Заказ покупателя в 1С: от настройки раздела до резерва и печати
Содержание
В 1С:Управление торговлей 11 заказ клиента
создают в разделе Продажи → Оптовые продажи → Заказы клиентов кнопкой «Создать». Там же он резервирует товар, считает скидки и печатается для покупателя. В 1С:Бухгалтерии 3.0 отдельного документа «Заказ клиента» нет: его роль играет счёт, который создают в Продажи → Счета покупателям.
Выбор простой. Если нужно держать товар под конкретного покупателя, следить за отгрузкой по частям и статусами — работайте в УТ 11 или ERP. Если надо только выставить клиенту сумму к оплате и потом отгрузить — достаточно счёта в Бухгалтерии.
1. Что проверить до первого заказа: настройки раздела и права
В УТ 11 заказы клиентов включаются отдельно. Без этого в разделе «Продажи» просто не будет нужной ссылки.
Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи. На вкладке оптовых продаж:
- Поставьте флажок использования заказов клиентов.
- Выберите вариант использования заказов. От него зависит, будет ли заказ резервировать товар или работать только как предварительный документ и как счёт.
- Если работаете с соглашениями (условиями продаж), включите их в этом же разделе. Тогда цены, скидки и порядок оплаты подтянутся в заказ сами.
Вариант использования заказов лучше выбрать один раз до начала работы. Если сменить его, когда в базе уже есть сотни открытых заказов, старые документы останутся со своими движениями, и в отчётах по обеспечению появится путаница.
Что ещё должно быть в базе до создания заказа:
- 👤 Клиент и партнёр. В УТ 11 покупатель описан двумя справочниками: «Партнёры» (с кем работаем) и «Контрагенты» (юрлицо для документов).
- 💰 Вид цен. Без него цены в заказ не встанут, менеджеру придётся вбивать их вручную.
- 🏬 Склад. Резерв всегда делается на конкретном складе.
- 📄 Соглашение или договор, если работаете с ними.
- 🏢 Организация и её банковский счёт для печатной формы.
Права менеджера
Пользователь без нужных прав увидит заказ, но не сможет его записать или провести. Права выдают через группы доступа: НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа.
Для работы с заказами в профиле группы должна быть роль на добавление и изменение заказов клиентов. Если менеджер должен ещё и переводить заказ в статус «К выполнению» или согласовывать его, проверьте, что эти действия тоже разрешены профилем. Чаще всего проблема в том, что сотрудника добавили в группу с профилем «только просмотр».
2. Как создать заказ клиента в 1С:УТ 11 по шагам
Откройте Продажи → Оптовые продажи → Заказы клиентов и нажмите «Создать». Форма заказа разбита на вкладки. Заполняйте их по порядку.
Шаг 1. Вкладка «Основное»
- Клиент. Выберите партнёра. Контрагент подставится сам, если у партнёра он один.
- Соглашение. Если включены соглашения, программа предложит подходящее. Из него придут вид цен, валюта и условия оплаты.
- Организация и склад — проверьте, что выбраны верно. Ошибка в складе потом даст резерв не там.
- Желаемая дата отгрузки. От неё зависит, к какой дате программа будет обеспечивать заказ.
- Статус. Новый заказ обычно создаётся со статусом «Не согласован». Пока статус такой, товар не резервируется.
Шаг 2. Вкладка «Товары»
- Нажмите «Добавить» или «Подобрать товары». Подбор удобнее: видны остатки и цены, можно набрать сразу 20 позиций.
- Укажите количество. Цена подставится из вида цен.
- В колонке варианта обеспечения выберите, что делать с каждой строкой: резервировать на складе, отгрузить сразу или не обеспечивать.
Шаг 3. Доставка и дополнительные поля
На вкладке доставки укажите способ: самовывоз, доставка силами продавца или транспортной компанией, и адрес. На вкладке «Дополнительно» есть менеджер, подразделение и комментарий. Комментарий видят все, кто открывает заказ, поэтому пишите туда договорённости с клиентом.
