Заводим контрагента-юрлицо в 1С: от ИНН до расчётного счёта и договора

Юрлицо в 1С заводят не отдельным объектом, а карточкой в справочнике контрагентов: Справочники → Контрагенты, кнопка Создать, вид контрагента — Юридическое лицо. Дальше достаточно вбить ИНН — если подключён сервис 1С:Контрагент, наименование, КПП, ОГРН и адрес подтянутся из ЕГРЮЛ автоматически.

Распространённое заблуждение: что «создать юрлицо» — это настроить свою организацию. Нет. Своя компания живёт в справочнике Организации, а в Контрагентах вы заводите поставщиков, покупателей и прочие стороны по договорам. Разберём создание именно карточки контрагента-юрлица в 1С:Бухгалтерии 3.0 — поля заполним так, чтобы потом корректно подставлялись реквизиты в документы и платёжки.

Где открыть справочник контрагентов

Справочник доступен из нескольких мест, ведёт он в один список:

• Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты — основной путь;
• из документа поступления или реализации — поле Контрагент, ссылка Показать всё;
• при вводе платёжного поручения — то же поле Контрагент.

В списке нажмите Создать. Откроется пустая карточка. Первое поле — Вид контрагента. Для организации выберите Юридическое лицо. От этого выбора зависит набор полей: у юрлица появляется КПП, у ИП — ОГРНИП без КПП, у физлица реквизиты минимальны. Есть также отдельные виды для государственного органа и обособленного подразделения.

Выбрать вид нужно сразу: именно он определяет, какие реквизиты 1С потребует и как проверит их на корректность. Поменять вид у уже заведённой карточки можно, но лучше сделать это до того, как по контрагенту появятся документы.

Автозаполнение карточки по ИНН

Самый быстрый способ — сервис 1С:Контрагент. Он читает данные из ЕГРЮЛ и заполняет карточку за вас.

Как это работает:

1. В поле ИНН введите 10 цифр ИНН организации.
2. 1С обратится к ЕГРЮЛ и подставит полное и сокращённое наименование, КПП, ОГРН, юридический адрес, а иногда и ФИО руководителя.
3. Проверьте подставленные значения и сохраните карточку кнопкой Записать и закрыть.

Чтобы автозаполнение работало, сервис должен быть подключён. Проверьте: Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы → 1С:Контрагент. Для подключения нужна действующая подписка ИТС и вход под логином Интернет-поддержки.

Перед сохранением сверьте КПП: по одному ИНН у организации может быть несколько КПП (головная плюс обособленные). Для расчётов и счетов-фактур важен именно тот КПП, который указан в договоре.

Если ИНН в ЕГРЮЛ не найден или сервис недоступен, 1С предложит заполнить карточку вручную — переходим к следующему разделу.

Иностранное юрлицо

Для зарубежного контрагента вид оставляют Юридическое лицо, но в блоке реквизитов меняют Страну регистрации с России на нужную. После этого поля ИНН и КПП скрываются — у нерезидента их нет. Вместо них появляются регистрационный и налоговый номера страны регистрации. Автозаполнение по ЕГРЮЛ для таких контрагентов не работает : все данные вводятся из уставных документов вручную.

Проверка контрагента перед сделкой

Тот же сервис 1С:Контрагент умеет не только заполнять карточку, но и проверять организацию. Это стоит делать до первой отгрузки или оплаты.

В карточке (а также прямо в документах поступления и реализации) есть команда Досье контрагента. По ИНН сервис покажет:

• действует организация или ликвидирована, находится ли в процессе реорганизации;
• дату регистрации и основной вид деятельности;
• не числится ли адрес или руководитель в реестрах массовых.

Зелёный статус в карточке означает, что организация есть в ЕГРЮЛ и активна. Если сервис подсвечивает контрагента предупреждением — это повод запросить документы и уточнить реквизиты до сделки.

Реквизиты юрлица вручную: наименование, КПП, ОГРН

Без сервиса поля заполняются с клавиатуры. Вот что ввести и в каком формате.

Наименования. В карточке два поля:

• Наименование — рабочее, короткое. По нему контрагент ищется в списках и подставляется в документы. Пишите так, чтобы быстро находить: «Ромашка ООО», а не «Общество с ограниченной…».
• Полное наименование — юридически точное, как в уставе и ЕГРЮЛ. Попадает в печатные формы договоров и актов.

Коды. Для юрлица проверьте разрядность:

1С контролирует контрольные цифры ИНН и ОГРН: при ошибке поле подсветится и появится предупреждение. Это удобный способ поймать опечатку ещё до сохранения.

Адреса. Внизу карточки — блок Адрес и телефон. Юридический адрес вводится через форму с подсказками из адресного классификатора (регион, город, улица, дом). Если фактический и почтовый адреса совпадают с юридическим, поставьте соответствующие флажки — повторно вводить не придётся.

Телефон и почта. В том же блоке есть поля для общего телефона и электронной почты организации. Их не обязательно заполнять сразу, но почта пригодится для отправки документов и приглашения к обмену по ЭДО. Телефон попадает в некоторые печатные формы.

