Заказ клиента в Управлении торговлей 11: от настройки до отгрузки
Содержание
Заказ клиента в 1С
УТ 11 создают в разделе Продажи → Заказы клиентов кнопкой «Создать». Заполняете клиента, соглашение, склад и дату отгрузки, подбираете товары, проверяете цены и вариант обеспечения строк, ставите статус и нажимаете «Провести». Если пункта «Заказы клиентов» в разделе нет, функция выключена: её включают в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи.
Есть два рабочих сценария. Простой: заказ как счёт — оформили, распечатали счёт на оплату, после оплаты отгрузили. Полный: заказ проходит согласование, резервирует товар на складе и только потом уходит в отгрузку. Первый подходит небольшой оптовой фирме с одним складом, второй — компании, где менеджеры конкурируют за один остаток.
Что включить в настройках до первого заказа
Документ «Заказ клиента» в УТ 11 по умолчанию может быть скрыт. Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи и проверьте группу настроек оптовых продаж.
Что там смотреть:
- ✅ Флаг «Заказы клиентов» — без него документа нет в меню. Рядом выбирается режим использования: полноценный заказ или упрощённая схема, где заказ работает как счёт.
- ✅ Статусы заказов — если включить, в документе появляется поле «Статус», и по нему видно, на каком этапе сделка.
- ✅ Согласование заказов — нужно, когда заказ должен одобрить руководитель или кредитный контролёр до резервирования.
- ✅ Соглашения с клиентами — условия продаж (вид цен, график оплаты, склад по умолчанию) подставляются в заказ автоматически.
- ✅ Договоры с клиентами — если работаете по договорам и хотите видеть их в документах.
Скидки включаются отдельно, в разделе НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Маркетинг: ручные скидки в продажах и автоматические скидки. Пока флаги сняты, колонок скидок в заказе не будет.
Ещё одна настройка влияет на резерв — контроль остатков на складе. Она находится в разделе настроек склада. Если контроль выключен, программа позволит зарезервировать и отгрузить больше, чем есть, и остатки уйдут в минус.
Права пользователя тоже решают, что видит менеджер. Если у одного сотрудника заказ есть, а у другого нет, проверьте профиль групп доступа: у второго может не быть роли на продажи.
Что подготовить в справочниках
Заказ заполняется быстро, когда справочники уже в порядке:
- Партнёр и контрагент. В УТ 11 это разные сущности: партнёр — компания или человек, с кем ведёте дела, контрагент — его юрлицо или ИП для документов. У одного партнёра может быть несколько контрагентов.
- Соглашение с клиентом. Типовое (для всех) или индивидуальное. В нём задают вид цен, валюту, порядок и график оплаты.
- Номенклатура и цены. У товаров должны быть установлены цены нужного вида документом «Установка цен номенклатуры». Иначе строки придут с нулевой ценой.
- Склад. Если складов несколько, решите, с какого будете отгружать по умолчанию.
Создание заказа клиента в 1С УТ 11: шапка документа
Перейдите в Продажи → Заказы клиентов и нажмите «Создать». Откроется форма с вкладками. На вкладке «Основное» собраны реквизиты шапки.
Заполняйте в таком порядке, потому что поля подтягивают друг друга:
- Клиент. Выберите партнёра. Программа подставит контрагента, если он единственный, и предложит соглашение.
- Соглашение. Проверьте, что выбрано нужное: от него зависят цены и условия оплаты. Индивидуальное соглашение с клиентом обычно важнее типового.
- Контрагент и договор. Если у партнёра несколько юрлиц, выберите то, на которое пойдут документы.
- Организация. Важно, если в базе несколько своих организаций: заказ, счёт и реализация должны быть от одной.
- Склад. Откуда отгружать. От склада зависит доступный для резерва остаток.
- Желаемая дата отгрузки. Дата, к которой клиент ждёт товар. На неё опирается резервирование «к дате» и планирование.
- Менеджер. Обычно подставляется текущий пользователь. Поменяйте, если заказ оформляете за коллегу.
Номер и дату программа присвоит сама при записи. Дату документа задним числом без необходимости не меняйте: от неё зависит расчёт свободных остатков на момент заказа.
Если поле «Соглашение» не даёт выбрать нужное условие, проверьте его срок действия и статус. Просроченное или недействующее соглашение в список выбора не попадает.
Доставка и дополнительная информация
На вкладке доставки указывают способ: самовывоз, доставка нашими силами или силами перевозчика, адрес и время. Если доставкой не пользуетесь, вкладку можно не трогать.
На вкладке «Дополнительно» есть комментарий и подразделение. В комментарий пишите то, что увидит склад и бухгалтер: «Звонить за час», «Отгрузка двумя машинами».
Товары в заказе: подбор номенклатуры
Перейдите на вкладку «Товары». Строки добавляют двумя способами.
| Способ | Когда удобен | Что учесть |
|---|---|---|
| Кнопка «Добавить» | 1–3 позиции, артикул известен | Цена и количество вводятся вручную в строке |
| Подбор товаров | Длинный заказ, нужен остаток и цена на глазах | В форме подбора видны свободный остаток и цена по виду цен |
| Загрузка из файла | Клиент прислал заявку в Excel | Нужна команда загрузки из внешнего файла; сопоставьте колонки с номенклатурой |
Подбор — основной инструмент. Откройте его кнопкой «Подобрать товары» или «Подбор» над табличной частью. Слева дерево групп номенклатуры, справа список товаров с ценой и остатком. Двойной щелчок по товару спрашивает количество и переносит его в корзину. Потом кнопка «Перенести в документ».
