Заявки в 1С 8.3 на закупку, оплату, ремонт и отпуск

Чтобы создать заявку в 1С, сначала определите, что именно вы заявляете. Закупка товара в УТ 11 и КА 2 оформляется документом Закупки → Заказы поставщикам → Создать, деньги на оплату просят через Казначейство → Заявки на расходование ДС, ремонт и обслуживание — через задание в подсистеме «Бизнес-процессы и задачи», а отпуск в ЗУП 3.1 — документом в Кадры → Отпуска или заявкой из «1С:Кабинета сотрудника».

Отдельного документа с названием «Заявка» на все случаи в типовых конфигурациях нет. Каждая заявка — это свой объект со своим маршрутом согласования. Ниже по каждому сценарию: где создать, что заполнить и почему документ может не сохраниться.

Подготовка: права, настройки и справочники до первой заявки

Большинство проблем с заявками возникает до того, как пользователь нажал «Создать». Нет кнопки — значит, выключена функциональность или не хватает прав.

Проверьте права пользователя

Права выдаются через группы доступа: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа (в УТ 11 раздел называется НСИ и администрирование).

• 👤 Пользователь, который создаёт заказы поставщикам, должен входить в группу с профилем менеджера по закупкам или аналогичным.
• 💰 Для заявок на расходование ДС нужен профиль, связанный с казначейством: обычно «Казначей» или профиль с правом добавления заявок.
• ✅ Тот, кто согласует, — отдельная группа. Создатель и согласующий не обязаны совпадать, и лучше, когда не совпадают.

Если права меняли, пользователю нужно перезайти в базу. Без этого новые команды в разделе не появятся.

Включите нужную функциональность

В УТ 11 и КА 2 часть документов скрыта, пока не включена опция:

1. Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов.
2. Для закупок — раздел «Закупки»: там включаются заказы поставщикам и их согласование.
3. Для оплат — раздел «Казначейство и взаиморасчёты»: включите использование заявок на расходование денежных средств и, при необходимости, их согласование.
4. Для заданий и маршрутов — раздел «Органайзер», флажок бизнес-процессов и задач.

В БП 3.0 бизнес-процессы включаются в Администрирование → Общие настройки.

Заполните справочники заранее

Заявка ссылается на контрагента, договор, номенклатуру, статью движения денежных средств. Если чего-то нет, документ не запишется. Проверьте до начала работы:

• 🏢 контрагент и партнёр (в УТ 11 это два разных справочника);
• 📄 договор, если в настройках включён учёт по договорам;
• 📦 номенклатура с единицей измерения;
• 🧾 статьи ДДС — без них заявку на оплату не провести.

Как создать заявку на закупку в УТ 11 и КА 2

Заявку поставщику в этих конфигурациях оформляют документом «Заказ поставщику ». Он фиксирует, что, у кого, по какой цене и к какой дате вы покупаете.

Пошагово

1. Откройте Закупки → Заказы поставщикам и нажмите «Создать».
2. В шапке выберите организацию, партнёра-поставщика и контрагента. Договор подставится, если он один.
3. Укажите склад, на который придёт товар, и желаемую дату поступления.
4. На вкладке «Товары» добавьте строки: номенклатура, количество, цена. Цена может подтянуться из зарегистрированных цен поставщика, если они ведутся.
5. Проверьте ставку НДС в строках — её берут из номенклатуры и договора.
6. Установите статус. Пока заказ согласуется, оставьте начальный статус; после подтверждения поставщиком переведите в подтверждённый.
7. Нажмите «Провести и закрыть».

Повторяющиеся закупки

Для поставщика, у которого вы каждый месяц берёте одно и то же, есть два быстрых приёма:

• 📋 скопируйте прошлый заказ (F9 в списке или команда «Скопировать»), поменяйте дату и количество;
• 📊 используйте обработку формирования заказов по потребностям — она подбирает количество по остаткам и минимальному запасу. Её ищут в разделе «Закупки» по слову «обеспечение».

Внутренняя заявка от подразделения

Если склад или отдел просит выдать товар со склада, а не купить, подходит документ «Заказ на внутреннее потребление». Он резервирует товар под подразделение, а выдачу потом оформляют документом «Внутреннее потребление товаров» на основании заказа. Если списка таких заказов нет в разделе Склад и доставка, включите их использование в настройках этого раздела.

Заявка на оплату поставщику и её согласование

Заказ поставщику говорит, что купить. Заявка на расходование денежных средств говорит, сколько и когда заплатить. В крупных компаниях без согласованной заявки казначей платёж не отправит.

Как оформить

1. Откройте Казначейство → Заявки на расходование ДС → «Создать».
2. Выберите хозяйственную операцию, например оплату поставщику.
3. Укажите организацию, получателя, сумму и желаемую дату платежа.
4. Выберите форму оплаты: безналичная, наличная.
5. Заполните статью ДДС и основание — заказ поставщику или договор.
6. Запишите документ и отправьте на согласование, сменив статус.

