Группы в 1С 8.3: папки справочников, группировки отчётов и группы доступа
Содержание
Группа в справочнике 1С создаётся кнопкой «Создать группу » на панели списка: откройте справочник, нажмите её, введите наименование и запишите. Это папка, в которую вы потом переносите элементы. Если кнопки нет, у справочника отключена иерархия, и включить её можно только в конфигураторе.
Слово «группа» в 1С означает три разные вещи: папку в справочнике, группировку строк в отчёте и группу прав пользователей. Ниже все три разобраны отдельно, чтобы вы не искали настройку доступа в справочнике номенклатуры. Пути приведены для типовых конфигураций на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси»: Бухгалтерия предприятия 3.0, ЗУП 3.1, Управление торговлей 11.
Как устроена иерархия в справочниках 1С
Справочник бывает плоским или иерархическим. В плоском все элементы лежат в одном списке. В иерархическом часть записей работает как папки, а остальные лежат внутри.
Разработчик выбирает один из двух видов иерархии:
- 📁 Иерархия групп и элементов. Есть записи-группы и записи-элементы. Группа может содержать и группы, и элементы. Так устроены номенклатура, контрагенты, склады, статьи затрат.
- 🌳 Иерархия элементов. Папок нет, но любой элемент может быть родителем другого элемента. Подходит для подразделений или структуры, где «папка» сама является полноценной записью.
Что нужно знать про группы сразу:
- Группа не участвует в учёте. В документ, как правило, подставляется элемент, а не группа: при выборе значения 1С показывает папки для навигации, но выбрать папку нельзя.
- Группа нужна для порядка и отбора. Фильтр «в группе» и отчёты с отбором по группе берут все вложенные элементы.
- Глубина вложенности у справочника ограничена настройкой в конфигураторе («Число уровней иерархии»). Если у справочника задан один уровень, группа внутри группы не создаётся.
- Отдельный реквизит «Родитель» в карточке элемента показывает, в какой группе он лежит. Меняете родителя, значит, переносите элемент.
Группа без общих свойств элемента: у неё обычно только код и наименование. Реквизиты вроде ИНН, ставки НДС или единицы измерения заполняются на элементах, а не на папках.
Пошагово: создаём группу в справочнике
Пример на справочнике «Номенклатура» в Бухгалтерии предприятия. В остальных справочниках порядок тот же.
- Откройте справочник. Для номенклатуры это раздел
Справочники → Товары и услуги(в старых редакциях Бухгалтерии —Справочники → Номенклатура). Если не нашли, начните вводить название в строку поиска по командам в верхней панели. - На панели над списком найдите кнопку «Создать группу ». Обычно она рядом с «Создать», иногда спрятана в выпадающем списке рядом с кнопкой создания.
- В открывшейся форме введите наименование, например «Канцелярские товары».
- Если в форме есть поле «Родитель» («Входит в группу»), выберите папку верхнего уровня или оставьте пустым, чтобы группа легла в корень.
- Нажмите «Записать и закрыть».
Группа появится в списке слева от элементов или в виде дерева. Теперь переносите в неё записи.
Как перенести элементы в группу
Есть три способа, от простого к массовому:
| Способ | Когда подходит | Что учесть |
|---|---|---|
| Перетащить мышью | Несколько записей | Перетаскивайте на папку в левой части списка или на строку-группу |
| Открыть карточку, поле «Родитель» | Одна запись | Меняется только эта запись |
| Команда переноса в группу в меню «Еще» | Много выделенных записей | Выделите строки с Ctrl или Shift, откройте «Еще» и найдите команду, которая переносит выделенное в группу |
Если нужно перенести сотни позиций, отберите список по нужному признаку (по наименованию, поставщику, виду номенклатуры), выделите всё сочетанием Ctrl+A и перенесите разом.
Группа создаётся не там, где нужно
Типовая путаница: пользователь встал на строку-элемент и нажал «Создать группу». Новая папка создастся в той же группе, где лежит выбранный элемент, а не в корне. Встаньте на нужную папку или на пустое место списка, прежде чем нажимать кнопку.
Хотите вложенную группу, встаньте на родительскую группу и создайте новую. Если в справочнике включено дерево, выделите нужную ветку слева.
Переименование и перенос группы меняют только место в дереве. Движений в учёте от этого не появится, но отчёты с отбором «по группе» начнут показывать другой состав. Если отчёты строили под старую структуру, проверьте их после перестройки.
Когда в справочнике нет кнопки «Создать группу»
У многих справочников в этом месте тупик: кнопки нет, а группы нужны. Причины по частоте:
- 🔒 Справочник плоский. Иерархии нет вообще. Типичный пример: банковские счета организации, виды контактной информации. Добавить группы можно только доработкой конфигурации.
- 🌳 Иерархия элементов. Кнопка «Создать группу» отсутствует, но у элемента есть родитель. Создавайте обычный элемент и указывайте его родителем другого.
- 👤 Нет прав на добавление. Кнопки создания скрыты у ролей только на чтение. Проверьте профиль пользователя (см. раздел про группы доступа ниже).
- 📋 Форма выбора вместо формы списка. Если вы открыли справочник через поле выбора в документе, кнопка может быть скрыта. Откройте справочник через раздел меню.
Менять структуру типового справочника без разработчика нельзя. Редактирование конфигурации без поддержки приводит к проблемам при обновлении, поэтому подумайте, не хватит ли вам обычного отбора вместо папок.
Группировка в отчётах: как собрать данные по группам
Теперь вторая «группа»: свёртка строк отчёта. Здесь вы не создаёте объект в базе, а настраиваете, как отчёт складывает данные.
