Новый склад в 1С 8.3: от включения учета до первой инвентаризации

Чтобы в 1С создать склад в Бухгалтерии 3.0, сначала включите флажок «Несколько складов» в Главное → Функциональность → Запасы, затем откройте Справочники → Товары и услуги → Склады и нажмите «Создать». В Управлении торговлей 11 путь другой: раздел НСИ и администрирование, справочник «Склады и магазины».

Сам элемент справочника заводится за минуту. Дольше выбирать настройки, которые потом трудно поменять: тип склада, учет по складам в плане счетов, ордерную схему. Ошибка в них всплывает через месяц, когда по складу уже прошли сотни документов.

Что проверить до того, как создавать склад в 1С

Новый склад — это не только строка в справочнике. Под ним стоят настройки учета, и часть из них действует на всю базу сразу.

Перед созданием ответьте на четыре вопроса:

• 🏬 Что это за место: оптовый склад, магазин с кассой или точка без связи с ККТ. От ответа зависит тип склада и счет учета товаров.
• 📊 Нужен ли учет в разрезе складов на счетах. Без этого остатки на счете 41 и 10 будут общими по организации, а склад останется только аналитикой в документах.
• 👤 Кто материально ответственное лицо. С ним заключают договор о полной материальной ответственности до того, как на склад придут ценности.
• 📦 Нужны ли ячейки и ордерная схема. Это вопрос выбора программы: в Бухгалтерии 3.0 адресного хранения нет.

Включение нескольких складов в Бухгалтерии 3.0

В новой базе есть один элемент «Основной склад», и программа подставляет его во все документы. Второй склад станет доступен после двух настроек:

1. Откройте Главное → Функциональность, вкладку «Запасы», и установите флажок «Несколько складов».
2. Перейдите в Администрирование → Параметры учета → Настройка плана счетов и откройте настройку учета запасов.
3. Включите ведение учета по складам (местам хранения) и выберите вариант: только по количеству или по количеству и сумме.

Переключение варианта учета по складам в середине периода меняет движения документов — делайте это с начала месяца и после резервной копии базы. Иначе остатки по складам в отчетах за прошлые месяцы разойдутся с оборотами.

Права и подготовка справочников

Создавать склады может пользователь с правом на редактирование нормативно-справочной информации. Если кнопка «Создать» в списке складов неактивна, вопрос к администратору базы.

Для розничного склада заранее заведите вид цен продажи. В Бухгалтерии 3.0 это справочник «Типы цен номенклатуры», в УТ 11 — «Виды цен». Без цены розничный склад не заработает.

Как создать склад в справочнике: пошаговая инструкция

Порядок одинаков для любой конфигурации: открыть список, создать элемент, заполнить карточку, записать.

Бухгалтерия 3.0

1. Откройте Справочники → Товары и услуги → Склады.
2. Нажмите «Создать». Если нужна группировка, сначала создайте папку кнопкой «Создать группу », например «Филиал Казань».
3. В поле «Наименование» дайте понятное название: «Склад Казань, ул. Тихая, 5», а не «Склад 2».
4. Выберите тип склада. По умолчанию стоит «Оптовый».
5. Для розничного склада и неавтоматизированной торговой точки укажите тип цен.
6. Нажмите «Записать и закрыть».

После записи склад сразу появляется в поле «Склад» документов поступления, реализации и перемещения.

Управление торговлей 11 и Комплексная автоматизация

1. Включите несколько складов: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка, флажок «Несколько складов».
2. Откройте справочник «Склады и магазины» из раздела НСИ и администрирование или Склад и доставка.
3. Нажмите «Создать», задайте наименование и тип: обычный склад или розничный магазин.
4. Укажите подразделение и ответственного.
5. На вкладках карточки настройте ордерную схему и адресное хранение, если они нужны. Подробности ниже.
6. Запишите элемент.

Типы складов и чем они отличаются

Тип склада определяет, на каком счете учитываются товары и как отражается выручка. Сменить тип, когда по складу уже есть остатки, можно, но остатки сами не перенесутся на другой счет.

Счет 41.12 используется, когда розница ведется по продажным ценам. Это включается в настройках учета запасов. Если розницу учитываете по покупным ценам, у розничного склада товары лежат на 41.02.

В УТ 11 типов меньше на уровне счетов: программа не ведет бухгалтерский план счетов . Там тип склада влияет на кассовые операции и розничные продажи, а проводки формирует Бухгалтерия при синхронизации.

