Задачи в 1С: как поставить работу исполнителю, задать срок и проконтролировать

Чтобы поставить работу сотруднику в 1С, открывают список задач (в большинстве конфигураций это команда Задача исполнителю в разделе совместной работы), создают новую запись, указывают исполнителя, предмет, срок и текст поручения, затем записывают и проводят. Исполнитель видит поручение в своём списке «Мои задачи» и после выполнения отмечает его как завершённое.

Механизм задач в 1С — это не одна кнопка, а подсистема «Бизнес-процессы и задачи». Она есть в конфигурациях на базе БСП: 1С:Документооборот, ERP, Комплексная автоматизация, частично в Управлении торговлей. Ниже — как создать задачу вручную, как раздать её по ролям и маршрутам, как настроить автоматическую постановку и как потом собрать по задачам отчёт.

Какие бывают задачи в 1С и что вам нужно

Слово «задача» в 1С означает три разные вещи. Перед тем как что-то создавать, определитесь, о чём речь — иначе будете искать кнопку не в том месте.

• 🧩 Задача исполнителю — поручение конкретному человеку или группе: «подготовить акт сверки к пятнице». Живёт в подсистеме «Бизнес-процессы и задачи». Именно о ней идёт речь, когда говорят «поставить задачу в 1С».
• 🔁 Задачи бизнес-процесса — шаги согласования, исполнения, утверждения, которые система создаёт сама по карте маршрута. Исполнителю они приходят так же, как ручное поручение, но рождаются автоматически.
• 📅 Задачи организации — это налоговый календарь в 1С:Бухгалтерии и ЗУП (Руководителю → Задачи организации или Главное → Задачи организации). Он напоминает о сроках сдачи отчётности и уплаты налогов и к поручениям сотрудникам отношения не имеет.

Дальше разбираем «Задачу исполнителю» и бизнес-процессы — то, ради чего обычно и ищут эту тему.

Что включить, чтобы задачи заработали

Если команды «Задача исполнителю» в интерфейсе нет, подсистема просто выключена. Включается она один раз администратором.

1. Откройте раздел Администрирование (в Документообороте — Настройка и администрирование).
2. Найдите группу настроек совместной работы или общих параметров программы.
3. Включите флажок «Бизнес-процессы и задачи».
4. Запишите настройки и обновите интерфейс — команды задач появятся в меню.

Второе условие — заполненный справочник сотрудников и их связь с пользователями. Задачу можно адресовать только тому, кто заведён в системе как исполнитель. Если сотрудник в справочнике есть, а пользователя за ним нет, поручение ему «не долетит»: в списке «Мои задачи» оно не появится.

Проверьте перед первой постановкой:

Пошаговое создание задачи исполнителю

Самый частый сценарий — разовое поручение одному человеку. Порядок одинаковый почти во всех конфигурациях на БСП.

1. Откройте список задач командой Задача исполнителю в разделе совместной работы и нажмите Создать. Либо поставьте задачу прямо из документа или файла: в его командной панели есть Создать на основании → Задача исполнителю — тогда предмет подставится сам.
2. В поле «Исполнитель» выберите сотрудника. Можно указать группу или роль — об этом в следующем разделе.
3. В поле «Предмет» укажите объект, которого касается поручение: договор, заказ, файл, документ. Предмет — это ссылка, по ней исполнитель сразу откроет нужную карточку.
4. Задайте «Срок» — дату и, если нужно, время. По просроченным срокам потом строится контроль.
5. В поле «Важность» при необходимости поставьте «Высокая» — такие задачи поднимаются в списке исполнителя вверх.
6. В текст впишите, что именно сделать. Формулируйте как поручение: «Подготовить и согласовать», а не «Договор».
7. Нажмите Записать и закрыть. Задача уходит исполнителю.

После записи поручение появляется у адресата в списке «Задачи мне» (в разных конфигурациях он называется «Мои задачи» или «Задачи мне»). У автора оно же видно в списке «Задачи от меня».

Чтобы исполнитель не пропустил поручение, его стоит видеть сразу при входе. В большинстве конфигураций на начальную страницу (рабочий стол) выводят счётчик и список активных задач — настраивается это через Вид → Настройка начальной страницы. Плюс к этому система умеет слать уведомления: о новой задаче, о приближении срока и о просрочке. Каналы и расписание уведомлений администратор задаёт в настройках подсистемы — чаще всего это почта и всплывающие сообщения внутри программы.

Кому адресовать: сотрудник, группа или роль

Адресовать задачу можно тремя способами, и выбор меняет логику контроля.

Конкретному сотруднику. Самый прямой вариант: поручение приходит одному человеку, он за него и отвечает. Подходит для персональных заданий.

Группе или роли (ролевая адресация). Задачу можно направить не человеку, а роли: «Бухгалтер по рознице», «Юрист». Поручение увидят все, кто входит в роль. Первый, кто берёт его в работу, становится исполнителем, у остальных задача из активного списка уходит. Это удобно, когда не важно, кто именно выполнит, важно, чтобы выполнил кто-то из отдела.