Ещё быстрее — создать заявку прямо из заказа поставщику через Создать на основании. Сумма и получатель перенесутся автоматически.

Статусы заявки

В типовой схеме заявка проходит такие статусы:

После статуса «К оплате» на основании заявки создают документ списания безналичных денежных средств или расходный кассовый ордер . Так видно, какая заявка закрыта платежом, а какая ещё висит.

Заявка на обслуживание или ремонт через задачи

Для запросов «сломался принтер», «нужен доступ к папке», «заменить картридж» в типовых конфигурациях специального документа нет. Зато есть подсистема «Бизнес-процессы и задачи» из библиотеки стандартных подсистем. Она есть в БП 3.0, УТ 11, КА 2, ЗУП 3.1 и ERP.

Как поставить задание

1. Включите бизнес-процессы (см. раздел о подготовке).
2. В списке бизнес-процессов создайте новое «Задание».
3. В поле темы коротко опишите проблему: «Не печатает принтер в бухгалтерии, каб. 214».
4. В описании дайте детали: что делали, какая ошибка на экране, срочность.
5. Выберите исполнителя — конкретного сотрудника или роль.
6. Установите срок и важность.
7. Отметьте «Проверить выполнение», если хотите принять работу сами.
8. Нажмите «Стартовать и закрыть».

Исполнитель увидит задачу в списке «Мои задачи». После выполнения задача вернётся автору на проверку, если флажок проверки стоял.

Приём практика: адресуйте роли, а не человеку

Если заявки на ремонт должен разбирать «дежурный администратор», а не конкретный Иванов, настройте роль исполнителя. В справочнике ролей исполнителей создайте роль, например «Хозяйственная служба», и назначьте на неё сотрудников. В задании выберите роль — задача попадёт всем, кто её исполняет. Уволился Иванов — меняете исполнителя роли один раз, а не переписываете все маршруты.

Заявка на отпуск и отсутствие в ЗУП 3.1

В ЗУП «заявка на отпуск» бывает в двух видах: плановая запись в графике и фактический документ, по которому начисляют отпускные.

План: график отпусков

Документ «График отпусков» находится в Кадры → График отпусков. По ТК РФ график утверждают не позднее чем за две недели до начала календарного года. В документ вносят каждого сотрудника с датами и количеством дней. Утверждённый график — основа для уведомлений и для автоматического заполнения отпусков.

Факт: документ «Отпуск»

1. Откройте Кадры → Отпуска и создайте документ «Отпуск».
2. Выберите сотрудника и вид отпуска — основной или дополнительный.
3. Укажите период. Количество дней посчитается с учётом праздников.
4. Проверьте остаток дней по кнопке со справкой об остатках отпусков.
5. Если документ оформляет кадровик, а начисляет расчётчик, сохраните без расчёта — расчётчик откроет его сам.
6. Проведите документ и распечатайте приказ.

Для других отсутствий в ЗУП свои документы: «Отпуск без сохранения оплаты», «Командировка», «Больничный лист». Их ищут в тех же журналах раздела «Кадры» или «Зарплата».

Заявка самого сотрудника

Если подключён сервис «1С:Кабинет сотрудника », сотрудник сам отправляет заявку на отпуск из браузера или телефона. В ЗУП она приходит в список заявок сотрудников. Кадровик открывает её и создаёт документ «Отпуск» по данным заявки, а статус в кабинете сотрудник видит сам.

Автоматизация: маршруты согласования заявок

Ручные статусы работают, пока заявок мало. Когда их сотни, удобнее, чтобы программа сама отправляла заявку нужному согласующему.

Что можно настроить без программиста

• 🔁 Согласование заявок на расходование ДС. В КА 2 и ERP после включения согласования заявка уходит ответственному, а он видит её в своих задачах. Статус меняется по итогам согласования.
• 👥 Роли исполнителей с адресацией. Для роли можно указать организацию или подразделение. Тогда заявку отдела продаж согласует руководитель продаж, а склада — начальник склада.
• ⏰ Сроки задач. Просроченные задачи выделяются в списке, их видит и автор, и исполнитель.
• 📨 Уведомления. При настроенной почте исполнителю приходит письмо о новой задаче.

Когда нужен программист

Типовой маршрут — «один согласующий, одно решение». Если нужно «до 50 000 ₽ согласует начальник отдела, выше — финансовый директор», это уже условное ветвление. Его делают в расширении конфигурации: изменения не трогают типовую часть, и обновления ставятся без переделки.

Для полноценного документооборота с цепочками согласования, замещением и версиями файлов используют «1С:Документооборот» в связке с учётной базой.

Почему заявка не создаётся или не проводится

Отдельно про даты запрета. Если в базе установлена дата запрета изменения данных, заявку задним числом не провести — программа сообщит о запрете. Дату меняет администратор в Администрирование (в УТ 11 — НСИ и администрирование) в разделе общих настроек. Не сдвигайте её ради одной заявки: закрытые периоды защищают уже сданную отчётность.

Частые вопросы