Зарплата на карты через зарплатный проект: ведомость, файл для банка и оплата

Чтобы в 1С создать ведомость в банк на выплату зарплаты, откройте Выплаты → Ведомости в банк в ЗУП 3.1 или Зарплата и кадры → Ведомости в банк в Бухгалтерии 3.0, нажмите Создать, укажите месяц, вид выплаты и зарплатный проект и нажмите Заполнить. Программа сама подставит сотрудников с открытыми лицевыми счетами и суммы к выплате. Дальше ведомость проводят, выгружают файлом в банк и закрывают списанием с расчётного счёта.

Если список пустой или кого-то не хватает, почти всегда дело в подготовке: не заведён зарплатный проект, у сотрудника нет номера лицевого счёта или указан другой способ выплаты. Настройте эти три вещи один раз — и каждая следующая ведомость будет заполняться за минуту.

Что настроить до первой ведомости в банк

Ведомость в банк опирается на три вещи: включённые зарплатные проекты, карточку проекта и лицевые счета сотрудников. Без любой из них кнопка Заполнить вернёт пустую таблицу.

Включить зарплатные проекты

• 🏦 ЗУП 3.1: Настройка → Расчет зарплаты, в разделе о выплатах установите флажок использования зарплатных проектов.
• 🏦 Бухгалтерия 3.0: Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты, там же включите зарплатные проекты.

После этого в разделе выплат появятся справочник «Зарплатные проекты» и документы по лицевым счетам.

Заполнить карточку зарплатного проекта

Один проект — один договор с банком. Если у организации два банка, проектов будет два.

Ввести лицевые счета сотрудников

Есть два пути:

1. Сотрудники уже получили карты. Внесите номера счетов документом ввода лицевых счетов — его найдёте в разделе выплат рядом со списком зарплатных проектов. В табличной части: сотрудник и номер счёта из 20 цифр.
2. Карты только открываются. Сформируйте заявку на открытие лицевых счетов, выгрузите её файлом в банк. Банк вернёт файл-подтверждение с номерами счетов — загрузите его, и номера встанут в карточки сами.

Способ выплаты у сотрудника

Ведомость в банк подбирает только тех, у кого выплата идёт по зарплатному проекту. Способ задают на уровне организации, подразделения или конкретного сотрудника. В карточке сотрудника его видно в сведениях о выплате зарплаты.

Если человек сам выбрал другой банк, ему нужен способ «перечислением на счёт», а не зарплатный проект. По статье 136 ТК РФ сотрудник вправе сменить банк, предупредив работодателя письменно не позднее чем за 15 календарных дней до дня выплаты.

Создаём ведомость в банк на выплату зарплаты пошагово

Порядок одинаков для ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0, отличается только раздел меню.

Шаг 1. Шапка документа

1. В списке нажмите Создать.
2. Проверьте организацию и дату. Дата ведомости — день, когда деньги уходят в банк.
3. Укажите месяц выплаты — тот, за который платите. Зарплату за март, выплачиваемую 5 апреля, оформляют с месяцем «Март».
4. Выберите вид выплаты: аванс, зарплата за месяц или межрасчётная выплата.
5. Выберите зарплатный проект. Если проект один, он подставится сам.
6. При необходимости ограничьте подразделение — удобно, если реестры в банк уходят по отделам.

Шаг 2. Заполнение

Нажмите Заполнить. Программа возьмёт всех сотрудников проекта, у которых есть долг по выплате за выбранный период, и рассчитает сумму к перечислению.

• ✅ при выплате зарплаты за месяц из суммы уже вычтен аванс, если его провели ведомостью;
• ✅ в колонке НДФЛ видна сумма налога, которую нужно перечислить вместе с выплатой;
• ✅ удержания (алименты, займы) уже уменьшили сумму к выплате.

Шаг 3. Ручная корректировка

Сотрудника можно добавить кнопкой подбора или удалить строку . Сумму можно поправить вручную, если платите частично.

Шаг 4. Проведение

Нажмите Провести и закрыть. После проведения долг перед сотрудником закрывается в учёте выплат, а повторное заполнение другой ведомости за тот же период его уже не подберёт.

Сверяем суммы к выплате перед отправкой в банк

Файл ушёл в банк — деньги ушли людям. Поэтому сверка стоит до выгрузки, а не после.

Что проверить в самой ведомости

• 🔍 Итог ведомости — сравните с суммой «к выплате» в документе начисления зарплаты за месяц минус выданный аванс.
• 🔍 Нулевые и отрицательные строки — признак, что сотруднику уже выплатили или удержания превысили начисление.
• 🔍 Новые сотрудники — попали ли они в список. Если нет, проверьте лицевой счёт и способ выплаты.
• 🔍 Уволенные — окончательный расчёт часто платят межрасчётной ведомостью в день увольнения, и он не должен задвоиться в общей.

