Зарплата на карты через банк в 1С: от договора до проведённой ведомости

Чтобы создать зарплатный проект в 1С, включите выплату через зарплатные проекты в настройках зарплаты, заведите элемент справочника «Зарплатные проекты» с банком и номером договора, откройте сотрудникам лицевые счета и выплачивайте зарплату документом «Ведомость в банк». Деньги списывает документ «Списание с расчётного счёта», проводка — Дт 70 Кт 51.

Порядок одинаков в 1С:Бухгалтерии 3.0 и 1С:ЗУП 3.1 и не зависит от банка. Разница только в том, как файлы попадают в банк: через «Клиент-Банк» или напрямую через ДиректБанк.

1. Что подготовить до настройки зарплатного проекта

Зарплатный проект — это договор организации с банком. Банк выпускает сотрудникам карты, а бухгалтер раз в месяц передаёт ему список «кому сколько» и одну платёжку на всю сумму. В 1С этот договор отражается одним элементом справочника, и всё остальное к нему привязывается.

Соберите заранее:

• 📄 договор с банком — номер и дата понадобятся в карточке проекта;
• 🏦 БИК банка и расчётный счёт организации, с которого пойдут выплаты;
• 🔢 реквизиты от банка для файла обмена — номер отделения, номер филиала, код вида вклада. Их банк выдаёт вместе с договором или по запросу менеджера;
• 💳 вид карт — его тоже указывают в договоре;
• 👥 полные данные сотрудников: ФИО, дата рождения, пол, паспорт, адрес регистрации, гражданство.

Проверьте справочники

Банк открывает счёт по анкетным данным. Если в карточке физлица пустой паспорт или нет даты рождения, заявка уйдёт с ошибкой или не сформируется.

1. Откройте список физических лиц и добавьте колонки «Дата рождения» и «Документ, удостоверяющий личность» через настройку списка.
2. Отсортируйте по этим колонкам — пустые строки окажутся вверху.
3. Проверьте, что банк есть в справочнике «Банки» и подобран из классификатора по БИК, а не введён вручную.
4. Убедитесь, что у организации заполнен расчётный счёт именно в этом банке или в том, с которого будете платить.

Включите функциональность

Пока выплата через зарплатные проекты не включена, справочника и документов не видно.

Если в БП зарплату считают в ЗУП, а в Бухгалтерию загружают только проводки, зарплатный проект заводят в ЗУП. Ведомости живут там же, а в БП приходит только оплата.

2. Как настроить обмен с банком: файлы или ДиректБанк

Ведомости, заявки на карты и ответы банка ходят между 1С и банком в виде файлов XML. Передать их можно тремя способами.

Обмен через «Клиент-Банк»

Для платёжек и выписок настройте обычный обмен с банком: Банк и касса → Банковские выписки, затем команда загрузки или выгрузки обмена с банком. Там указывают каталог и имена файлов — по умолчанию это 1c_to_kl.txt для выгрузки платёжек и kl_to_1c.txt для загрузки выписки.

Для зарплатных файлов отдельная настройка не нужна. Ведомость и заявку вы выгрузите кнопкой прямо из документа, а ответ банка загрузите через рабочее место обмена с банком по зарплатным проектам.

Обмен через ДиректБанк

Если банк работает с 1С:ДиректБанк, подключение делают в настройках обмена с банком из раздела Банк и касса. Нужна подключённая интернет-поддержка, а у сотрудника, который подписывает ведомости, — электронная подпись, которую принимает банк. После подключения в карточке зарплатного проекта ставят флажок использования электронного документооборота с банком.

3. Создание зарплатного проекта в справочнике

Откройте справочник «Зарплатные проекты» и нажмите Создать.

1. Наименование — понятное вам, например «ЗП Сбербанк, договор 1234».
2. Организация — если организаций в базе несколько, проект привязан к одной.
3. Банк — выберите из справочника.
4. Номер и дата договора — как в документе банка. Номер договора попадает в каждый файл обмена, и банк по нему сопоставляет файл с организацией.
5. Вид карт — по договору.
6. Реквизиты для файла — номер отделения, филиала, код вида и подвида вклада, валюта. Заполняйте строго по письму банка, ничего не подбирайте «по аналогии».
7. Электронный документооборот — флажок ставят, если обмен идёт через ДиректБанк.
8. Нажмите Записать и закрыть.

Не создавайте второй элемент на тот же договор «чтобы попробовать». Лицевые счета привязываются к конкретному проекту. Потом сотрудники окажутся в двух проектах, и ведомость соберёт не тех.

Если договоров с банками два (например, разные банки для разных подразделений), создайте два проекта. Это нормальная схема.

Где указать, кому платить через проект

Создать проект мало — нужно сказать программе, что сотрудники получают деньги через него. В ЗУП способ выплаты задают по умолчанию для организации или подразделения, а при необходимости — отдельно в карточке сотрудника, в настройках выплаты зарплаты. В БП то же самое задаётся в карточке сотрудника и в настройках зарплаты.

Порядок простой: способ выплаты по умолчанию — для всех, исключения — у конкретных людей.

