РФ, набор доплат (при сокращении добавится выходное пособие) и пакет документов, которые выдают работнику в последний день.

Ниже — весь цикл: от проверки карточки сотрудника до отчёта в СФР на следующий рабочий день после приказа.

Проверяем карточку сотрудника и остатки отпуска

До создания документа убедитесь, что в программе корректны данные, от которых зависит расчёт.

• 🗓 Остаток отпуска. Откройте отчёт Кадры → Кадровые отчёты → Остатки отпусков. Именно эта цифра ляжет в компенсацию. Если сотрудник отгулял отпуск авансом, остаток будет отрицательным — тогда программа удержит переплату.
• 💰 Плановые начисления. В карточке сотрудника (Кадры → Сотрудники) должен быть актуальный оклад или тариф — от него считается средний заработок.
• 📄 Введены все документы за период. Больничные, отпуска, разовые премии — всё, что влияет на средний заработок за последние 12 месяцев, должно быть проведено до увольнения.

Отдельно проверьте дату увольнения. Последним рабочим днём считается день, указанный в заявлении или приказе; расчёт и выдачу документов делают в этот же день (ст. 140 ТК РФ).

Создаём документ «Увольнение» и выбираем основание

Откройте список Кадры → Увольнения и нажмите Создать. Заполните три обязательных поля.

1. Сотрудник — выбираете из справочника. Программа подтянет его подразделение и должность.
2. Дата увольнения — последний рабочий день.
3. Основание увольнения — выбираете из выпадающего списка. Здесь к каждому пункту привязана статья ТК РФ, она попадёт в приказ и в трудовую книжку автоматически.

Самые частые основания и соответствующие нормы:

При сокращении в документе появляется вкладка для выходного пособия — его начисляют за первый месяц, а средний заработок за второй и третий месяцы оформляют уже отдельными документами позже, когда наступит право на выплату.

Что программа начислит и удержит автоматически

На вкладке Начисления и удержания ЗУП сам соберёт окончательный расчёт. По кнопке пересчёта (или при проведении) появятся строки:

• 📈 Зарплата за отработанные дни месяца увольнения — по день ухода включительно.
• 🏖 Компенсация за неиспользованный отпуск — по остатку из карточки.
• ➖ Удержание за отгулянный авансом отпуск — если остаток отрицательный. Удержать можно не больше 20% от выплаты (ст. 138 ТК РФ); остальное — только с письменного согласия работника.
• 🧾 НДФЛ — удерживается со всей зарплаты и с компенсации за отпуск.

Взносы в СФР (с 2023 года ФСС и ПФР объединены в Социальный фонд) и НДФЛ программа считает по общим ставкам.

Отдельно про необлагаемую часть выплат при сокращении и соглашении сторон:

Проверить итог удобно по расчётному листку: Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок на дату увольнения.

Что меняется при сокращении и соглашении сторон

Компенсация за отпуск положена при любом основании. А вот дополнительные выплаты зависят от того, как расстаются с работником.

Сокращение (п. 2 ч. 1 ст. 81). Самый сложный по оформлению случай:

• работника предупреждают письменно не менее чем за два месяца до увольнения;
• в день увольнения платят выходное пособие в размере среднего месячного заработка;
• если человек не трудоустроился, за ним сохраняется средний заработок за второй, а иногда и за третий месяц.

В ЗУП первое пособие начисляют прямо в документе увольнения, а выплаты за второй и третий месяцы оформляют позже отдельными документами — Зарплата → Все начисления → Сохраняемый заработок на время трудоустройства, когда наступит право на них.

Соглашение сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77). Если в соглашении указана выходная выплата («отступные»), её вносят в документ отдельной строкой. Напомню про лимит: в пределах трёхкратного среднего заработка такая выплата не облагается НДФЛ и взносами, сверх — облагается.

По собственному желанию и истечение срока. Никаких доплат сверх зарплаты и компенсации за отпуск нет — расчёт самый простой.

Считаем компенсацию за неиспользованный отпуск

Это ключевая сумма расчёта, и чаще всего вопросы возникают именно к ней. Формула простая: средний дневной заработок умножается на число неиспользованных дней отпуска.