Шаг 4. Статус и проведение
Переведите заказ в статус «К выполнению» и нажмите «Провести и закрыть». Только после проведения в этом статусе заказ резервирует товар и попадает в списки к отгрузке.
| Статус | Что происходит с заказом |
|---|---|
| Не согласован | Черновик, условия обсуждаются. Резерва нет |
| К обеспечению | Товар нужно закупить или переместить. Заказ ждёт поступления |
| К выполнению | Заказ готов, резерв действует, можно отгружать |
| Закрыт | Работа по заказу завершена, остатки резерва снимаются |
Набор статусов зависит от выбранного варианта использования заказов. При варианте «заказ как счёт» часть статусов не используется.
Шаг 5. Отгрузка по заказу
Отгрузку оформляют реализацией на основании заказа: в форме заказа или в списке нажмите «Создать на основании» и выберите «Реализация товаров и услуг». Товары, цены и клиент перенесутся. Если клиент забирает партию частями, создавайте несколько реализаций — заказ будет закрыт, когда отгружено всё.
3. Заказ покупателя в Бухгалтерии 3.0: что вместо него
В Бухгалтерии предприятия 3.0 нет документа с резервированием. Заказ покупателя оформляют счётом:
- Откройте
Продажи → Счета покупателям. - Нажмите «Создать».
- Заполните контрагента, договор, склад и банковский счёт организации.
- В табличной части «Товары» добавьте номенклатуру через «Добавить» или «Подбор».
- Укажите срок оплаты в поле «Оплатить до».
- Нажмите «Записать» или «Провести». Счёт не делает бухгалтерских проводок, он фиксирует сумму к оплате.
Когда клиент оплатил, на основании счёта создают реализацию: «Создать на основании → Реализация (акт, накладная, УПД)». В списке счетов видно состояние оплаты и отгрузки, поэтому их удобно использовать как журнал заказов.
| Задача | УТ 11 / ERP | Бухгалтерия 3.0 |
|---|---|---|
| Где создать | Продажи → Оптовые продажи → Заказы клиентов | Продажи → Счета покупателям |
| Резерв товара | Есть, по складам и датам | Нет |
| Статусы | Не согласован, К обеспечению, К выполнению, Закрыт | Состояние оплаты и отгрузки в списке |
| Автоматические скидки | Есть, по условиям маркетинга | Нет, только ручная скидка в строке |
| Отгрузка | Реализация на основании заказа | Реализация на основании счёта |
Если резерв нужен, а у вас только Бухгалтерия, не пытайтесь заменить его «нулевыми» перемещениями на отдельный склад. Остатки по складам в бухучёте исказятся, а инвентаризация покажет расхождения. Правильное решение — вести заказы в торговой программе, а в Бухгалтерию передавать отгрузки обменом.
4. Резерв под заказ клиента: как не потерять товар
Резерв в УТ 11 — главная причина, по которой заказ вообще оформляют. Он держит товар под клиента, чтобы другой менеджер не продал его.
Как ставится резерв
- 📦 Строка с вариантом «резервировать на складе» уменьшает свободный остаток на складе в момент проведения в статусе «К выполнению».
- 🚚 Строка «отгрузить» означает, что товар отгружается по этому заказу сразу, без отложенного резерва.
- ⏸️ Строка «не обеспечивать» ничего не держит. Подходит для услуг и для позиций, которые клиент только обсуждает.
Чтобы не проставлять варианты руками в каждой строке, используйте команду заполнения обеспечения в табличной части. Программа сама разложит строки: что есть на складе — в резерв, чего нет — к обеспечению.
Где проверить, что резерв встал
Откройте отчёт по остаткам товаров на складе с колонками «в резерве» и «свободный остаток». Если в колонке резерва пусто, проверьте три вещи:
- Статус заказа — должен быть «К выполнению».