4. Как добавить сотрудников в зарплатный проект

Здесь два сценария: у людей ещё нет карт, или карты уже выпущены и счета известны.

Сотрудникам нужно открыть карты

1. Откройте рабочее место обмена с банком по зарплатным проектам. В ЗУП оно находится в разделе Выплаты, в БП — в разделе Зарплата и кадры.
2. Создайте заявку на открытие лицевых счетов. Укажите организацию и зарплатный проект.
3. Подберите сотрудников кнопкой Подбор. Программа подставит паспорт, адрес и дату рождения из карточек.
4. Проверьте строки. Если поле подсвечено или пустое — исправьте данные в карточке физлица и перезаполните заявку.
5. Проведите документ и выгрузите файл. При ДиректБанке — отправьте его в банк.
6. Банк выпускает карты и присылает файл подтверждения с номерами лицевых счетов.
7. Загрузите подтверждение через то же рабочее место. Номера счетов встанут сотрудникам автоматически.

Карты уже есть

Так бывает, когда проект переносят из другой программы или сотрудники открыли карты в отделении сами. Тогда заявка не нужна — счета вводят документом «Ввод лицевых счетов сотрудников по зарплатным проектам».

1. Создайте документ, укажите организацию и проект.
2. Добавьте сотрудников и впишите номера лицевых счетов из реестра банка.
3. Проведите документ. С этой даты сотрудник попадёт в ведомость.

Дата документа важна. Если вы ввели счёт 15 числа, а ведомость за аванс датирована 10-м, сотрудник в неё не попадёт.

Новые сотрудники и уволенные

• ➕ Принят новый человек — оформите на него отдельную заявку, как только прошёл приём на работу. Пока карты нет, выплатите ему зарплату другим способом, например на личный счёт или из кассы.
• ➖ Сотрудник уволился — в рабочем месте обмена есть документ закрытия лицевых счетов. Его отправляют в банк, если по договору карта закрывается при увольнении.

Если сотрудник хочет получать деньги в другой банк

По статье 136 ТК РФ работник вправе сменить банк для получения зарплаты. Он пишет заявление о смене реквизитов не позднее чем за 15 календарных дней до дня выплаты.

В 1С такого человека переводят на способ выплаты «на счёт в банке» и указывают его личный счёт. В ведомость зарплатного проекта он больше не попадёт — для него оформляют отдельную ведомость перечислением на счета.

5. Ведомость в банк: заполнение и отправка

Когда зарплата или аванс начислены, создайте документ «Ведомость в банк». В ЗУП он находится в разделе Выплаты, в БП — в разделе Зарплата и кадры.

1. Укажите месяц и организацию.
2. Выберите вид выплаты: аванс, зарплата за месяц или межрасчётная выплата.
3. Выберите зарплатный проект.
4. Нажмите Заполнить. Попадут только сотрудники с открытым лицевым счётом в этом проекте.
5. Проверьте суммы — к выплате идёт уже за вычетом НДФЛ и удержаний.
6. Проведите и выгрузите файл (или отправьте через ДиректБанк).
7. Загрузите файл в «Клиент-Банк» вместе с платёжкой на общую сумму.

Сверьте три числа — итог ведомости, сумму в файле и сумму платёжного поручения. Они должны совпадать до копейки. Если банк получит платёжку на 1 250 000 руб., а реестр на 1 249 500 руб., он не зачислит деньги до выяснения.

Платёжное поручение

Платёжку удобно создать прямо из ведомости или из списка платёжных поручений с видом операции на перечисление заработной платы. Ведомость прикрепляют к платёжке, и сумма заполняется сама.

Одна платёжка может закрывать несколько ведомостей — например, если вы делили сотрудников по подразделениям. Главное, чтобы итог платёжки равнялся сумме всех приложенных ведомостей.

6. Выписка банка и отражение выплаты в учёте

После того как банк списал деньги, загрузите выписку. Списание оформится документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции на перечисление заработной платы. В табличной части будут ведомости, которые эта платёжка оплатила.

Проводка одна:

Если в списании нет ведомостей, проводка Дт 70 Кт 51 всё равно может сформироваться, но без разбивки по людям. Тогда в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 70 у сотрудников останется долг, а у организации появится общий непонятный минус. Поэтому всегда проверяйте, что ведомости указаны в табличной части списания.

Подтверждение зачисления

Банк присылает ещё один файл — подтверждение зачисления на счета. Его загружают через рабочее место обмена по зарплатным проектам. По каждому сотруднику видно, зачислены деньги или нет.

Если кому-то деньги не зачислены (например, счёт закрыт), сумма возвращается на расчётный счёт организации. Её оформляют поступлением на расчётный счёт и затем выплачивают сотруднику другим способом.

Когда зарплату считают в ЗУП

Если расчёт в ЗУП, а учёт в БП, ведомости переносятся в Бухгалтерию синхронизацией. Списание в БП оплачивает уже загруженные ведомости. Отражать ли выплату в ЗУП обратно, зависит от настроек синхронизации. Если факт выплаты в ЗУП не виден, при следующем заполнении ведомости программа снова предложит ту же сумму.

Что проверить после выплаты

7. Частые ошибки зарплатного проекта и как их исправить

Частые вопросы