Число дней ЗУП берёт из остатка на дату увольнения. За каждый полностью отработанный месяц работнику полагается 2,33 дня отпуска (28 дней : 12 месяцев). Излишки считают по правилу: 15 и более отработанных дней в месяце округляют до полного месяца, меньше 15 — отбрасывают.

Прикиньте сумму до проведения документа — так проще заметить, если программа взяла не тот остаток:

Пример. Сотрудник с окладом 60 000 ₽ отработал ровно год и не был в отпуске. Средний дневной заработок за 12 месяцев: 60 000 × 12 : 12 : 29,3 = 2047,78 ₽. Неиспользованных дней — 28. Компенсация: 2047,78 × 28 = 57 337,84 ₽. С неё удержат НДФЛ. Число 29,3 — среднемесячное количество календарных дней по ст. 139 ТК РФ.

Для сотрудника, отработавшего меньше года, расчёт тот же — просто меньше накопленных дней. Если же человек отработал больше 11 месяцев в первом рабочем году, компенсацию платят как за полный год (28 дней).

Печатные формы: приказ, записка-расчёт и трудовая

Из проведённого документа печатаются все обязательные бумаги. Кнопка Печать в верхней части формы открывает список.

• 📝 Приказ о прекращении трудового договора (Т-8) — унифицированная форма. С 2013 года организация вправе использовать и собственный бланк, но Т-8 остаётся рабочим вариантом по умолчанию.
• 🧮 Записка-расчёт (Т-61) — расшифровка сумм окончательного расчёта, оборотная сторона показывает, как вышла компенсация за отпуск. Её подшивают к расчёту, работнику выдавать не обязательно.

Запись в трудовую книжку. Если работник сохранил бумажную книжку, запись об увольнении вносят вручную по основанию из приказа. Если он перешёл на электронную трудовую книжку, бумажная запись не нужна — сведения уходят в СФР.

В день увольнения работнику на руки выдают:

• 📋 Форму СТД-Р — сведения о трудовой деятельности (для тех, кто на электронной трудовой книжке).
• 🧾 Расчётный листок с суммами окончательного расчёта.
• 📑 Справку о доходах (бывшая 2-НДФЛ) — по письменному заявлению.
• 📊 Выписки из раздела 3 расчёта по взносам и из подраздела 1.2 ЕФС-1.
• 📕 Бумажную трудовую книжку, если она велась.

Отражение в учёте и проводки

Сам документ «Увольнение» проводок не делает — в ЗУП их формирует ежемесячный документ Зарплата → Отражение зарплаты в бухучёте, а затем суммы выгружаются в бухгалтерскую программу через синхронизацию.

Начисления при увольнении отражаются так же, как обычная зарплата, по счёту затрат того подразделения, где работал сотрудник:

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) зависит от способа отражения, заданного для подразделения или начисления в настройках учёта. Выходное пособие при сокращении относят на тот же счёт затрат, что и зарплату.

Если компенсацию за отпуск организация резервировала (оценочное обязательство по ФСБУ), при увольнении начисление закрывается за счёт резерва — проводка идёт в корреспонденции со счётом 96.

Окончательный расчёт и сроки выплаты

Всю сумму — зарплату, компенсацию, пособия — выдают в день увольнения (ст. 140 ТК РФ). Если в этот день сотрудник не работал (например, уходит в выходной), расчёт делают не позднее следующего дня после его обращения.

Выплату оформляют отдельным документом:

1. Проведите документ «Увольнение».
2. Создайте Выплаты → Ведомость в банк (или Ведомость в кассу) и выберите вид выплаты Увольнение — программа подтянет только суммы по уволенному.
3. После фактического перечисления или выдачи проведите ведомость — в этот момент фиксируется удержанный НДФЛ к перечислению.

Отчётность в СФР. При увольнении подаётся ЕФС-1 с заполненным подразделом 1.1 (бывшая СЗВ-ТД) — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Это самый жёсткий по сроку отчёт в процедуре: за пропуск штрафуют. Сформировать его можно в разделе Отчётность, справки → 1С-Отчётность, выбрав событие «Увольнение».

После выплаты и сдачи отчёта месяц увольнения закрывают обычным порядком — документом начисления зарплаты за месяц и отражением в учёте.

Частые вопросы