Материально ответственные лица склада

Материальная ответственность — это не настройка программы, а договор. По статье 244 ТК РФ договор о полной материальной ответственности заключают с работниками, которые хранят и выдают ценности. Если на складе работает бригада, оформляют договор о коллективной ответственности по статье 245.

В 1С ответственного указывают в двух местах:

• 👤 в карточке склада (поле ответственного в УТ 11 и КА, в Бухгалтерии — в зависимости от релиза). Это нужно для печатных форм и отборов;
• 📝 в документах инвентаризации — ответственное лицо и состав комиссии, они попадают в опись ИНВ-3.

Когда меняется кладовщик, не правьте старые документы. Проведите инвентаризацию на дату передачи, подпишите акт приема-передачи ценностей и только потом укажите нового ответственного.

Адресный склад и хранение по ячейкам

Ячеистое хранение — функция Управления торговлей 11, Комплексной автоматизации и ERP. В Бухгалтерии 3.0 его нет: там склад — самый мелкий уровень учета.

Адресное хранение работает только поверх ордерной схемы. Сначала склад переводится на ордера, потом включается адресация.

Ордерная схема

При ордерной схеме приход и отгрузка оформляются двумя документами. Менеджер проводит «Поступление» или «Реализацию», а кладовщик — приходный или расходный ордер на фактическое количество.

Такая схема нужна, когда:

• 🚚 товар приходит раньше документов от поставщика;
• 🧾 отгрузку собирают по частям, а накладную печатают в конце;
• 👥 продажи ведут менеджеры, а склад — отдельные люди со своими правами.

В карточке склада ордерная схема включается отдельно для поступления, отгрузки и внутреннего перемещения, с датой начала. Дату ставьте на начало месяца и не раньше последней инвентаризации.

Ячейки

Когда ордерная схема работает, в карточке склада включают адресное хранение, тоже с даты. После этого:

1. Создаются складские помещения, если склад разбит на зоны.
2. Заводятся ячейки. Обычно их нумеруют по шаблону «линия — стеллаж — ярус — позиция», например 01-03-2-05.
3. Для номенклатуры задают правила размещения, а в ордерах кладовщик указывает ячейку прихода и отбора.

Контроль остатков и инвентаризация склада

Как только склад создан, первые остатки на него попадают одним из трех путей:

• 📥 документом «Поступление» от поставщика;
• 🔁 документом «Перемещение товаров» с другого склада;
• 🧮 вводом начальных остатков, если склад существовал до 1С.

Где смотреть остатки

В Бухгалтерии 3.0 есть три способа проверить, что лежит на складе:

Разбивка по складам в ОСВ появляется, только если в плане счетов включен учет по складам. Если ее нет, вернитесь к первому разделу.

Инвентаризация

В Бухгалтерии 3.0 инвентаризацию проводят так:

1. Создайте документ Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров.
2. Выберите склад и заполните табличную часть кнопкой «Заполнить» — программа подставит учетные остатки.
3. Укажите ответственное лицо и инвентаризационную комиссию.
4. Распечатайте опись ИНВ-3 для пересчета и внесите фактическое количество.
5. На основании документа создайте «Списание товаров» для недостачи и «Оприходование товаров» для излишков.

Документ инвентаризации сам по себе проводок не делает. Движения появляются только в документах списания и оприходования.

Обязательные случаи инвентаризации перечислены в статье 11 закона № 402-ФЗ: смена материально ответственного лица, выявление хищения, стихийное бедствие, реорганизация и ликвидация. Для склада самый частый повод — смена кладовщика.

Ошибки, из-за которых склад приходится переделывать

Эти промахи встречаются при создании склада чаще остальных, и каждый стоит часов исправлений:

• ❌ Склад создан, а учет по складам на счетах не включен. В документах склад есть, а в ОСВ остаток общий. Сверить кладовщика по сумме невозможно.
• ❌ Магазин заведен как оптовый склад. Чеки не закрываются отчетом о розничных продажах, а товары висят на 41.01. Исправление — перемещение остатков на новый розничный склад, а не смена типа задним числом.
• ❌ Склады под каждую полку. Вместо трех складов и десятков перемещений в неделю хватило бы одного склада с ячейками или группировкой номенклатуры.
• ❌ Ордерная схема включена с середины месяца без пересчета. Часть движений месяца прошла без ордеров, часть с ордерами, и сверить фактический остаток с учетным становится трудно.

Если склад уже работает с неверными настройками, не правьте карточку. Создайте новый склад правильного типа, перенесите остатки перемещением на первое число месяца, а старый переименуйте и перестаньте выбирать.

Частые вопросы