Остальные поля карточки — комментарий, вид цен по умолчанию, счёт расчётов — можно оставить пустыми. Минимум для корректной работы: вид контрагента, наименования, ИНН и КПП, расчётный счёт и хотя бы один договор. Всё остальное дозаполняется по мере надобности и правится в любой момент.

Расчётный счёт контрагента

Банковский счёт нужен, чтобы формировать платёжные поручения и подставлять реквизиты в счета. В карточке контрагента откройте команду Банковские счета (ссылка в верхней части формы) и нажмите Создать.

Заполните:

1. БИК банка — 9 цифр. По БИК из классификатора банков подтянутся наименование банка, город и корреспондентский счёт. Отдельно их вводить не нужно.
2. Номер счёта — расчётный счёт контрагента, 20 цифр.
3. При необходимости — текст для поля «Назначение платежа» по умолчанию.

Если у контрагента несколько счетов, один из них пометьте основным — он будет подставляться в платёжки и счета автоматически. Остальные останутся в списке и доступны по выбору в документе.

Для расчётов в валюте счёт заводят с нужной валютой: при создании платёжного поручения 1С подставит именно тот счёт, валюта которого совпадает с валютой договора. Поэтому у контрагента-нерезидента держите рублёвый и валютный счета раздельно.

Договоры и контактные лица

Карточка контрагента — это «шапка». Конкретные отношения описывают договоры, а людей для связи хранят контактные лица.

Договоры. Откройте команду Договоры в карточке, нажмите Создать. Главное поле — Вид договора:

• С поставщиком — для документов поступления;
• С покупателем — для реализаций;
• Прочее — займы, аренда и нестандартные расчёты.

Вид договора определяет, в каких документах договор будет доступен для выбора. Поступление не даст выбрать договор с видом С покупателем, и наоборот — это защита от ошибки.

Кроме вида в договоре заполняют:

• Номер и Дата — как в бумажном договоре, попадают в печатные формы;
• Цены — вид цен для подстановки в документы продажи;
• Валюта расчётов — рубли по умолчанию; для расчётов в валюте укажите нужную и порядок пересчёта;
• признак Расчёты в условных единицах — если сумма в договоре привязана к курсу.

Один контрагент может иметь сколько угодно договоров. Если с поставщиком вы ещё и что-то продаёте, заведите два договора разных видов — расчёты по ним пойдут по разным счетам учёта и не перемешаются.

Контактные лица. Команда Контактные лица хранит ФИО, должность, телефон и почту сотрудников контрагента: менеджера, бухгалтера, руководителя. Одно из лиц можно сделать основным — его данные подставятся первыми. Контакты пригодятся, когда нужно быстро согласовать документ или уточнить реквизиты, а также при настройке обмена по ЭДО.

Один контрагент — одна карточка. Если завести одно юрлицо дважды, взаиморасчёты разъедутся по двум карточкам и сальдо по счёту 60 или 62 не сойдётся. Перед созданием проверьте по ИНН, нет ли контрагента в базе.

Что происходит после создания карточки

Карточка сама по себе проводок не формирует — это справочное хранилище реквизитов. Работать она начинает, когда контрагента подставляют в документы.

Как только вы выбираете юрлицо в поступлении, реализации или платёжке, 1С автоматически берёт из карточки:

• наименование и реквизиты для печатной формы;
• КПП — в счёт-фактуру;
• основной расчётный счёт — в платёжное поручение;
• договор нужного вида — в поле Договор.

Счёт учёта расчётов (60 — с поставщиками, 62 — с покупателями) подставляется не из карточки контрагента, а из регистра счетов расчётов и настроек документа. Поэтому один и тот же контрагент может быть одновременно и поставщиком, и покупателем — достаточно создать два договора с разными видами.

Как сгруппировать и быстро найти контрагента

Когда контрагентов становятся сотни, плоский список неудобен. 1С позволяет раскладывать их по папкам-группам.

Создание группы. В списке контрагентов нажмите Создать группу (папка). Назовите её по смыслу: «Поставщики», «Покупатели», «Банки», «Госорганы». Новую карточку создавайте внутри нужной группы — она сразу попадёт в папку.

Поиск. Над списком есть строка поиска. Искать можно по любому полю:

• по рабочему наименованию — наберите часть названия;
• по ИНН — вставьте 10 цифр, карточка найдётся сразу;
• по номеру договора — через расширенный поиск.

Поиск по ИНН — главный приём против задвоения: прежде чем заводить нового контрагента, вставьте его ИНН в строку поиска. Если карточка уже есть, вы её увидите и не создадите дубль.

Избранное. Контрагентов, с которыми работаете каждый день, пометьте звёздочкой слева от строки. Отмеченные поднимаются в начало списка выбора в документах — не придётся каждый раз искать.

Удаление. Напрямую удалить контрагента , по которому уже есть документы, 1С не даст — иначе проводки потеряли бы аналитику. Такую карточку помечают на удаление (Ещё → Пометить на удаление), а чистит её потом обработка Удаление помеченных объектов. Она проверит, что ссылок на контрагента не осталось, и только тогда удалит.

Частые вопросы