- Документ проведён, а не просто записан.
- Склад в шапке заказа совпадает со складом, где лежит товар.
Когда резерв нужно снимать
Резерв не исчезает сам, если клиент передумал. Висящие заказы держат товар неделями, и склад показывает «нет свободного остатка» при полных полках.
Раз в неделю отфильтруйте список заказов по статусу «К выполнению» и дате отгрузки в прошлом. Заказы, по которым клиент отказался, закройте: переведите в статус «Закрыт» и проведите. Для отказа от части позиций отметьте строки как отменённые и укажите причину отмены — тогда в аналитике будет видно, почему продажа сорвалась.
5. Скидки и карты лояльности в заказе клиента
Автоматические скидки в УТ 11
Автоматические и ручные скидки включаются в разделе НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Маркетинг. Сами правила задаются в Маркетинг → Скидки (наценки): условие (сумма заказа, количество, клиент, период) и размер скидки.
В заказе скидки не применяются молча. После заполнения товаров нажмите команду расчёта скидок над табличной частью. Программа подберёт действующие правила и покажет итоговую сумму по каждой строке.
Пример. Правило: при заказе от 50 000 ₽ скидка 3 %. Клиент берёт товар на 62 000 ₽. После расчёта скидка составит 1 860 ₽, к оплате — 60 140 ₽.
Ручная скидка
Если ручные скидки разрешены, менеджер может указать процент в строке или на весь заказ. Право на ручную скидку лучше ограничить: дайте его старшим менеджерам, а не всем.
Если скидка в заказе «не считается», проверьте период действия правила и сегмент партнёров в его условиях. Чаще всего правило завели на прошлый месяц или на группу клиентов, в которую ваш покупатель не входит.
Дисконтные карты
В УТ 11 дисконтные карты называются картами лояльности. Сначала заводят вид карты и связывают его со скидкой, затем выпускают карты клиентам. В заказе карту считывают сканером или вводят номер вручную через команды блока скидок, после чего пересчитывают скидки.
В Бухгалтерии 3.0 карт лояльности нет. Скидку там ставят вручную: в табличной части счёта есть колонки процента и суммы скидки, если скидки включены в настройках функциональности (Главное → Функциональность).
6. Как распечатать заказ и отправить его клиенту
В форме заказа нажмите «Печать». В УТ 11 обычно доступны две формы:
- 🧾 Заказ клиента — перечень товаров, цены, скидки, сроки. Подходит для согласования.
- 💳 Счёт на оплату — с реквизитами организации, банковским счётом и суммой к оплате.
В Бухгалтерии 3.0 из счёта покупателю печатается «Счёт на оплату», при необходимости с подписью и печатью организации. Факсимиле подключают в карточке организации, в разделе с логотипом и печатью.
Отправка по электронной почте
- Откройте печатную форму.
- В окне просмотра нажмите кнопку отправки.
- Выберите формат вложения. Для клиента удобнее PDF: он не съедет на другом компьютере.
- Программа подставит адрес из контактной информации контрагента. Проверьте его и отправьте.
Для отправки прямо из 1С должна быть настроена учётная запись почты: в Бухгалтерии её настраивают в Администрирование → Органайзер, в УТ 11 — в настройках органайзера раздела «НСИ и администрирование». Если её нет, сохраните форму в PDF кнопкой сохранения в окне печати и отправьте из своей почты.
7. Где чаще всего ошибаются при оформлении заказов
Ещё две ошибки, которые программа не поймает:
- ❗ Заказ на одного клиента, реализация на другого контрагента. Если у партнёра несколько юрлиц, проверяйте контрагента в реализации. Иначе акт сверки у клиента не сойдётся.
- ❗ Копирование старого заказа «как есть». Скопированный документ берёт старые цены и старую дату отгрузки. После копирования перезаполните цены и пересчитайте скидки.