Свой журнал документов в 1С 8.3: от настройки списка до отчёта на СКД

Создать журнал в 1С можно тремя путями, и выбор зависит от задачи. Если нужен один вид документов с другими колонками и отбором — настройте сам список через меню Ещё и сохраните настройку. Если в одном окне нужны документы разных видов — соберите отчёт: универсальный, внешний на системе компоновки данных (СКД) или полноценный объект «Журнал документов » в Конфигураторе.

Первые два способа доступны пользователю без прав на изменение конфигурации. Третий и четвёртый требуют Конфигуратора или хотя бы права открывать внешние отчёты. Инструкция ниже — для платформы 1С:Предприятие 8.3 с интерфейсом «Такси», она общая для типовых конфигураций: БП 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11.

Что такое журнал документов в 1С и чем он отличается от списка

В 1С слово «журнал» означает две разные вещи. Пользователи часто путают их, и из-за этого ищут не тот инструмент.

• 📄 Список документов одного вида. Например, «Реализация (акты, накладные, УПД)». Это форма списка самого документа. Её колонки, отбор и сортировку пользователь меняет сам.
• 📚 Журнал документов как объект конфигурации. Он собирает в одном окне документы разных видов: поступления, реализации, платёжки. В БП 3.0 пример такого объекта — «Журнал операций». Новый объект такого типа создаёт только разработчик в Конфигураторе.
• 📊 Отчёт в виде списка. Технически это не журнал, но для пользователя выглядит так же: таблица документов с нужными колонками и отборами. Его можно собрать без изменения конфигурации.

Чем отличаются способы на практике:

Как настроить существующий журнал в режиме пользователя

Начните с этого способа. Он закрывает большую часть задач вида «хочу видеть в журнале склад и комментарий» или «показывать только неоплаченные».

Добавить и убрать колонки

1. Откройте нужный список документов, например Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) в БП 3.0.
2. Нажмите Ещё в командной панели над таблицей.
3. Выберите команду Изменить форму.
4. В дереве элементов отметьте флажками колонки, которые нужно показать, и снимите лишние.
5. Стрелками переставьте колонки в нужном порядке. Нажмите ОК.

Если нужного реквизита в дереве нет, нажмите в этом же окне Добавить поля. Там видны все реквизиты документа, включая реквизиты связанных объектов: например, ИНН контрагента через поле «Контрагент».

Отбор, сортировка и условное оформление

В меню Ещё есть команда настройки списка. Она открывает окно с несколькими вкладками:

• 🔍 Отбор — условия, по которым строки попадают в журнал. Например, «Организация равно ООО Ромашка» и «Проведён равно Да».
• ↕️ Сортировка — порядок строк. По умолчанию журналы сортируются по дате.
• 🎨 Условное оформление — цвет строки по условию. Например, красным выделять документы с суммой больше 500 000 ₽.
• 🗂 Группировка — свернуть строки по контрагенту или ответственному.

Быстрый отбор по одной колонке делается проще: щёлкните правой кнопкой по ячейке с нужным значением и выберите отбор по этому значению.

Где хранится такая настройка

Настройка формы и списка сохраняется автоматически за текущим пользователем. Другим сотрудникам она не видна. Вернуть исходный вид можно через Ещё → Изменить форму → Ещё → Установить стандартные настройки.

Создание журнала через отчёт в виде списка

Когда документы нужно не создавать, а просматривать и анализировать, удобнее отчёт. Его можно сохранить как отдельный вариант, назвать, например, «Журнал отгрузок по менеджерам» и открывать одной кнопкой.

Универсальный отчёт

В БП 3.0, УТ 11 и ЗУП 3.1 есть «Универсальный отчёт». Найдите его в разделе Отчёты через поиск по слову «Универсальный».

1. В поле «Тип объекта» выберите «Документ».
2. В поле «Объект» выберите вид документа, например «Поступление (акты, накладные, УПД)».
3. В поле «Таблица» оставьте основную таблицу, если нужны шапки документов. Табличная часть даст по строке на каждый товар.
4. Задайте период и нажмите Сформировать.
5. Через Настройки откройте расширенный режим: здесь добавляются поля, группировки и отборы.

Ограничение: универсальный отчёт работает с одним видом документов за раз. Для сводного журнала по нескольким видам нужен собственный отчёт.

Внешний отчёт типа «Список»

Внешний отчёт — это файл с расширением .erf. Конфигурацию он не меняет и не требует её обновления. Создаётся в Конфигураторе, открывается в пользовательском режиме.

1. Запустите Конфигуратор и выберите Файл → Новый → Внешний отчёт.
2. Задайте имя, например ЖурналОтгрузок.
3. Нажмите Открыть схему компоновки данных и подтвердите создание основной схемы.
4. Добавьте набор данных «Запрос» и откройте конструктор запроса (или напишите текст вручную, пример ниже).
5. Перейдите на вкладку Настройки. Добавьте группировку без полей — она называется «Детальные записи». Именно она превращает отчёт в плоский список, как у журнала.
6. На вкладке «Выбранные поля» перетащите нужные колонки.
7. Сохраните файл через Файл → Сохранить как.

Журнал на СКД: запрос по нескольким видам документов

Главный приём — объединение запросов. Каждый вид документов выбирается отдельной частью запроса, а ОБЪЕДИНИТЬ ВСЕ склеивает их в одну таблицу. Поля во всех частях должны идти в одном порядке и быть совместимых типов.

Пример для БП 3.0: поступления и реализации за период в одном списке.