Что проверить в каждой строке:
- 📦 Упаковка. Если товар продают коробками, а учитывают в штуках, укажите упаковку. Количество пересчитается.
- 🏷️ Характеристика. Для товаров с размерами и цветами — без неё строку не провести.
- 🔢 Количество. Сверьтесь со свободным остатком в подборе, а не с общим: часть товара уже может быть в резерве под другие заказы.
- 💰 Цена и сумма. Должны заполниться по виду цен из соглашения.
Услуги (доставка, монтаж) добавляют в ту же табличную часть, если номенклатура заведена с типом «Услуга». Резервировать их не нужно.
Цены, скидки и условия оплаты в заказе
Цены
Вид цен приходит из соглашения. Если цены в строках нулевые, причины обычно две: на эту дату у товара не установлена цена нужного вида или в соглашении указан не тот вид цен.
Цены можно перезаполнить командой заполнения цен по виду цен в табличной части. Ручное изменение цены в строке допустимо, если соглашение это разрешает. В соглашении есть настройка, можно ли менять цены в документах.
Скидки
Если включены ручные скидки, в строке появляются колонки процента и суммы ручной скидки. Скидку можно дать на одну строку или на весь документ сразу через команду назначения скидки.
Автоматические скидки (по количеству, по сумме заказа, по сегменту клиента) программа считает по команде «Рассчитать скидки» или при проведении — зависит от настройки. Условия автоматических скидок заводятся в разделе «Маркетинг».
Пример. Товар стоит 1 200 ₽, в заказе 50 штук, ручная скидка 5%:
- сумма без скидки: 1 200 × 50 = 60 000 ₽;
- скидка: 60 000 × 5% = 3 000 ₽;
- итог по строке: 57 000 ₽.
Оплата
Порядок оплаты и график задаются в соглашении: предоплата, оплата после отгрузки, частичная предоплата. В заказе это видно в этапах оплаты: дата, процент и сумма каждого платежа.
Например, условие «50% предоплата, остаток через 10 дней после отгрузки» на заказ 57 000 ₽ даст два этапа по 28 500 ₽. Если клиент договорился иначе, этапы можно поправить в самом заказе.
Здесь же выбирается форма оплаты: наличная, безналичная или платёжная карта. От неё зависит, какой документ оплаты программа предложит создать на основании заказа.
Резервирование товаров и статусы заказа клиента
Резерв в УТ 11 задаётся не галочкой, а вариантом обеспечения в каждой строке табличной части. Колонка с ним есть на вкладке «Товары».
| Вариант | Что делает |
|---|---|
| Отгрузить | Товар есть, отгрузка сразу, остаток резервируется под этот заказ |
| Резервировать на складе | Товар закрепляется за заказом из свободного остатка |
| Резервировать к дате | Резерв из будущих поступлений к желаемой дате отгрузки |
| К обеспечению | Потребность учтена, но резерва нет: товар надо закупить или переместить |
| Не обеспечивать | Строка не участвует в обеспечении, остаток не трогается |
Вариант можно проставить вручную или командой «Заполнить обеспечение»: программа сама разложит строки по вариантам с учётом свободного остатка. Для 50 штук при свободных 30 часто получится две строки: 30 — «Резервировать на складе», 20 — «К обеспечению».
Статусы связаны с обеспечением. Резерв действует, только когда статус заказа это допускает. Пока заказ на согласовании, товар за ним не закреплён, и другие менеджеры могут его продать.
Если статусы в настройках выключены, заказ при проведении сразу считается рабочим, а согласование не используется.
Проведение заказа клиента и что дальше
Нажмите «Провести и закрыть» или «Провести». При проведении программа проверяет заполнение реквизитов, свободный остаток для строк с резервом и, если включено, кредитный лимит клиента.
После проведения заказ виден в списке со статусом и состоянием: сколько оплачено и сколько отгружено. Отсюда ведут сделку дальше.
Что создают на основании заказа (кнопка «Создать на основании» в форме или в списке):
- Счёт на оплату — если клиенту нужен отдельный счёт. Иногда хватает печатной формы счёта прямо из заказа: команда «Печать».
- Документ оплаты — приходный кассовый ордер, поступление безналичных денежных средств или операция по платёжной карте. Оплата привязывается к заказу, и в списке видно, сколько клиент уже внёс.
- Реализация товаров и услуг — отгрузка. Товары, цены и скидки переносятся из заказа, резерв списывается.
Реализацию создавайте именно на основании заказа, а не отдельно. Если оформить её «с нуля», заказ останется невыполненным, а резерв продолжит висеть на складе.
Если клиент забрал не всё, сделайте реализацию на часть количества. Остаток продолжит числиться в заказе. Когда стало ясно, что оставшееся клиент не возьмёт, переведите заказ в статус «Закрыт» — резерв снимется.
Печатные формы
Из заказа печатают сам «Заказ клиента» (для согласования с покупателем) и «Счёт на оплату». Реквизиты банка и подпись руководителя берутся из карточки организации, поэтому проверьте их там, а не в шаблоне печати.
Ошибки при оформлении заказа клиента и как их исправить
Отдельно о «зависших» резервах. Через пару месяцев работы в базе копятся заказы, которые никто не закрыл. Они держат товар, и менеджеры видят нулевой свободный остаток при полном складе. Раз в неделю отфильтруйте список заказов по статусу и дате отгрузки в прошлом и закройте лишнее.