Как рассчитаться с уволенным работником через ведомость в ЗУП 3.1

Выплату бывшему сотруднику в 1С 8.3 ЗУП оформляют обычной ведомостью: Выплаты → Ведомости в банк, Ведомости на счета или Ведомости в кассу. Отдельного «документа для уволенных» нет — человек попадает в ведомость, пока за ним числится долг по зарплате, даже если он уже не работает .

Частое заблуждение — что после увольнения сотрудника надо «восстановить» в штате или провести через кадровый документ, чтобы выплатить ему деньги. Не надо. Достаточно правильно указать месяц выплаты и место выплаты, а для сохраняемого заработка — сначала начислить его специальным документом.

Что проверить до формирования ведомости

Ведомость берёт сумму из взаиморасчётов. Если начисление не проведено или посчитано неверно, ведомость честно выплатит неправильную сумму.

Перед созданием документа проверьте четыре вещи:

• 📌 Начисление проведено. Окончательный расчёт — документом Кадры → Увольнения, доначисления — документом начисления зарплаты или перерасчётом за нужный месяц.
• 💳 Место выплаты актуально. В карточке сотрудника посмотрите способ выплаты зарплаты: касса, зарплатный проект или произвольный счёт. После увольнения многие закрывают зарплатную карту, и перевод вернётся.
• 🧾 Долг виден в отчётах. Сформируйте расчётный листок за месяц увольнения (раздел Зарплата, отчёты по зарплате). Сумма «К выплате» должна совпасть с тем, что вы собираетесь перечислить.
• 📅 Понятен месяц долга. Месяц выплаты в ведомости — это месяц, за который образовалась задолженность, а не текущий.

Сроки, от которых зависит дата ведомости

По ст. 140 ТК РФ окончательный расчёт выплачивают в день увольнения. Если работник в этот день не работал — не позднее следующего дня после того, как он предъявил требование о расчёте.

Если срок сорван, к долгу добавляется компенсация по ст. 236 ТК РФ: не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ от невыплаченной суммы за каждый день задержки. Её начисляют отдельно, ведомость сама ничего не досчитает.

Выплата бывшему сотруднику через банк

Для банка в ЗУП 3.1 два вида ведомостей. Выбор зависит от того, куда идут деньги.

Пошагово: ведомость в банк для уволенного

1. Откройте Выплаты → Ведомости в банк и нажмите Создать.
2. Укажите организацию и зарплатный проект.
3. В поле месяца выплаты поставьте месяц, за который есть долг.
4. В поле «Выплачивать» выберите вид выплаты. Для окончательного расчёта и доначислений — зарплату за месяц.
5. Нажмите Заполнить. Программа подтянет всех, у кого есть долг с этим местом выплаты, включая уволенных.
6. Лишних сотрудников удалите. Если нужен один человек — очистите табличную часть и добавьте его через Подбор.
7. Проверьте суммы к выплате и колонку НДФЛ, проведите документ.
8. Выгрузите файл обмена с банком или распечатайте реестр.

Не правьте сумму к выплате вручную «чтобы сошлось». Если сумма не та, ошибка в начислении — исправляйте его, а ведомость перезаполните.

Быстрый путь из документа увольнения

Когда расчёт выплачивают в день увольнения, ведомость не обязательно создавать вручную.

В документе увольнения выберите выплату в межрасчётный период и укажите дату выплаты. После проведения нажмите Выплатить — программа создаст ведомость по месту выплаты сотрудника и заполнит её только суммами этого документа. Остаётся проверить и провести.

Ведомость на счета: перевод на любую карту

Бывший работник часто просит перевести деньги на карту, которой нет в зарплатном проекте. Тогда:

1. В карточке сотрудника укажите новый счёт и сделайте его способом выплаты.
2. Создайте документ в Выплаты → Ведомости на счета.
3. Заполните месяц, вид выплаты и сотрудника, как в банковской ведомости.
4. Проведите и передайте сумму в банк платёжным поручением.

Как выплатить бывшим сотрудникам наличными из кассы

Наличные — самый частый способ для тех, кто пришёл за деньгами через месяц-два после увольнения.

1. Откройте Выплаты → Ведомости в кассу → Создать.
2. Укажите месяц долга и вид выплаты.
3. Добавьте сотрудника через Подбор или Заполнить.
4. Проведите документ и распечатайте платёжную ведомость.
5. Выдачу оформите в бухгалтерской программе расходным кассовым ордером.

В Бухгалтерии предприятия 3.0 расходный кассовый ордер для таких случаев — с видом операции «Выплата заработной платы по ведомостям» (сразу по ведомости) или «Выплата заработной платы работнику» (одному человеку).

Если человек не пришёл: депонирование

Кассовая ведомость открыта ограниченный срок, который определяет руководитель. Не забранные к закрытию суммы депонируют:

• в платёжной ведомости напротив фамилии ставят отметку о депонировании;
• в бухгалтерии сумму переводят на счёт депонентов: Дт 70 Кт 76.04.

Когда бывший работник придёт за депонированными деньгами, новую ведомость в ЗУП не создавайте. Начисление и ведомость уже есть, долг по зарплате закрыт. Выдача идёт из кассы проводкой Дт 76.04 Кт 50.01, ордером в бухгалтерской программе.