Чтобы ролевая адресация работала, роли должны быть заполнены:

• заведите роли исполнителей в соответствующем справочнике (в Документообороте — Настройка и администрирование → Роли исполнителей);
• для каждой роли укажите сотрудников, а при необходимости — привязку к подразделению или организации (это и есть «маршрут»: роль «Бухгалтер» в разных филиалах — это разные люди).

Отдельно — права доступа . Чтобы сотрудник мог ставить задачи и видеть свои, в его профиле должны быть включены права на работу с задачами и бизнес-процессами. В типовых конфигурациях это обычно уже входит в стандартные профили («Менеджер», «Бухгалтер»), но для урезанных профилей, созданных вручную, право нужно добавить в разделе настройки прав пользователей.

Контроль сроков и работа исполнителя

Когда задача поставлена, начинается вторая половина — исполнение и контроль. Здесь у многих и теряется смысл механизма: задачи ставят, но не доводят до «Выполнено».

Что делает исполнитель, открыв поручение:

• Принять к исполнению — подтверждает, что взял в работу. На групповых задачах это и есть момент, когда поручение закрепляется за одним человеком.
• Выполнить — отмечает задачу завершённой, при необходимости пишет результат или комментарий. После этого задача уходит из активного списка и возвращается автору на контроль.
• Перенаправить — передать поручение другому сотруднику, если задача не по адресу.
• Отложить — временно убрать из активного списка до нужной даты.

Автор, в свою очередь, контролирует исполнение через список «Задачи от меня». Просроченные поручения система подсвечивает — обычно красным и отдельным признаком «Просрочено». По факту выполнения автор может задачу принять либо, если результат не устроил, поставить новую.

Если задача «зависла». Исполнитель не реагирует, срок прошёл — не ставьте дубль, это засоряет списки. Правильнее:

• написать в задаче комментарий (переписка хранится прямо в карточке поручения);
• перенаправить задачу активному сотруднику;
• при массовой проблеме — проверить, не адресованы ли поручения уволенному человеку вместо роли.

Автоматизация: бизнес-процессы вместо ручных поручений

Когда одно и то же поручение повторяется по регламенту — договор на согласование, счёт на утверждение, — ручная постановка превращается в рутину. Для этого есть бизнес-процессы: система сама создаёт цепочку задач по заранее описанной карте маршрута.

Типовые процессы в конфигурациях на БСП:

Как запустить процесс: откройте объект (документ, файл, договор), в командной панели выберите нужный процесс — например, Отправить на согласование. Укажите участников и сроки по этапам и стартуйте. Дальше задачи участникам выставляются автоматически: завершил один этап — система сама ставит задачу на следующий.

Карту маршрута — кто за кем и при каких условиях — настраивают администратор или методолог один раз в шаблоне процесса. Исполнителю и автору в маршрут лезть не нужно: они работают с готовыми задачами.

Отчёты и анализ выполнения задач

Чтобы задачи не превращались в чёрную дыру, по ним смотрят отчётность. Набор отчётов зависит от конфигурации, но базовый минимум есть везде, где включена подсистема.

Что обычно доступно:

• 📊 Исполнительская дисциплина — сколько задач выполнено в срок, сколько просрочено, в разрезе сотрудников и подразделений.
• ⏱ Просроченные задачи — текущий список поручений, у которых прошёл срок, с ответственными.
• 🗂 Задачи по предмету — все поручения, связанные с конкретным договором, заказом или проектом. Удобно, чтобы собрать историю работы по объекту.
• 📈 Нагрузка на исполнителей — сколько активных задач на каждом сотруднике сейчас.

Отчёты по задачам ищите в разделе совместной работы или в общем разделе отчётов конфигурации (Отчёты). Если нужного среза нет среди типовых, его собирают универсальным отчётом по данным задач либо настраивают вариант существующего отчёта.

Главный показатель для руководителя — доля задач, закрытых в срок. Если она низкая, дело чаще не в людях, а в настройке: нереальные сроки, задачи на уволенных, отсутствие ролевой адресации. Отчёт показывает, где именно рвётся.

Отчёты по задачам полезно смотреть регулярно, а не разово. Поставьте еженедельный срез по просроченным поручениям и нагрузке на исполнителей — так перекос видно до того, как сорвётся срок по важному договору. Если в конфигурации есть рассылка отчётов по расписанию, настройте автоматическую отправку сводки ответственному: это снимает необходимость каждый раз открывать отчёт руками.

Типичные ошибки при работе с задачами

Ошибки здесь однотипные и легко лечатся настройкой.

• Задача создана, но не записана. Исполнитель её не видит. Лечится привычкой: набрал — сразу Записать и закрыть.
• Поручения на уволенного. Все личные задачи человека зависают после увольнения. Решение — ролевая адресация вместо персональной там, где это возможно.
• Дубли вместо напоминания. Повторная задача «ну когда же?» вместо комментария в существующей засоряет списки и ломает статистику. Пишите в карточке поручения.
• Нет сроков. Задача без срока не попадает в контроль просроченных — для системы она «вечная». Срок ставьте всегда, хотя бы ориентировочный.
• Урезанный профиль прав. Сотрудник не видит задач, потому что в его профиле вырезали права на подсистему. Проверяется в настройках прав пользователя.

Частые вопросы