Ведомость на выплату зарплаты в 1С: ЗУП и Бухгалтерия

Ведомость на выплату зарплаты создаётся документом в разделе Выплаты (1С:ЗУП 3.1) или Зарплата и кадры (1С:Бухгалтерия 3.0). Перед этим зарплата должна быть начислена — пустую ведомость заполнить нечем.

Тип документа выбирают по способу выплаты: Ведомость в банк, Ведомость в кассу, Ведомость перечислением на счета или Ведомость через раздатчика. Ниже — что настроить заранее, как заполнить документ в обеих конфигурациях, где взять расчётный листок и форму Т‑53, что делать с неполученными суммами и как выгрузить реестр в банк.

Что настроить и проверить до создания ведомости

Ведомость тянет суммы из уже проведённых начислений. Если создать её раньше начисления, графа «К выплате» останется пустой.

Проверьте три вещи:

• 🧮 Зарплата начислена за нужный месяц. В ЗУП это документ Начисление зарплаты и взносов, в Бухгалтерии — Начисление зарплаты. Документ проведён, суммы НДФЛ удержаны.
• 🏦 Задан способ выплаты. Он берётся из настроек организации, подразделения или карточки сотрудника. Если часть сотрудников получает на карту, а часть в кассу — способ указывают индивидуально.
• 💳 Для выплаты на карты заведён зарплатный проект. Без него ведомость в банк не к чему привязать и файл реестра не сформируется.

Сроки держите в голове: по статье 136 ТК РФ зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, а конкретные даты закреплены в правилах внутреннего распорядка или трудовом договоре. Дату в ведомости ставьте фактическую — от неё зависит срок перечисления НДФЛ.

Какую ведомость выбрать под способ выплаты

Тип документа определяет, куда уйдут деньги и какие печатные формы будут доступны. Ошибка на этом шаге — самая частая причина переделки.

Если в одном месяце сотрудники получают деньги разными способами, создают несколько ведомостей — по одной на каждый способ. Смешивать банк и кассу в одном документе нельзя.

Создание ведомости в 1С:ЗУП 3.1

Порядок действий в «Зарплате и управлении персоналом» на платформе 8.3:

1. Откройте раздел Выплаты и выберите нужный журнал — например Ведомости в банк.
2. Нажмите Создать. В шапке укажите месяц, за который выплачиваете, и организацию.
3. В поле Выплачивать выберите, что именно гасите: Зарплата за месяц, Аванс, Отпуск, Больничный или межрасчётную выплату. От этого зависит, какие суммы подтянутся.
4. Для ведомости в банк укажите зарплатный проект.
5. Нажмите Заполнить. Таблица заполнится сотрудниками с суммами к выплате и удержанным НДФЛ.
6. Проверьте строки, при необходимости снимите флажок с тех, кому выплата сейчас не нужна.
7. Нажмите Провести (или Провести и закрыть).

После проведения документ фиксирует факт выплаты и сумму удержанного НДФЛ. До проведения ведомости деньги считаются не выплаченными, а налог — не удержанным, поэтому не оставляйте готовый документ в статусе «записан».

Поле Выплачивать → Аванс выбирают для выплаты за первую половину месяца. С 2023 года НДФЛ удерживается и с аванса, поэтому в авансовой ведомости тоже появится графа налога — это нормально.

Ведомость на выплату в 1С:Бухгалтерии 3.0

В типовой «Бухгалтерии предприятия» зарплатный блок проще, но логика та же.

1. Раздел Зарплата и кадры → Ведомости в банк или Ведомости в кассу.
2. Создать, укажите месяц и организацию.
3. Выберите, что выплачиваете (зарплата или аванс), и для банка — зарплатный проект.
4. Заполнить → проверка строк → Провести.

Отличие от ЗУП — в объёме настроек. В Бухгалтерии нет раздельных ведомостей «перечислением на счета» и «через раздатчика»: доступны ведомость в банк и в кассу. Если штат больше нескольких десятков человек или есть сложные начисления, учёт зарплаты обычно ведут в отдельной ЗУП и переносят в Бухгалтерию сводными проводками — тогда ведомости создают именно в ЗУП.

Расчётные листки и формы Т‑51, Т‑53

Здесь важно не путать документы: ведомость — это распоряжение на выплату, а расчётный листок и Т‑51 показывают, из чего сложилась сумма.