ВЫБРАТЬ
    Пост.Ссылка КАК Документ,
    Пост.Дата КАК Дата,
    Пост.Номер КАК Номер,
    "Поступление" КАК ВидОперации,
    Пост.Контрагент КАК Контрагент,
    Пост.СуммаДокумента КАК Сумма
ИЗ
    Документ.ПоступлениеТоваровУслуг КАК Пост
ГДЕ
    Пост.Проведен
    И Пост.Дата МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода

ОБЪЕДИНИТЬ ВСЕ

ВЫБРАТЬ
    Реал.Ссылка,
    Реал.Дата,
    Реал.Номер,
    "Реализация",
    Реал.Контрагент,
    Реал.СуммаДокумента
ИЗ
    Документ.РеализацияТоваровУслуг КАК Реал
ГДЕ
    Реал.Проведен
    И Реал.Дата МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода

Что сделать в схеме после вставки запроса:

• 📅 На вкладке Параметры у параметра КонецПериода задайте выражение КонецПериода(&КонецПериода, "День"). Иначе документы последнего дня с временем позже 00:00:00 не попадут в журнал.
• 👁 У параметров НачалоПериода и КонецПериода включите доступность в пользовательских настройках, тогда период появится в шапке отчёта.
• 🔗 Поле Документ оставьте в выбранных полях: двойной щелчок по нему откроет сам документ.
• 🔢 На вкладке Ресурсы добавьте Сумма с функцией Сумма — внизу появится итог.

Отборы и сортировка в отчёте

На вкладке Настройки задайте сортировку по полю Дата по возрастанию. Отбор по организации или контрагенту добавьте на вкладке «Отбор» и включите для него флажок быстрого доступа в пользовательских настройках. Тогда бухгалтер будет менять отбор прямо в шапке отчёта, не открывая схему.

Объект «Журнал документов» в Конфигураторе

Если журнал нужен для ежедневной работы — с кнопками «Создать», «Провести», «Пометить на удаление» — делают объект конфигурации:

1. В дереве конфигурации откройте ветку Журналы документов и нажмите Добавить.
2. На вкладке «Данные» отметьте регистрируемые документы.
3. Добавьте графы: каждая графа связывает колонку журнала с реквизитом каждого документа. Например, графа «Контрагент» ссылается на реквизит «Контрагент» в поступлении и в реализации.
4. Включите журнал в подсистему, чтобы он появился в разделе.
5. Дайте права на просмотр в нужных ролях.
6. Обновите конфигурацию базы данных.

Не добавляйте журнал прямо в типовую конфигурацию на поддержке без расширения или без опыта сопровождения — после этого обновления придётся ставить через сравнение и объединение. Сделайте резервную копию перед обновлением конфигурации базы данных.

Как сохранить журнал и передать настройки коллегам

Собранный журнал теряет смысл, если его каждый раз приходится настраивать заново. Способы сохранить результат:

Подключить внешний отчёт для всех

В типовых конфигурациях на БСП есть механизм дополнительных отчётов и обработок. В БП 3.0 он включается в Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки флажком «Дополнительные отчёты и обработки».

1. Откройте список дополнительных отчётов и обработок и нажмите Добавить из файла.
2. Выберите свой .erf.
3. Укажите раздел, в котором появится команда, и пользователей, которым она доступна.
4. Запишите и закройте.

Внешний отчёт без регистрации в этом справочнике открывается через главное меню Файл → Открыть. Для этого у пользователя должно быть право интерактивно открывать внешние отчёты и обработки.

Скопировать настройку списка другому пользователю

Администратор может перенести настройки одного пользователя другому: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Настройки пользователей. Выберите пользователя-источник, отметьте нужные настройки внешнего вида и скопируйте их получателям. Получатель увидит изменения при следующем запуске программы.

Автоматизация и расширение журнала

Когда журнал собран, его можно сделать удобнее без лишних кликов:

• ⭐ Избранное. Нажмите звёздочку в заголовке открытого журнала или отчёта, и он появится в панели избранного.
• 🚀 Начальная страница. Отчёт или список можно вывести на начальную страницу через настройку начальной страницы в главном меню (Вид → Настройка начальной страницы).
• ✉️ Рассылка отчётов. В конфигурациях на БСП вариант отчёта можно отправлять по расписанию на почту в виде файла. Команда рассылки находится в меню Ещё открытого отчёта или в разделе администрирования. Нужна настроенная учётная запись электронной почты.
• 🧩 Расширение конфигурации . Механизм расширений появился в платформе 8.3.6. Через расширение разработчик добавляет журнал, команду или колонку, не снимая типовую конфигурацию с поддержки. Обновления типовой при этом ставятся обычным способом.
• 🧮 Вычисляемые поля в СКД. На вкладке «Вычисляемые поля» добавляют колонки, которых нет в документах: например, Сумма * 0.2 для оценки маржи или признак «Старше 30 дней».

Пример вычисляемого поля «Дней с даты документа» для внешнего отчёта:

РазностьДат(Дата, ТекущаяДата(), "ДЕНЬ")

В выражениях СКД функция РазностьДат принимает единицу измерения строкой: «ДЕНЬ», «МЕСЯЦ», «ГОД» и другие.

Частые ошибки при создании журнала в 1С

Отдельно про права. Если пользователь видит журнал, но в нём пусто, а у вас — документы есть, проверьте его роли и ограничения доступа по организациям. Журнал показывает только то, что разрешено читать.

Частые вопросы