Оформляем заказ клиента в 1С ERP от первой строки до отгрузки

Заказ клиента в 1С ERP создают в разделе Продажи через список Заказы клиентов: кнопка Создать, затем клиент, соглашение, склад, товары, проведение. Сам заказ не двигает остатки и не создаёт проводок. Он фиксирует договорённость с покупателем: что, сколько, по какой цене и когда отгрузить.

Типичная ситуация: менеджер принял звонок, а на складе ждут точную спецификацию. Если заказ заполнен небрежно, дальше цепочка ломается. Реализация уходит не с того склада, резерв не встаёт, оплата не привязывается. Ниже разобрано, как создать заказ покупателя в 1С ERP так, чтобы дальше ничего не пришлось править руками.

Что проверить до создания заказа

Заказ тянет данные из справочников. Пустой или неполный справочник даёт ошибки уже на втором шаге. Проверьте четыре вещи:

• 👤 Клиент. Контрагент и партнёр заведены, у партнёра указан контрагент. Если клиент новый, сначала создайте партнёра в разделе Продажи (или CRM и маркетинг, если он у вас включён).
• 📄 Договор. Если в настройках включено ведение договоров, нужен действующий договор с нужной валютой расчётов. Без него документ не проведётся.
• 🤝 Соглашение с клиентом. Оно задаёт цены, условия оплаты, склад по умолчанию и порядок отгрузки. Найдите соглашение через список Соглашения с клиентами в разделе продаж.
• 📦 Номенклатура и цены. У товара должна быть единица измерения, ставка НДС и цена в виде, указанном в соглашении. Нет цены — менеджер введёт её вручную, а потом бухгалтерия будет искать расхождения.

Как создать заказ клиента: пошаговая инструкция

Шаг 1. Открываем список и создаём документ

Перейдите Продажи → Заказы клиентов и нажмите Создать. Откроется форма нового документа. Дата и номер подставятся сами.

Шаг 2. Заполняем шапку

Шапка определяет, как заказ будет вести себя дальше.

1. Клиент. Выберите партнёра. Контрагент, договор и соглашение подтянутся, если они у клиента одни.
2. Соглашение. Если у клиента их несколько, выберите нужное вручную. От него зависят цены и условия.
3. Организация. Проверьте, что стоит именно та, что продаёт.
4. Склад. Склад отгрузки. Можно задать в шапке и переопределить в строке товара.
5. Желаемая дата отгрузки. Её используют при планировании обеспечения. Без даты система не поймёт, когда товар нужен.
6. Валюта и форма оплаты. Берутся из соглашения. Менять в документе стоит только осознанно.

Шаг 3. Добавляем товары

Вкладка Товары, кнопка Добавить или Подбор. Подбор удобнее: он показывает остаток и цену рядом с названием.

Для каждой строки проверьте:

Итог по документу пересчитается сам: сумма, НДС, сумма со скидками.

Шаг 4. Условия оплаты и доставки

Если клиент платит с отсрочкой или частями, задайте график оплаты. Для доставки укажите адрес и способ. Эти данные потом попадут в реализацию, и менеджеру не придётся переписывать их заново.

Шаг 5. Статус и проведение

Новый заказ обычно создаётся в статусе «Не согласован». Нажмите Провести или Провести и закрыть. Чтобы заказ пошёл в работу, переведите его в «К выполнению» (если у вас настроено согласование, это сделает ответственный). Только после этого склад увидит его в своих очередях.

Не переводите заказ в «К выполнению», пока клиент не подтвердил состав и цены. После этого изменения часто блокируются или требуют пересогласования.

Резерв товаров под заказ

В ERP заказ сам по себе остаток не уменьшает. Резерв — отдельная операция, и её нужно настроить.

Принцип такой: система смотрит на остатки и ожидаемые поступления, сопоставляет их с датами отгрузки и либо обеспечивает строку, либо помечает как необеспеченную. Способ обеспечения выбирают в строке товара или задают по умолчанию в соглашении.

Что нужно знать на практике:

• 🔒 Резерв со склада закрепляет конкретный остаток за заказом. Другой менеджер уже не продаст эти же штуки.
• 🚚 Обеспечение к дате означает, что товар придёт позже, и система ждёт поступления или перемещения.
• ⏳ Без обеспечения — строка есть, товара под неё нет. Заказ можно провести, но реализацию создать не получится.