Платёжная ведомость (форма Т‑53) печатается прямо из Ведомости в кассу: откройте проведённый документ и нажмите Печать → выберите платёжную ведомость. По ней сотрудники расписываются при получении наличных. Расчётно‑платёжную ведомость Т‑49 печатают так же, если она используется вместо связки Т‑51 + Т‑53.

Расчётная ведомость (форма Т‑51) — это отчёт по всем начислениям и удержаниям за месяц, он не привязан к факту выплаты. Ищите его среди зарплатных отчётов: в ЗУП — раздел Зарплата, в Бухгалтерии — Зарплата и кадры, в группе отчётов по расчёту.

Расчётный листок выдают каждому сотруднику — это его персональная расшифровка. Формируется одноимённым отчётом; его можно распечатать пачкой на всех или разослать по электронной почте.

Что делать с депонированными суммами

Депонирование касается только выплат через кассу. Если сотрудник не получил наличные в срок (по общему правилу — в течение пяти рабочих дней), сумму возвращают на расчётный счёт, а в учёте переносят в депонент.

Порядок такой:

1. По закрытии срока выплаты откройте проведённую Ведомость в кассу.
2. Отметьте строки сотрудников, которые деньги не получили, как неполученные — на их основании формируется депонирование.
3. Невыплаченные суммы учитываются как депонированные и выдаются позже отдельной ведомостью.

Когда сотрудник приходит за депонентом, создают новую ведомость на выплату и в поле Выплачивать указывают выплату депонированных сумм. Перед депонированием убедитесь, что сумма действительно не выдана: после депонирования она исключается из текущей ведомости, и ошибку придётся исправлять вручную.

Депонент не сгорает: невостребованная зарплата хранится в учёте до тех пор, пока сотрудник её не получит. Списывать депонированные суммы в доходы можно только по истечении срока исковой давности и по решению руководителя — автоматически 1С этого не делает.

При выплате на карты депонирования не бывает — деньги либо зачислены банком, либо вернулись по реестру с отметкой об ошибке.

Выгрузка реестра в банк и электронная подпись

Для ведомости в банк финальный шаг — передать реестр в банк. Способов два.

Файл реестра. Откройте проведённую ведомость и нажмите кнопку выгрузки файла. 1С сформирует файл в формате зарплатного проекта (как правило, по стандарту обмена «1С — Банк»). Этот файл загружают в клиент‑банк вручную.

Прямой обмен через 1С:ДиректБанк. Если банк поддерживает сервис, реестр уходит из программы в один клик, а статусы зачисления возвращаются обратно в ведомость. Отправка подписывается электронной подписью — той же квалифицированной подписью (КЭП), которой подписывают платежи в клиент‑банке. Сертификат должен быть установлен на компьютере и привязан к организации в настройках обмена.

Настраивается зарплатный проект заранее: в ЗУП — через настройки выплаты зарплаты, в Бухгалтерии — раздел Зарплата и кадры, справочник зарплатных проектов. Там указывают банк, номер договора и параметры файла.

После выплаты не забудьте про НДФЛ: удержанный по ведомости налог нужно перечислить в бюджет в установленный срок, а сведения о нём попадут в уведомление об исчисленных налогах и в 6‑НДФЛ. Поэтому дата в ведомости — это не формальность: именно она определяет период удержания налога и срок его уплаты.

Как проверить суммы перед выплатой

Перед проведением ведомости стоит сверить, что программа собирается выплатить ровно то, что должна. Для этого есть отчёт по задолженности перед сотрудниками: в ЗУП — раздел Зарплата в группе отчётов по выплатам, в Бухгалтерии — Зарплата и кадры, отчёт по задолженности по зарплате.

Логика проверки простая:

• 📊 Сумма к выплате в ведомости = остаток долга по отчёту. Если ведомость больше долга — скорее всего, в неё попали лишние суммы или выплата уже прошла другим документом.
• 🔁 Начисление минус НДФЛ и прочие удержания = сумма на руки. Удержания (алименты, займы, профсоюзные взносы) уменьшают выплату — их видно отдельными строками в начислении.
• 🗓 Период совпадает. Ведомость за октябрь не должна тянуть суммы за сентябрь, если сентябрь уже закрыт выплатой.

Отдельно проверяйте удержанный НДФЛ: он формирует будущие записи в 6‑НДФЛ, и ошибка в ведомости потом всплывёт в отчётности.

Типовые ошибки при создании ведомости

Разберём ситуации, которых нет в пошаговой инструкции выше.

Частые вопросы