Отчёты для сверки

В ЗУП 3.1 удобны «Расчетный листок» по конкретному сотруднику и «Анализ зарплаты по сотрудникам» в разделе отчётов по зарплате — в нём видно начислено, удержано, выплачено и долг. В Бухгалтерии 3.0 оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 в разрезе работников показывает, сколько ещё не выплачено.

Пример сверки за март:

Если в ведомости 231 500 ₽ — всё сходится. Расхождение ищите построчно: обычно виноват аванс, проведённый «мимо» ведомости, или ручная правка суммы.

Настраиваем выгрузку реестра для банка

Реестр — это XML-файл по формату обмена с банками для зарплатных проектов. Большинство банков с этим форматом работают, но версии у них разные.

На что смотреть, если банк сообщил требования:

• 📄 версия формата — выбирается в карточке зарплатного проекта;
• 📄 кодировка — там же;
• 📄 номер договора — должен совпадать с договором в банке символ в символ, включая дефисы и буквы;
• 📄 реквизиты организации — ИНН, КПП, расчётный счёт, с которого будет списание.

Если банк работает только со своим форматом (например, CSV или Excel по шаблону), стандартная выгрузка не подойдёт. Тогда нужна внешняя обработка от банка или от вашего программиста. Обработки банков обычно подключают через Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки.

Выгружаем файл и отправляем через клиент-банк

Выгрузка файлом

1. Откройте проведённую ведомость.
2. Нажмите Выгрузить файл (команда в командной панели документа).
3. Выберите папку. 1С сохранит XML-файл реестра.
4. В интернет-банке найдите раздел зарплатного проекта и загрузите туда файл как реестр на зачисление.
5. Подпишите реестр и платёжное поручение на общую сумму, отправьте.

Банк проверит реестр, спишет общую сумму одной платёжкой и разнесёт её по картам.

Отправка без выгрузки

Если в карточке проекта включён электронный обмен с банком и сервис 1С:ДиректБанк настроен, реестр отправляется прямо из ведомости. Файл никуда сохранять не нужно, подтверждение тоже придёт в 1С.

Подтверждение от банка

После зачисления банк формирует ответный файл: кому деньги зачислены, кому нет. Загрузите его в 1С командой загрузки подтверждения (рядом с выгрузкой в разделе ведомостей).

Что даёт подтверждение:

• ✅ по зачисленным строкам выплата считается подтверждённой;
• ⚠️ по незачисленным снова возникает долг — его выплатят следующей ведомостью или другим способом.

Если подтверждение не загрузить, вся ведомость остаётся выплаченной в учёте. Вернувшуюся от банка сумму тогда придётся находить и восстанавливать вручную.

Отражаем выплату по ведомости в бухгалтерском учёте

Ведомость сама по себе не делает проводок по банку. Деньги отражает документ списания с расчётного счёта.

В Бухгалтерии 3.0

1. Загрузите выписку из клиент-банка или создайте списание вручную: Банк и касса → Банковские выписки или из ведомости через Создать на основании → Списание с расчетного счета.
2. Вид операции — перечисление заработной платы.
3. В табличной части укажите ведомость (или несколько, если банк списал одной суммой).
4. Проведите документ.

Проводка:

Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кт 51 «Расчетные счета»
— на сумму ведомости

При проведении списания со ссылкой на ведомость программа отмечает дату фактической выплаты. От неё зависит учёт удержанного НДФЛ: по статье 226 НК РФ налог удерживают при фактической выплате дохода. Поэтому не проводите списание «просто на 70 счёт» без ведомости — тогда пострадает налоговый учёт по сотрудникам.

Если зарплату считают в ЗУП, а учёт ведут в Бухгалтерии

Ведомости создают в ЗУП, а синхронизация переносит их в Бухгалтерию. Там к ним привязывают списание с расчётного счёта, как описано выше. Начисления в бухучёт отражаются отдельно документом «Отражение зарплаты в бухучете».

Комиссию банка за зачисление (если она есть) отражают отдельной строкой списания на прочие расходы, не включая её в ведомость.

Если ведомость не заполняется или банк вернул реестр

Ошибки идут волнами: сначала при заполнении, затем при приёме файла банком. Найдите свой симптом.

Как не выплатить дважды

• 🛑 Не перезаполняйте проведённую и уже выгруженную ведомость — сначала отмените её проведение и убедитесь, что банк её не исполнил.
• 🛑 Удалять ведомость, которая ушла в банк, нельзя: долг вернётся, и следующая ведомость его снова подберёт.
• 🛑 Если реестр отклонён целиком, исправьте ведомость и выгрузите тот же документ, а не создавайте новый.