Если резерв «не встаёт», проверьте по порядку:

1. Есть ли остаток на нужном складе (отчёт по свободным остаткам).
2. Не зарезервирован ли он другим заказом.
3. Совпадают ли склад заказа и склад в строке.
4. Не стоит ли дата отгрузки в прошлом.

Как заказ связан с остальными документами

Заказ клиента — начало цепочки. Дальше документы создаются «на основании», и данные переходят автоматически.

• 💳 Оплата. Входящий платёж привязывается к заказу, и по нему видно, сколько получено, а сколько ещё должен клиент.
• 📤 Реализация. В заказе нажмите Создать на основании и выберите реализацию товаров и услуг. Строки, цены и склад придут из заказа.
• 🧾 Счёт-фактура. Формируется из реализации или при получении предоплаты, в зависимости от учётной политики.
• 📦 Складские ордера. Если включён ордерный склад , отгрузку проводят через расходный ордер, а не напрямую.
• 🔁 Возврат. Оформляется на основании реализации, а не заказа.

Практический совет: всегда создавайте реализацию из заказа, а не с нуля. Тогда в заказе корректно считаются статусы исполнения, а отчёты показывают реальную картину.

Ошибки при создании и проведении заказа

Часть ошибок система показывает при проведении, часть вы видите только по поведению документа. Вот те, что встречаются чаще всего.

Если ни один пункт не подошёл, проверьте права пользователя: у роли менеджера по продажам может не быть доступа к проведению или смене статуса.

Отчёты и аналитика по заказам

Когда заказов десятки, список перестаёт быть удобным. Нужны отчёты. Искать их стоит в разделе Продажи (блок отчётов) или через кнопку Отчёты прямо в списке заказов.

Что полезно смотреть регулярно:

• 📊 Анализ выполнения заказов — что заказано, что отгружено, что осталось.
• 📉 Невыполненные заказы — позиции, по которым отгрузка просрочена.
• 💰 Расчёты с клиентами — кто и сколько должен по заказам, что оплачено авансом.
• 📦 Обеспечение заказов — где не хватает товара и когда он будет.

Для быстрой работы используйте отбор в списке: по статусу, менеджеру, клиенту, периоду. Сохраните нужные отборы как настройки, и утренняя проверка займёт пару минут.

Как ускорить оформление заказов

Если менеджеры создают заказы десятками, ручной ввод даёт ошибки и тратит время. Что помогает:

1. Копирование заказа. Для постоянного клиента с повторяющимся составом скопируйте прошлый заказ и поправьте количество.
2. Заполнение по соглашению. Чем полнее соглашение (склад, оплата, доставка), тем меньше полей менеджер заполняет сам.
3. Загрузка из внешних источников. Заказы из интернет-магазина или маркетплейса приходят через обмен. Это настраивается отдельно и требует участия программиста или интегратора.
4. Шаблоны и значения по умолчанию. Часто повторяемые поля задаются в настройках пользователя.
5. Правила согласования. Если заказы до определённой суммы согласовывать не нужно, настройте это, и менеджеры перестанут ждать ответственного.

Частые сценарии: предоплата, частичная отгрузка, услуги

Одна и та же форма заказа обслуживает разные ситуации. Разница в том, что вы заполняете и что делаете дальше.

Что делать с просроченными заказами

Заказ, по которому клиент молчит месяц, лучше не держать открытым. Каждый такой документ тормозит отчёты и занимает товар.

• ✅ Свяжитесь с клиентом и уточните, нужна ли поставка.
• ✅ Если нужна, обновите желаемую дату отгрузки: резерв пересчитается.
• ✅ Если нет, закройте заказ с указанием причины. Статистика отказов потом пригодится отделу продаж.

Так база остаётся чистой, а отчёт по обеспечению перестаёт показывать «призрачный» дефицит.

Права и роли менеджеров

Создание заказа и перевод его в рабочий статус часто разнесены по ролям. Менеджер оформляет, руководитель отдела или бухгалтер согласовывает. Если у сотрудника кнопка проведения неактивна или статус не меняется, причина почти всегда в правах: уточните у администратора, какие профили групп доступа назначены пользователю. Правила согласования, лимиты скидок и кредитные лимиты клиента тоже задаются отдельно и могут блокировать заказ без явного сообщения об ошибке.

Частые вопросы