В большинстве отчётов на системе компоновки данных (оборотно-сальдовая ведомость, карточка счёта, анализ счёта и многие другие) порядок такой:
- Сформируйте отчёт.
- Нажмите кнопку настроек в командной панели отчёта («Показать настройки» или «Настройка»). Точное название зависит от типа отчёта и режима формы.
- Перейдите на закладку «Группировка» (в упрощённом режиме настроек группировка может называться «Группировки» в списке полей).
- Добавьте поле, по которому надо собрать строки: контрагент, номенклатура, подразделение, договор.
- Поле «Тип группировки» подскажет, как раскрывать иерархию: «Без иерархии», «С иерархией», «Только иерархия».
Для справочников с группами это ключевой выбор:
- Без иерархии показывает отдельные элементы, папки не учитываются.
- С иерархией показывает и папки, и элементы внутри, а в папке выводит итог.
- Только иерархия оставляет в отчёте только папки с итогами.
Когда вам нужен итог по группе товаров, а не по каждому, выбирайте «Только иерархия». Когда нужны обе детализации, берите «С иерархией» и раскрывайте нужные папки.
Порядок полей в группировке важен. «Номенклатура → Контрагент» даст итог по товару и внутри разбивку по покупателям. «Контрагент → Номенклатура» развернёт то же самое наоборот. Меняйте порядок кнопками со стрелками рядом со списком.
Типичные недоразумения
- Группа в отчёте не появилась. Проверьте, что в справочнике элементы действительно лежат в папках. Если все записи в корне, «Только иерархия» покажет пустоту или единственную строку.
- Итоги не сходятся с ожидаемыми. Скорее всего, отбор по группе включён в настройках, а вы смотрите другой период. Сбросьте отбор и сравните.
- Нет нужного поля в списке. Откройте выбор поля целиком, раскройте узел реквизита справочника: поля по связанным объектам вложены в «основное» поле через точку.
Хорошая настройка группировки сохраняется как вариант отчёта. Кнопка «Еще → Сохранить вариант отчёта» (название может быть чуть иным) запоминает её для вас и других пользователей с доступом к отчёту.
Группы доступа и группы пользователей: как выдать права
Третье значение. В типовых конфигурациях с Библиотекой стандартных подсистем (Бухгалтерия предприятия, ЗУП, УТ, Розница) права выдают так: пользователя включают в группу доступа, у группы есть профиль, а профиль состоит из ролей. Прямо назначать роли пользователю не нужно.
Вот что за что отвечает:
| Объект | Что это | Зачем |
|---|---|---|
| Пользователь | Учётная запись в базе | Тот, кто входит в 1С |
| Группа пользователей | Набор пользователей | Чтобы выдать права сразу отделу, а не по одному |
| Профиль групп доступа | Набор ролей | Описывает, что разрешено |
| Группа доступа | Привязка профиля к пользователям | Фактически выдаёт права |
Вся эта настройка доступна в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав (в некоторых конфигурациях раздел называется чуть иначе, но ссылки на «Пользователи», «Группы доступа» и «Профили групп доступа» в нём есть). Чтобы туда попасть, у вас должны быть права администратора.
Создаём группу пользователей
Группа пользователей нужна для удобства, чтобы отдел бухгалтерии не добавлять в группы доступа по одному.
- Откройте
Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы пользователей. - Нажмите «Создать».
- Введите наименование (например, «Бухгалтерия») и добавьте участников.
- Запишите.
Группа пользователей сама по себе доступ не выдаёт. Это просто список.
Создаём группу доступа
- Откройте
Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа. - Нажмите «Создать».
- Заполните наименование и выберите профиль из списка. Если профиль нужен новый, сначала создайте его в разделе профилей.
- На закладке участников добавьте пользователей или группы пользователей.
- Запишите.
Права вступят в силу после того, как пользователь перезайдёт в программу. Обновление идёт при следующем входе, поэтому для немедленного эффекта попросите человека закрыть и снова открыть базу .
Не выдавайте профиль «Администратор» ради удобства. Это полный доступ, включая удаление данных и изменение настроек. Для бухгалтера хватит профиля с ролями по его разделам.
Если нужно ограничить не только действия, но и данные (например, чтобы менеджер видел только свои договоры), настраивают ограничения доступа к данным: в группе доступа у профиля есть закладка с видами доступа (организации, контрагенты, склады и т.п.). Значения добавляются прямо в группу доступа.
Какие бывают технические ограничения
Часть ограничений встроена в платформу, их не обойти настройкой:
- 🔢 Число уровней вложенности. Задаётся в конфигураторе. Для номенклатуры типовых конфигураций уровней много, для мелких справочников может быть один.
- 🗑 Удаление группы. Сначала 1С предложит пометить на удаление, а удаление выполняется через «Администрирование → Удаление помеченных объектов». Если в группе остались элементы, они не удаляются вместе с ней сами: проверьте, что внутри пусто, иначе при удалении появятся ссылки на несуществующего родителя или группа не удалится совсем.
- 🔗 Ссылочная целостность. Элемент, на который есть ссылки в документах, нельзя удалить. Группа, если в ней такие элементы, тоже зависает на удалении.
- ⏱ Размер списка. В базе на десятки тысяч позиций дерево открывается медленнее. Помогает переход со списка-дерева на обычный список с отбором по группе.
- 🔄 Обмен данными. Если справочник участвует в обмене с другой базой (например, с «Розницей» или сайтом), группа должна существовать на обеих сторонах или правила обмена должны её создавать. Иначе элементы приедут без родителя или в корень.
Что проверить, прежде чем перестраивать структуру
Короткий список перед массовым переносом:
Ошибки при работе с группами
Здесь только то, что не рассмотрено выше.