Выплаты бывшим сотрудникам на период трудоустройства и другие особые случаи

Здесь ведомость — второй шаг. Первым шагом сумму нужно начислить, а обычные документы начисления для уволенного уже не подходят.

Сохраняемый заработок на период трудоустройства

При увольнении по сокращению или ликвидации по ст. 178 ТК РФ бывшему работнику сохраняют средний заработок на период трудоустройства. Первый месяц закрывает выходное пособие, начисленное в документе увольнения. Второй месяц выплачивают по обращению работника, третий — в исключительных случаях по решению службы занятости.

Порядок в ЗУП 3.1:

1. Включите учёт в Настройка → Расчет зарплаты: флажок, разрешающий регистрацию выплат бывшим сотрудникам. Найти его можно по словам «бывшим сотрудникам».
2. Откройте Зарплата → Выплаты бывшим сотрудникам и создайте документ.
3. Выберите уволенного и вид выплаты — сохраняемый заработок на время трудоустройства.
4. Укажите, за какой месяц периода трудоустройства идёт выплата. Средний заработок программа возьмёт из расчёта при увольнении.
5. Проверьте число рабочих дней и сумму, проведите документ.
6. Выплатите сумму ведомостью: из документа или вручную, с тем же месяцем выплаты.

Пример расчёта

Средний дневной заработок — 3 200 ₽. Во втором месяце после увольнения по графику работника 21 рабочий день.

Сохраняемый заработок: 3 200 × 21 = 67 200 ₽.

Сколько облагать НДФЛ и взносами, смотрите по лимиту в следующем разделе.

Другие случаи

НДФЛ при выплате уволенным

НДФЛ в ЗУП 3.1 удерживается в момент выплаты, поэтому ведомость его и показывает. Колонка с налогом к перечислению — это сумма, которую бухгалтерия обязана перечислить в бюджет по выплате.

Что важно для уволенных:

• 🧮 Окончательный расчёт. Налог удерживают при выплате, как с обычной зарплаты. Если выплатили в день увольнения, налог попадает в тот же период по 6-НДФЛ.
• 🧮 Выходное пособие и сохраняемый заработок. По п. 3 ст. 217 НК РФ не облагаются в сумме, не превышающей трёх среднемесячных заработков (шести — для Крайнего Севера и приравненных местностей). Превышение облагается. Те же лимиты для страховых взносов — подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.
• 🧮 Компенсация за задержку. В пределах размера, установленного ТК РФ, по позиции Минфина НДФЛ не облагается.

Лимит считается суммарно: выходное пособие плюс сохраняемый заработок за все месяцы. ЗУП ведёт этот учёт сама, если начисления сделаны предопределёнными видами, а не «Премией» или «Прочим начислением».

Продолжим пример. Среднемесячный заработок — 70 000 ₽, лимит — 210 000 ₽. Выходное пособие — 68 000 ₽, второй месяц — 67 200 ₽. Вместе 135 200 ₽, лимит не превышен, налога и взносов нет. Если позже служба занятости разрешит третий месяц на 70 400 ₽, итог дойдёт до 205 600 ₽ — всё ещё в пределах лимита.

Как выплата уволенному отражается в бухгалтерском учёте

Сама ведомость в ЗУП проводок не формирует. Проводки делает бухгалтерская программа: начисления приходят через синхронизацию или документ «Отражение зарплаты в бухучете», выплаты оформляют банковскими и кассовыми документами со ссылкой на ведомость.

Счёт затрат определяется способом отражения в настройках вида начисления или в карточке сотрудника. Для налога на прибыль выплаты высвобождаемым работникам, включая средний заработок на период трудоустройства, относят к расходам на оплату труда (п. 9 ст. 255 НК РФ).

Связка ЗУП и бухгалтерии

В Бухгалтерии предприятия 3.0 безналичную выплату отражают списанием с расчётного счёта с видом операции «Перечисление заработной платы», выбирая ведомость из ЗУП. Наличную — расходным кассовым ордером.

Если ведомость не выбирается в банковском документе, проверьте, прошла ли синхронизация после проведения ведомости. Ведомость должна быть проведена, а не просто записана.

Типичные промахи и как их исправить

Выплатили дважды

Признак — в расчётном листке у уволенного появился долг за ним, «Выплачено» больше «Начислено». Обычно выплату сделали и через ведомость, и отдельным платежом вне её.

Исправление: найдите лишнюю ведомость в разделе Выплаты, в списке ведомостей нужного вида, и отмените её проведение, если деньги по ней не уходили. Если ушли — сумму возвращают по договорённости с бывшим работником. Удержать её уже не из чего.

Ведомость с неверным месяцем

Ведомость проведена, но долг остался. Причина — месяц выплаты не совпал с месяцем долга. Отмените проведение, поставьте правильный месяц, перезаполните и проведите снова, пока банк не обработал реестр.

Сохраняемый заработок оформили «Премией»

Сумма обложилась НДФЛ и взносами полностью. Сторнируйте ошибочное начисление, оформите сумму документом выплат бывшим сотрудникам и пересчитайте налог. Излишне удержанный НДФЛ возвращают по заявлению бывшего работника по ст. 231 НК РФ.

Частые вопросы